Kiedy i na jakich zasadach pracodawca może wprowadzić monitoring w pracy? Zasady te ściśle określa znowelizowany Kodeks Pracy. Sprawdź, w jakich sytuacjach można zastosować kamerę w zakładzie pracy.
Spis treści:
- Wprowadzenie monitoringu w miejscu pracy − podstawy prawne
- Warunki stosowania monitoringu wizyjnego
- Dokumentacja i oświadczenia dotyczące monitoringu
- Inne formy monitoringu w miejscu pracy
- Informowanie pracowników o monitoringu
- Ograniczenia i zasady przechowywania nagrań
- Wdrożenie monitoringu wizyjnego: praktyczne aspekty
Wprowadzenie monitoringu w miejscu pracy − podstawy prawne
Wprowadzenie monitoringu w miejscu pracy służy przede wszystkim podniesieniu poziomu bezpieczeństwa oraz ochrony mienia w środowisku zawodowym. Znaczenie monitoringu w tym kontekście uwydatnia się szczególnie w świetle nowego art. 22(2) Kodeksu pracy, wprowadzonego mocą art. 111 ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. Dzięki tej nowelizacji pracodawcy mogą skutecznie nadzorować teren zakładu pracy, co jest niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, a także kontroli produkcji i tajemnicy informacji.
Jednocześnie, wprowadzenie tych przepisów nakłada na pracodawcę szereg ograniczeń mających na celu ochronę prywatności pracowników.
Wprowadzenie monitoringu w miejscu pracy jest regulowane przepisami Kodeksu pracy (art. 22(2) oraz Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Te podstawy prawne monitoringu w miejscu pracy precyzyjnie określają cele, zakres oraz ograniczenia, chroniąc jednocześnie prawa i prywatność pracowników. Dodatkowo, przed wprowadzeniem monitoringu w miejscu pracy, warto zapoznać się ze ,,wskazówkami Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczącymi wykorzystania monitoringu wizyjnego”.
Warunki stosowania monitoringu wizyjnego
Kodeks pracy wymienia cztery powody, którym może służyć zastosowanie kamery w miejscu w pracy:
- zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
- ochrona mienia,
- kontrola produkcji,
- zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Generalnie, nie jest dozwolone rejestrowanie dźwięku towarzyszącego zdarzeniom. Takie uprawnienia przysługują jedynie służbom porządkowym i specjalnym na mocy ustaw szczególnych. Dlatego kamera z mikrofonem w miejscu pracy jest stanowczo zabroniona.
Zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych określonymi w art. 5 RODO, monitoring wizyjny musi być zawsze zgodny z zasadą legalności, rzetelności i przejrzystości. Pracodawca nie ma możliwości wykorzystania monitoringu wizyjnego do nadzorowania pracy pracownika, kontrolowania jego zachowania, oceniania efektywności, monitorowania długości przerw, ani tworzenia rejestru czasu pracy na podstawie obrazu z kamer.
Dokumentacja i oświadczenia dotyczące monitoringu
Decydując się na implementację monitoringu, pracodawca powinien przeprowadzić ocenę jego wpływu na ochronę danych. Zgodnie z postanowieniami artykułu 35 ust. 7 RODO, ocena skutków powinna obejmować co najmniej:
a) szczegółowy opis planowanych operacji przetwarzania i celów przetwarzania, w tym, gdy ma to zastosowanie − prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora;
b) ocenę konieczności i proporcjonalności operacji przetwarzania w kontekście zamierzonych celów;
c) analizę ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane są przetwarzane, zgodnie z ustępem 1;
d) strategię mającą na celu minimalizację ryzyka, obejmującą środki bezpieczeństwa i mechanizmy mające zagwarantować ochronę danych osobowych i potwierdzenie zgodności z niniejszym rozporządzeniem, z uwzględnieniem praw oraz prawnie uzasadnionych interesów osób, których dane są przetwarzane, oraz innych osób zainteresowanych.
Postępowanie związane z wdrożeniem monitoringu zostało szczegółowo omówione w art. 222 § 6 – § 9 Kodeksu pracy. Zgodnie z przepisami zawartymi w art 22 (2) Kodeksu Pracy, cele, zakres i metody zastosowania monitoringu są ustalane w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustanowienia regulaminu pracy.
Dodatkowo pracodawca ma obowiązek poinformowania każdego nowego pracownika o objęciu miejscu pracy monitoringiem. Powinien to zrobić przedstawiając mu do podpisania oświadczenie o funkcjonowaniu monitoringu w zakładzie pracy, które należy później dołączyć do akt osobowych pracownika. Oświadczenie to powinno obejmować, co najmniej, ustalone wcześniej w regulacjach wewnątrzzakładowych: cele, zakres oraz sposób stosowania monitoringu.
Wprowadzając monitoring w organizacji należy także uwzględnić ten proces w rejestrze czynności przetwarzania.
Wdrożenie monitoringu wizyjnego: praktyczne aspekty
Monitoring w miejscu pracy nie może być stosowany w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Natomiast w przypadku pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni, zakaz ten ma pewne wyjątki.
Zgodnie z art. 222 § 2 Kodeksu pracy, instalacja monitoringu w tych obszarach jest dozwolona, o ile jest niezbędna do osiągnięcia celu, dla którego został wprowadzony, i nie narusza godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. W szczególności, konieczne jest zastosowanie technik uniemożliwiających identyfikację osób przebywających w tych pomieszczeniach. Warto zauważyć, że monitorowanie pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a w przypadku jej braku – przedstawicieli pracowników wybranych w ustalony sposób u danego pracodawcy.
Inne formy monitoringu
Pracodawca ma prawo monitorować służbową pocztę elektroniczną pracownika zgodnie z art. 223 Kodeksu pracy, pod warunkiem że jest to konieczne do efektywnego zarządzania czasem pracy i prawidłowego korzystania z narzędzi służbowych. W ramach tej kontroli pracodawca może sprawdzać aktywność pracowników w miejscu pracy, mając na celu zapewnienie, że narzędzia służbowe są używane zgodnie z obowiązkami, a pracownicy nie korzystają z nieodpowiednich stron czy witryn.
Należy jednak podkreślić, że taka kontrola nie może naruszać prywatności pracownika ani tajemnicy korespondencji. Pracodawca nie ma prawa monitorować prywatnej korespondencji pracowników, co jest jednoznacznie zabronione i stanowi naruszenie ich konstytucyjnego prawa do prywatności.
Obowiązki pracodawcy w zakresie monitoringu poczty elektronicznej obejmują ustalenie celu, zakresu i sposobu tego monitoringu. Ponadto, pracodawca musi poinformować pracowników o planowanej kontroli, przekazując informacje najpóźniej na 2 tygodnie przed jej uruchomieniem. Jeśli chodzi o nowych pracowników, informacje te powinny być przekazane przed dopuszczeniem ich do pracy.
Pracodawca może wprowadzić też inne formy kontroli pracy pracowników, np. monitorowanie lokalizacji za pomocą GPS w samochodzie służbowym czy ewidencjonowanie czasu pracy przy użyciu zautomatyzowanych systemów.
Wszystkie te formy monitoringu muszą jednak spełniać wszystkie wymagania wynikające z Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych (RODO).
Informowanie pracowników o monitoringu
Pracodawca ma obowiązek informować pracowników o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu. Ten obowiązek informacyjny jest ustalany w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, co przyczynia się do jasnego i transparentnego wdrożenia monitoringu. Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu, przy czym ten proces powinien być zrealizowany zgodnie z przyjętymi praktykami u danego pracodawcy. Informacje te muszą być przekazane pracownikom nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu.
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawca zobowiązany jest dostarczyć mu na piśmie informacje dotyczące celów, zakresu i sposobu zastosowania monitoringu. Jest to spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO. W takim dokumencie pracodawca ma obowiązek podać administratora danych, adres, obszar oraz cel monitorowania, okres przetwarzania danych.
Ponadto przed uruchomieniem monitoringu, pracodawca jest obowiązany oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później jednak niż 1 dzień przed uruchomieniem monitoringu. Ten krok ma na celu dodatkowo poinformowanie pracowników o tym, że dany obszar będzie monitorowany.
Jak wskazuje Urząd Danych Osobowych: ,,nie jest wystarczające oznaczenie obszaru objętego monitoringiem jedynie piktogramami, gdyż należy również spełnić obowiązek informacyjny określony w art. 13 RODO. Nie oznacza to jednak konieczności umieszczania wszystkich informacji wskazanych w tym przepisie. W takiej sytuacji możliwe jest zastosowanie warstwowych not informacyjnych”.
Prawo nie zezwala na to, żeby monitoring był prowadzony przy pomocy ukrytych kamer.
Ograniczenia i zasady przechowywania nagrań
Pracodawca, zgodnie z Kodeksem pracy, może przechowywać nagrania z monitoringu wizyjnego do celów, dla których zostały zebrane, przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku, gdy nagrania stanowią dowód w postępowaniu prawnym, termin przechowywania może być przedłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tych okresów, nabyte w wyniku monitoringu nagrania, zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Regulacje te odpowiadają zasadzie ograniczenia czasowego z Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych.
Nagrania z monitoringu może przeglądać pracodawca lub inne upoważnione do tego podmioty. W przypadku udostępniania danych osobowych innym podmiotom w ramach zlecenia organizacji lub wykonywania określonych czynności (na przykład przy zarządzaniu całością systemu monitoringu), należy uregulować kwestie dotyczące powierzania danych osobowych umową pisemną. Zgodnie z art. 15 ust. 1 RODO, pracownik może żądać udostępnienia mu dotyczących go nagrań oraz informacji dotyczących przetwarzania jego danych osobowych, takich jak osoby mające do nich dostęp czy czas przechowywania.
Monitoring w pracy − podsumowanie
Kwestia wprowadzania monitoringu w pracy jest ściśle określona w prawie. Dotyka bowiem kwestii prawa do prywatności pracownika oraz jego wizerunku.
Aby zadbać o ochronę danych swojego pracownika oraz usprawnić ewidencję oświadczeń, związanych z przepisami RODO wykorzystaj moduł enova365 Kadry, płace i HR. Jeszcze dziś pobierz bezpłatne demo i przetestuj enova365 przez 14 dni. Możesz także umówić się na prezentację systemu, podczas której dowiesz się, jak ERP usprawni zarządzanie Twoim zespołem w miejscu pracy.
