Aby procesy zaopatrzenia w firmie przebiegały prawidłowo, musisz skupić się przede wszystkim na dwóch aspektach: żeby zasoby spływały w odpowiednim czasie oraz we właściwej ilości. Jak usprawnić zaopatrzenie w firmie produkcyjnej? Oto 3 pomocne wskazówki.
Spis treści:
- Co to jest zaopatrzenie? Definicja procesu
- Proces zaopatrzenia – najważniejsze cele
- Proces zaopatrzenia w przedsiębiorstwie produkcyjnym – etapy
- 3 wskazówki, jak usprawnić proces zaopatrzenia w firmie?
- Proces zaopatrzenia w firmie – usprawnij go, wprowadzając system ERP!
Co to jest zaopatrzenie? Definicja procesu
Aby zrozumieć, w jaki sposób można usprawnić procesy zaopatrzenia w przedsiębiorstwie produkcyjnym czy w firmie handlowej, na początek trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, co to jest zaopatrzenie? Definicja tego procesu mówi, że to wszelkie połączone działania, które mają na celu pozyskanie dóbr i usług, zgodnie z zapotrzebowaniem przedsiębiorstwa do prowadzenia działalności.
Procesy zaopatrzenia dotyczą tak surowców, materiałów, półfabrykatów potrzebnych do produkcji, jak i wyrobów gotowych, które następnie można wykorzystywać do dalszych działań w firmie lub do sprzedaży.
Z procesami zaopatrywania mamy więc do czynienia w przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych, magazynów, sklepów czy nawet firm usługowych.
Do zadań logistyki zaopatrzenia należą przede wszystkim:
- planowanie i synchronizacja dostaw,
- współpraca z dostawcami,
- odbiór i magazynowanie zamówionych towarów,
- optymalizacja kosztów.
Proces zaopatrzenia – najważniejsze cele
Efektywne i ekonomiczne zaspokojenie potrzeb materiałowych przedsiębiorstwa to główny cel procesów zaopatrzeniowych.
Logistyka zaopatrzenia w przedsiębiorstwie produkcyjnym ma na celu przede wszystkim dostarczanie surowców lub półfabrykatów w odpowiednim czasie i ilości, aby zapewnić płynność produkcji. Dlatego dział odpowiedzialny za zaopatrzenie musi czuwać nad rytmem dostaw i znać harmonogram produkcyjny. Ewentualne braki materiałowe mogą doprowadzić do przestojów. Z drugiej strony, celem sprawnie działającego zaopatrzenia jest ograniczenie kosztów magazynowania – zbyt duże zamówienie materiałów potrzebnych do produkcji może znacznie je podnieść.
Procesy zaopatrzeniowe dążą także do optymalizacji kosztów dostaw, zakupu towarów czy przechowywania. Aby uzyskać najlepsze możliwe wyniki, zaopatrzeniowcy stale powinni budować relacje z dostawcami, pilnować ich terminowości oraz sprawdzać jakość dostarczanych produktów. Proces zaopatrzenia to także nieustająca analiza rynku i poszukiwanie lepszych, bardziej opłacalnych rozwiązań.
Warto zaznaczyć, że zaopatrzenie może jednak odbywać się także do firm handlowych, np. do sklepów czy magazynów. W tym wypadku dostawca zaopatruje jednostkę w gotowy produkt, który następnie zostanie rozdystrybuowany.
Proces zaopatrzenia w przedsiębiorstwie produkcyjnym – etapy
Logistyka zaopatrzenia w przedsiębiorstwie produkcyjnym obejmuje wszystkie czynności od momentu złożenia zamówienia u dostawcy czy producenta surowców, aż do przyjęcia towaru w firmie.
Cykl zaopatrzenia łączy magazyn z miejscem produkcji. Najpierw surowce czy prefabrykaty trafiają z magazynu na taśmę produkcyjną – w odpowiedniej ilości i we właściwym czasie. Następnie następuje przyjęcie wyrobów gotowych z produkcji do magazynu.
W teorii zarządzania pojawia się wiele modeli planowania zaopatrzenia. Ogólnie przyjąć można, że w procesie zaopatrzenia w przedsiębiorstwie produkcyjnym wyróżnia się następujące etapy.
1. Określenie potrzeb przedsiębiorstwa
W pierwszym etapie przedsiębiorstwo rozpoznaje swoje potrzeby, a więc określa, jaki typ produktu (surowca, materiału), w jakiej ilości i w jakim czasie powinien znaleźć się w firmie. Na tym etapie często podejmowana jest również decyzja: kupować czy produkować. Podczas analizy make or buy bierze się pod uwagę możliwości produkcyjne, a przede wszystkim porównuje się koszty jednej i drugiej opcji.
2. Proces decyzji zakupowej i zakup
Podejmowanie decyzji zakupowej zwykle składa się z kilku etapów, tj.:
- analizy rynku – to określenie wszystkich dostawców na rynku,
- określenia możliwości dostawców – ten etap to ustalenie, które podmioty są w stanie zrealizować zamówienie zgodnie z oczekiwaniami przedsiębiorstwa,
- oceny i wyboru dostawców – to wyłonienie dostawcy przedstawiającego najkorzystniejszą ofertę,
- w końcu – zakupu – czyli ustalenia wszystkich warunków dostawy oraz dokonanie finalnej transakcji.
W zaopatrzeniu dokonuje się zwykle jednego z 3 rodzajów zakupów:
- ponowne zamówienie,
- ponowne zamówienie z modyfikacją,
- zupełnie nowy zakup.
Przy rozpatrywaniu ofert dostawców bardzo doniosłe znaczenie ma tzw. lead time, czyli czas, jaki upływa od złożenia zamówienia do realnego dostarczenia produktu. Ten czynnik ma nie raz większe znaczenie niż cena.
3. Odebranie dostawy i magazynowanie
Po zakupie dochodzi do dostarczenia towaru oraz odebrania go przez zamawiającego. Na tym etapie najważniejsze są zagadnienia transportu oraz magazynowania.
Towary mogą być magazynowane przez zamawiającego, ale wymaga to posiadania własnego magazynu. Zamówienie może być też dostarczane przez dostawcę w ilości i w czasie, kiedy będą potrzebne do produkcji (może rodzić to wiele problemów, np. w związku z opóźnieniami w dostawach od dostawcy, zamawiający ponosi zwykle pewne koszty magazynowania).
4. Dostawa do produkcji
Jeżeli towar jest magazynowany w przedsiębiorstwie produkcyjnym, musi zostać dostarczony w odpowiednim momencie na linię produkcyjną. Wszelkie opóźnienia mogą spowodować przestoje w produkcji.
W przedsiębiorstwie produkcyjnym konieczne jest również przyjęcie wyrobów gotowych z produkcji do magazynu, gdzie czekać będą np. aż do czasu sprzedaży.
3 wskazówki, jak usprawnić proces zaopatrzenia w firmie
Jak można usprawnić proces zaopatrzenia w firmie produkcyjnej? Istnieje na to kilka sposobów.
1. Krótkookresowa współpraca z dostawcami
W teorii zarządzania procesami zaopatrzenia wyróżnia się tak naprawdę dwie przeciwstawne metody współpracy z dostawcami. Pierwsza z nich opiera się na zasadach konkurencji. Zaopatrzeniowcy stale śledzą rynek, poszukują nowych ofert i nie są uzależnieni od jednego dostawcy. Dzięki temu są w stanie cały czas negocjować stawki i optymalizować koszty dostaw.
Ta metoda wiąże się jednak z utrzymywaniem zapasów, koniecznością ciągłej kontroli rynku i ścisłego planowania zakupów. Do tego niesprawdzeni, nowi dostawcy nie zawsze są w stanie zrealizować zamówienie zgodnie z wszystkimi oczekiwaniami zamawiającego.
2. Długookresowa współpraca z dostawcami
Drugą metodą jest stała i długoterminowa współpraca z dostawcami. Najczęściej opiera się ona na wypracowanych relacjach pomiędzy zamawiającym i realizującym zlecenie. W tym przypadku przedsiębiorstwo produkcyjne może dobrze zsynchronizować cykl produkcji z dostawami.
Przy takimi układzie, realne jest utrzymywanie niskich stanów magazynowych, ponieważ dostawy napływają cyklicznie i regularnie. Można więc obniżyć koszty przechowywania.
3. Komunikacja magazynu z linią produkcyjną
W procesie zaopatrzenia przedsiębiorstwa produkcyjnego najważniejsza jest dobra komunikacja pomiędzy magazynem a centrum produkcyjnym. Pozwala to na idealne zharmonizowanie cyklu produkcji czy odbieranie gotowych produktów do magazynu.
W przepływie informacji między magazynem a produkcją pomoże Ci system ERP. enova365 oferuje moduł Handel i Magazyn, który wspiera zarządzanie magazynem, np. inwentaryzację oraz kontrolowanie przyjęć i wydań z magazynu. Jeżeli wybierzesz dodatkowo moduł Produkcja, będziesz w stanie zsynchronizować przepływ zasobów w swojej firmie.
Moduł Handel enova365 można także zintegrować z e-sklepem, firmą kurierską czy platformą aukcyjną.
Proces zaopatrzenia w firmie – usprawnij go, wprowadzając system ERP!
Proces zaopatrzenia w firmie jest wieloetapowy i skomplikowany. Główny cel zaopatrzenia to dostarczanie materiałów do przedsiębiorstwa zgodnie z jego zapotrzebowaniem. W przypadku przedsiębiorstwa produkcyjnego niezwykle ważne jest skoordynowanie dostaw z magazynu do centrum produkcyjnego. Aby proces ten przebiegał sprawnie, warto wprowadzić systemowe rozwiązanie. Odpowiednio dobrane moduły ERP enova365 pomogą Ci sprawniej zarządzać zaopatrzeniem.
