„Dział HR, który nie potrafi udowodnić, ile oszczędza, jest postrzegany jedynie jako koszt. Czy wasz system pokaże, ile wartości wnosimy do organizacji?” To pytanie powraca jak bumerang podczas każdej rozmowy z dyrektorami HR z branży finansowej. W jaki sposób enova365 rozwiązuje często występujące w HR problemy wyjaśnia Dawid Wojnarowski, CEO firmy wdrożeniowej Alt One w czasie poświęconego tym tematom webinaru.
Spis treści:
- Regulacje DORA, RODO i sygnaliści
- Transparentność płac – identyfikacja i eliminacja nierówności wynagrodzeń
- Retencja talentów – strategie zatrzymania kluczowych pracowników
- Biurokracja i procesy manualne
- Efektywny employer branding
- Kontrola czasu pracy
- Zapobieganie wypaleniu zawodowemu
Jak mówi Dawid Wojnarowski, CEO Alt One, Autoryzowanego Partnera Sonety:
„DORA, RODO, jawność płacowa, nadgodziny, rotacja talentów czy wypalenie zawodowe to nie są już problemy kadrowe – to ryzyka, które wpływają na stabilność firmy”.
Co istotne, możesz im skutecznie zapobiegać przy pomocy nowoczesnego systemu informatycznego dla HR, który wyręczy Cię w zapewnieniu zgodności z regulacjami oraz umożliwi modelowanie kosztów pracy i przewidywanie trendów związanych z zatrudnionymi. To sprawi, że dział HR przestanie być „back-office”, który reaguje na potrzeby, a stanie się partnerem, który je przewiduje, dzięki czemu wspiera strategiczne decyzje.
W tym artykule przedstawiamy 7 wyzwań, którym muszą stawić czoła działy HR w finansach oraz sposoby, jak rozwiązuje je enova365.
1. Regulacje DORA, RODO i sygnaliści
Problem:
HR jest obszarem ryzyka regulacyjnego, a błędy mogą kosztować firmę miliony, reputację albo ciągłość działania. HR w sektorze finansowym odpowiada nie tylko za ludzi, ale też za zgodność procesów i danych z regulacjami.
- DORA wymaga, aby organizacja miała pełną odporność cyfrową.
- Ustawa o RODO obliguje firmy do skutecznej ochrony danych osobowych oraz dokumentowania, kto i kiedy miał dostęp do jakich danych.
- Ustawa o sygnalistach nakłada na organizacje obowiązek chronienia sygnalistów.
Nasze rozwiązanie:
System ERP enova365 dba o RODO, zgodność z DORA i ustawę o sygnalistach za Ciebie.
enova365 automatycznie usuwa dane po okresie retencji i oferuje anonimizację na potrzeby współpracy z usługodawcą nadzorującym system HR. Dostarcza pełną historię operacji – generuje logi kto, kiedy i jak zmienił dane w systemie. Może to być dowodem niewinności w audycie RODO.
Ewidencja szkoleń w enova365 dostarczy dowodów na zgodność z DORA, a ewidencja zgłoszeń sygnalistów w systemie pokaże, że chronisz sygnalistę przed odwetem w reakcji na zgłoszenia.
2. Transparentność płac
Problem:
Luka płacowa to nie tylko problem prawny, ale też wizerunkowy. Tylko wiedząc czy istnieje w firmie i z czego wynika – z płci, ze stażu pracy, a może z braku spójnych zasad podwyżek – można przygotować skuteczny plan naprawczy. Trzeba to zrobić teraz, bo już wkrótce pracownicy będą mieli prawo zapytać o średnie zarobki na swoim stanowisku.
Nasze rozwiązanie:
Raporty BI enova365 pozwalają dowolnie analizować wynagrodzenia – od sprawdzenia, jakie są najniższe i najwyższe płace, po średnie i mediany.
Możesz szybko zweryfikować widełki płacowe na danych stanowiskach, czy w konkretnych działach.
Dzięki filtrom okresów szybko porównasz dane do poprzednich lat, budując tym samym świadomość dynamiki wzrostów i innych zmian w tym obszarze.
Podsumowując, dzięki enova365 z łatwością sprawdzisz, jak kształtują się wynagrodzenia:
- na poziomie organizacji, działów lub grup pracowników,
- na przestrzeni lat,
- w rozbiciu na składniki płacowe, dzięki czemu ocenisz, które elementy płac mają największy udział w całości kosztów wynagrodzeń.
W ten sposób dowiesz się, czy w firmie istnieje luka płacowa i z czego ewentualnie wynika. A to pierwszy krok do działań naprawczych.
3. Retencja talentów
Problem:
51% specjalistów w finansach deklaruje gotowość zmiany pracy. Tymczasem rotacja to wysoki koszt dla pracodawców, zwłaszcza w sektorze finansowym, gdzie pracownicy są szkoleni i certyfikowani.
Jeżeli założymy, że koszt rekrutacji i wdrożenia analityka compliance to 60 000 zł, przy rotacji na poziomie 30% można stracić fortunę.
Nasze rozwiązanie:
W zmniejszeniu rotacji pomaga analityka predykcyjna, którą umożliwia enova365.
„Doświadczenia moich klientów pokazują, że dzięki analityce predykcyjnej możemy przewidywać rotację z 70–80% skutecznością — zanim dojdzie do wypowiedzenia” – mówi Dawid Wojnarowski.
Żeby zaplanować działania, mające na celu retencję talentów, dane analizowane są szczegółowo w rozbiciu na działy.
Dla przykładu:
- Rotacja koncentruje się w dziale sprzedaży? Należy zbadać liderów i warunki pracy w tych działach, co pozwoli podjąć działania naprawcze.
- Rotacja w zaopatrzeniu spada? Można wykorzystać ich model zarządzania, aby zmniejszyć rotację w innych zespołach.
Ile można zaoszczędzić?
Przyjmijmy, że w firmie zatrudniającej 120 osób w ciągu roku uda się zredukować rotację o 20%, co przełoży się na 8 etatów bez ponoszenia kosztów rekrutacji. Jeżeli klient szacował te koszty na 60 000 PLN na osobę, daje to około 480 000 PLN oszczędności.
4. Biurokracja i procesy manualne
Problem:
Nadmiar ręcznej pracy papierkowej prowadzi do wypalenia i niskiej motywacji. Co gorsza, zajmuje dużo czasu. W efekcie, koszty zatrudnienia rosną, a pracownicy nadal nie mają czasu na ważne strategicznie działania bo muszą „robić operatywkę”.
Nasze rozwiązanie:
enova365 automatyzuje wszystkie procesy twardego HR oraz raportowanie i analizę danych HR, w tym m.in.:
- naliczanie wynagrodzeń
- obsługę PPK
- przepływ dokumentów pracowniczych, dzięki samoobsłudze pracowniczej
- controlling kosztów osobowych
- analizy KPI np: nadgodziny, rotacja, wynagrodzenia, nieobecności
- tworzenie grafików.
Efektem automatyzacji tych procesów jest znaczna oszczędność czasu.
Dla przykładu:
W jednym z niewielkich banków spółdzielczych proces planowania urlopów zajmował zespołom wg szacunków klienta 2 tygodnie w Excelu. Po wdrożeniu elektronicznego workflow — zaledwie pojedyncze godziny.
Ile można zaoszczędzić?
Automatyzacja obsługi HR dla firmy zatrudniającej ok. 400 pracowników pozwala oszczędzić 250h miesięcznie na pracy administracyjnej (m.in.: ewidencja czasu, wnioski urlopowe i o nadgodziny). Jeśli przyjąć, że koszt 1 godziny pracy to średnio 90 zł, to w skali roku można uzyskać oszczędność na poziomie 270 000 PLN.
5. Employer branding
Problem:
Menedżer, który wciąż załatwia papierkowe sprawy – podpisuje wnioski urlopowe, planuje grafiki – zamiast zarządzać ludźmi,buduje negatywny wizerunek pracodawcy.
Nasze rozwiązanie:
enova365 oferuje samoobsługę pracowniczą – jako aplikację na smartfona lub w przeglądarce. Żeby zawnioskować o urlop pracownik wypełnia wniosek w systemie. Jest on akceptowany przez przełożonego i automatycznie zapisywany w kalendarzu pracownika w systemie. Pracownik sam zmienia dane osobowe, pobiera pasek wypłaty czy deklarację PIT11. Widzi swój kalendarz pracy, terminy kończących się badań lekarskich czy szkoleń BHP.
„Wprowadzając pulpity pracownicze, dajemy ludziom kontrolę. Dajemy im zaufanie. Pracownik widzi, że inwestujemy w nowoczesne, transparentne środowisko – że cenimy jego czas bardziej niż stertę papierów. To jest jasny sygnał: Jesteś kluczowym partnerem, a nie tylko numerem w systemie – podkreśla Dawid Wojnarowski z AltOne.
„Nasi klienci potwierdzają, że to w prosty, ale skuteczny sposób buduje zaangażowanie i pozytywny, pro-efektywny wizerunek pracodawcy. Jeden klient weryfikował nawet hipotezę czy wprowadzenie pulpitów pracownika wpłynie na zmniejszenie rotacji personelu. Wyniki nie były jednoznaczne, ale sugerowały, że samoobsługa pracownicza była jednym z czynników zmniejszających poziom rotacji o ponad 20%” – podsumowuje Dawid Wojnarowski.
6. Kontrola czasu pracy
Problem:
Nadgodziny generują dodatkowy, często nieplanowany koszt. Praca krótsza niż określona w normie czasu pracy sugeruje utraconą produktywność i jest dowodem na problem z zarządzaniem. Warto więc analizować czas pracy, żeby zapobiec dodatkowym kosztom i nieefektywności.
Nasze rozwiązanie:
enova365 umożliwia błyskawiczne analizowanie czasu pracy. Menedżer może korzystać z paneli BI czyli specjalnych dashboardów, na których zwizualizowane są wybrane dane. Pozwala to zidentyfikować piki pracy ponad normę i podjąć określone działania.
Na przykład, jeśli dany wydział przez 2-3 miesiące z rzędu pracuje znacznie powyżej normy, ryzyko rotacji i absencji gwałtownie rośnie. Należy wtedy sprawdzić obciążenie pracą i możliwe błędy w planowaniu zasobów.
7. Zapobieganie wypaleniu zawodowemu pracowników
Problem:
Możesz mieć najlepsze procesy, najlepsze narzędzia i regulacje — ale jeśli ludzie zaczynają odczuwać wypalenie zawodowe, zagrożona jest przyszłość organizacji.
Nasze rozwiązanie:
Analiza absencji krótko i długoterminowych pomaga wcześnie zauważyć sygnały ostrzegawcze. Symptomami możliwego wypalenia może być bardzo duża liczba absencji krótkoterminowych (1-3 dni), ale także duży odsetek nieobecności długoterminowych, które sygnalizują ryzyko utraty ciągłości pracy. Każdy z tych sygnałów warto głębiej zbadać, bo długotrwałe braki w zespole bezpośrednio wpływają na wydajność i koszty.
Podsumowanie
Jak wynika z powyższego, system ERP enova365 nie tylko odpowiada na najczęstsze wyzwania działów HR w finansach, ale daje realną kontrolę – nad kosztami, ryzykiem, procesami i danymi. Dzięki temu HR przestaje być jedynie kosztem, stając się prawdziwą inwestycją w rozwój organizacji.
Jeśli chcesz zobaczyć praktyczne przykłady zastosować systemu w działach HR, poznać szczegółowe analizy i dowiedzieć się, jak inni dyrektorzy HR wykorzystują te rozwiązania w codziennej pracy – koniecznie przesłuchaj cały webinar. Dawid Wojnarowski z Alt One, przekazał solidną dawkę wiedzy, która może stać się inspiracją do zmian w organizacji.
