Kiedy warto podjąć decyzję o wdrożeniu oprogramowania ERP? Jeżeli rozważasz implementację nowego rozwiązania, Marcin Hetman z firmy wdrożeniowej Polkas jest ekspertem, którego wskazówki warto wziąć pod uwagę. Wyjaśnia nie tylko, dlaczego nie warto zwlekać z decyzją, ale też jak współpracować z wdrożeniowcami, żeby zapewnić sukces wdrożenia systemu ERP.
Spis treści:
- „Brak decyzji o wdrożeniu ERP to też decyzja”
- Co warto wiedzieć o wdrożeniu programu ERP w firmie?
- Wdrożenie ERP postanowione – i co dalej?
- Na czym polega przygotowanie zespołu projektowego?
- Jeżeli zastanawiasz się nad zmianą systemu ERP, pamiętaj o…
„Brak decyzji o wdrożeniu ERP to też decyzja”
Zacznijmy od początku – a tym początkiem jest decyzja o wdrożeniu systemu ERP.
Zgadza się.
Często słyszymy, że zarządy rozumieją potrzebę wdrożenia systemu ERP, ale obawiają się wdrożenia, więc czekają. Wstrzymują się z decyzją. Co byś im poradził w takiej sytuacji? Na czym polega dobre planowanie wdrożenia systemu ERP?
Obawy są naturalne. Decyzja o wdrożeniu ERP to zawsze duża zmiana. Ona tak naprawdę wpływa na całą organizację. Nowy system ERP to serce całej firmy pod kątem informatycznym. To budzi duże obawy. Z tym, że trzeba również pamiętać, że brak decyzji to też decyzja.
To znaczy?
Firma, która zwleka, zostaje w tyle za konkurencją. Ogranicza swoją skalowalność, ryzykuje chaosem. To jest też kwestia długu technologicznego, który powiększa się, gdy zwlekamy. Zobacz, w przyszłym roku będzie wchodzić KSeF, więc tak czy siak trzeba ten system dostosować. Wiadomo, że jest to system ministerialny…
Ale nadal jest.
Tak. Wiemy, jak to wszystko działa, w enova365 zresztą KSeF jest za darmo i to jest duża przewaga nad innymi systemami ERP dostępnymi na rynku.
Tutaj są zarówno firmy, które już mają gdzieś ułożone te procesy i będzie to dla nich tylko niewielka korekta, zmiana. Niektóre jednak będą po prostu musiały więcej zainwestować, żeby wdrożyć system ERP – lub usprawnić komunikację z KSeFem.
Co warto wiedzieć o wdrożeniu systemu ERP w firmie?
Zwlekanie z decyzją, to jest jedno. Natomiast czasem, kiedy decyzja o wdrożeniu systemu ERP jest podejmowana, to bywa postrzegana w uproszczony sposób – jeśli się mylę, wyprowadź mnie z błędu.
Zależy, co masz na myśli.
Że pojawia się oczekiwanie szybkiego wdrożenia programu ERP w firmie i nie da się tego tak prosto przeprowadzić.
Tak, często się spotykamy z tym, że klient chce szybkiej instalacji. Nie zawsze te oczekiwania są realistyczne. Skąd się to bierze? Moim zdaniem to kwestia przejścia z mniejszych programów, które są oferowane na rynku. Np. Subiekt po prostu jest „pudełkowym” rozwiązaniem i instaluje się szybko. Klient często myśli, że zainstaluje sobie po prostu nowe oprogramowanie i będzie mieć wszystko już gotowe „pod niego”. Mieliśmy taki przykład…
Jaki?
Jakiś czas temu przyszedł do nas klient, postawił oczekiwania i stwierdził, że chciałby, żeby nowy system ERP był zainstalowany w dwa tygodnie. Niestety – przez ten czas my jedynie możemy się pojawić na analizie przedwdrożeniowej i spisać wszystkie problemy do rozwiązania – wszystkie wymagania funkcjonalne i pozafunkcjonalne.
Umówmy się – wdrożenie programu ERP to nie jest instalowanie gry komputerowej.
Tak, tak. Klient często po prostu nie ma doświadczeń z ERPem jako takim, w sensie: dużym, profesjonalnym systemem. Trzeba zrozumieć, że zintegrowany system ERP to jest serce całej firmy.
Co najczęściej motywuje firmy do podjęcia decyzji o wdrożeniu?
Najczęściej impulsem jest zauważalny „ból operacyjny” – rozproszone dane, trudności z raportowaniem, ręczne procesy czy brak kontroli nad kluczowymi obszarami, jak sprzedaż, produkcja czy finanse. Często też motywacją jest rozwój – firma rośnie, wchodzi na nowe rynki, zatrudnia więcej ludzi i dotychczasowe narzędzia zwyczajnie nie nadążają. Bywa, że impulsem są też zmiany prawne.
I tu ponownie można wrócić do KSeF.
Tak, to może służyć za przykład. Takie zmiany często uświadamiają, że stary system nie daje już bezpieczeństwa ani elastyczności.
Ten temat można podejść też z drugiej strony. Czy są jakieś błędne wyobrażenia o systemach ERP, które powstrzymują firmy przed podjęciem decyzji wdrożeniowej?
Są, a najczęściej chyba pojawia się takie, że ERP jest tylko dla „dużych graczy”. W rzeczywistości jednak enova365 jest bardzo skalowalna i dopasowuje się zarówno do średnich, jak i dużych firm.
A dalsze?
Inny mit to ten, że wdrożenie ERP musi być kosztowne, długie i bolesne – tymczasem dobrze poprowadzone wdrożenie z odpowiednim partnerem jest kontrolowanym procesem, nie rewolucją. Spotykamy się też z obawą, że „system zabierze elastyczność” – a tak naprawdę dobry ERP porządkuje procesy i uwalnia czas na rozwój, nie go ogranicza.
Jak więc pomóc zrozumieć osobie decyzyjnej, że decyzja o wdrożeniu ERP to nie tylko koszt?
Najskuteczniej – pokazując to w liczbach. Koszty chaosu, błędów, ręcznej pracy, nieterminowych dostaw czy braku kontroli nad finansami są często dużo wyższe niż koszt wdrożenia.
Czyli wracamy do tego, że brak decyzji też jest decyzją.
A ERP z kolei to inwestycja w efektywność, przewidywalność i bezpieczeństwo decyzji. W rozmowach z zarządami często zadajemy pytanie: „Ile kosztuje dzień opóźnienia w waszej firmie?” – i wtedy okazuje się, że system nie jest kosztem, tylko narzędziem do zarządzania ryzykiem i wzrostem.
Wspomniałeś o „bólu operacyjnym”. Jakie sygnały świadczą o tym, że on występuje, że firma wyrosła z wykorzystywanego oprogramowania?
Najczęściej to rosnąca liczba plików Excel jako „łatki” na braki systemu. Albo sytuacje, gdzie dane trzeba zbierać z kilku różnych źródeł, żeby coś policzyć.
Więc są to sygnały raczej techniczne.
Z nich wynikają też te bardziej ludzkie, jak frustracja pracowników – powodowana przez konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych, brak automatyzacji, problemy z integracją z innymi systemami czy sklepem internetowym. Jeśli do tego dochodzi brak bieżącego wglądu w sytuację finansową firmy – to znak, że czas na zmianę.
Wdrożenie programu ERP postanowione – i co dalej?
Mamy więc już ten punkt, kiedy została podjęta decyzja. Co robić, żeby wdrożenie było udane?
Najlepiej skupić się na dobrym planie i na tych obszarach, które chcemy zautomatyzować. Warto również porozmawiać z firmą wdrożeniową – w Polkasie zawsze staramy się zrozumieć klienta, bo mamy ich z naprawdę wielu obszarów. Staramy się wykorzystywać swoje doświadczenie. Podpowiadamy klientowi, jak dane procesy mogą wyglądać, by były jak najefektywniejsze, jaki harmonogram wdrażanie systemu ERP może mieć, oraz (na bazie naszego doświadczenia) jakie procesy muszą być odwzorowane w kontekście danej branży. To jest klucz do zbudowania zaufania i zmniejszenia obaw klientów.
Czasem może pojawić się zastrzeżenie. Na zasadzie: „nie tak to do tej pory działało, ERP zmienia nam zbyt dużo”. Jak radzicie sobie z takimi zastrzeżeniami? Kiedy warto dostosować proces do danego systemu, a kiedy system – do tego, jak pracuje firma?
To jest dość częsty dylemat przy implementacji systemu ERP. Nasza rola jako partnera wdrożeniowego polega na tym, żeby właśnie rozmawiać z klientem o celu danego procesu, a mniej o jego obecnym kształcie. Jeżeli obecny sposób działania nie wnosi wartości, ale nowy proponuje coś bardziej zautomatyzowanego, wydajnego – wtedy warto dostosować proces do systemu.
Jasne, to logiczne.
Natomiast niemal każda firma ma jakieś procesy, którymi się wyróżnia. Ma unikalne rozwiązania, które dają jej przewagę konkurencyjną. Wtedy – wiadomo – trzeba system bardziej dostosować do procesów firmy. Najważniejsze, żeby nie trzymać się na siłę status quo, tylko rozmawiać i pracować z klientem. Warto wychodzić z podejścia, które ma się już ułożone w głowie.
Na co warto zwrócić uwagę w procesie wyboru partnera wdrożeniowego, jeśli firma dopiero rozpoczyna analizę dostępnych na rynku systemów?
Warto szukać partnera, który rozumie nie tylko system, ale i biznes klienta. Dobrze, jeśli ma doświadczenie w podobnych branżach – wtedy wnosi wartość dodaną, a nie tylko „obsługuje wdrożenie”. Kluczowe są też komunikacja i podejście – czy partner słucha i tłumaczy, czy narzuca rozwiązania? Czy potrafi upraszczać złożone rzeczy?
Nie da się czegoś dobrze wdrożyć bez rozmowy z drugą stroną.
Dokładnie. Dobrze też zapytać o wsparcie po wdrożeniu – bo system ERP to nie jednorazowy projekt, tylko długofalowa współpraca. W POLKAS stawiamy na relacje i doradztwo – nie kończymy pracy w momencie „uruchomienia systemu”.
Czytaj także: Wdrażanie systemu ERP etapami czy jednoczesny go-live? Które podejście doradzają Autoryzowani Partnerzy enova365?
Na czym polega przygotowanie zespołu projektowego?
A propos rozmów. Jakich ról, jakich kompetencji często brakuje przy wdrożeniu oprogramowania ERP?
Wiesz co – największym problemem, jaki zauważam, jest częsty brak wyznaczenia osoby powiedzmy „decyzyjnej”. Takiego koordynatora projektu po stronie klienta. Ta osoba powinna mieć wiedzę o procesach w firmie i mieć pewną decyzyjność.
Przykładowo?
Chodzi o to, żebym po prostu jako osoba, która koordynuje pracę – czy też odpowiada za kontakt – ze strony Polkasu, wiedział, że mogę zadzwonić do tej osoby i ona dalej poprowadzi dany wątek. Nie może to być człowiek przypadkowy, tylko osoba z pewną wiedzą.
Czytaj także: Jaki zespół wdrożeniowy zagwarantuje skuteczne wdrożenie systemu ERP? – 8 wskazówek od 5 ekspertów
Jeżeli Twoja firma potrzebuje systemu ERP pamiętaj o…
Zatem, chcąc sobie to wszystko podsumować, zebrać w całość: jakie trzy rzeczy doradziłbyś firmie, którą czeka wdrożenie odpowiedniego systemu ERP, być może integracja z innymi systemami?
Na pewno musi odpowiednio wcześnie zaplanować cały proces. Systemu ERP w profesjonalnym, odpowiednio skrojonym kształcie nie da się zamknąć w tydzień-dwa. To jest proces, który musi chwilę potrwać. Trzeba to wszystko dostosować, porozmawiać z pracownikami, z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować.
To teraz drugi punkt.
Drugim jest dobrze zaplanowana analiza potrzeb organizacji, która według mnie jest kluczowym tematem i najistotniejszą kwestią. Tam muszą spotkać się dwie strony: klient ze znajomością procesów w firmie, oraz partner wdrażający ze znajomością systemu. Wówczas wspólnie opracowujemy przepis na skuteczne wdrożenie systemu ERP.
Trzeci aspekt może być powiązany z drugim, bo partner (Klient) musi wyznaczyć osobę, która będzie osobą decyzyjną – łącznikiem między resztą zespołu, a firmą wdrożeniową. Tego także nie można zaniedbać na etapie wdrożenia oprogramowania ERP.
Dziękuję za rozmowę.
Również dziękuję.
