Jak co roku, do końca lutego 2025 r. pracodawcy są zobowiązani dostarczyć pracownikom informacje o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Jak usprawnić wysyłkę PIT-ów do pracowników w firmie i w biurze rachunkowym?
Spis treści:
- Sposoby na dostarczenie pracownikom PIT-11
- Wysyłka PIT-11 pracownikom drogą elektroniczną – najważniejsze zasady
- Jak wysłać PIT-11 drogą elektroniczną?
- Jak wysłać PIT-11 drogą elektroniczną w biurze rachunkowym?
- Jakie funkcje powinien mieć program kadrowo-płacowy, żeby usprawnić wysyłkę PIT-ów?
Najważniejsze informacje
- Formularze PIT można przekazać pracownikom na 3 sposoby – osobiście, pocztą tradycyjną i elektronicznie.
- Elektroniczna wysyłka PIT do pracowników jest najszybszą i najbezpieczniejszą metodą.
- Portal do samoobsługi pracowniczej – Pulpit Pracownika enova365 – umożliwia m.in. udostępnianie PIT-ów pracownikom bez obaw o bezpieczeństwo danych.
- Termin, w którym pracodawcy mają dostarczyć pracownikom deklaracje podatkowe za 2024 rok upływa 28 lutego.
Sposoby na dostarczenie pracownikom PIT-11
Jeżeli pracujesz stacjonarnie, a zespół jest niewielki wygodną formą dostarczenia PIT-ów może być po prostu osobiste przekazanie wydrukowanych formularzy poszczególnym pracownikom. Musisz wtedy wydrukować PIT-y, zapakować je do kopert, żeby zapewnić poufność danym, a następnie wręczyć pracownikom. Odbiór deklaracji muszą oni potwierdzić podpisem.
Jeżeli zespół pracuje zdalnie lub firma jest duża, osobiste doręczenie deklaracji podatkowych nie wchodzi w grę. Alternatywą dla niego może być wysłanie deklaracji podatkowych pocztą tradycyjną, a dokładniej listem poleconym. Ta metoda wiąże się z kosztami, a pracownicy działów kadr nie lubią jej często także z powodu ryzyka niedostarczenia przesyłki na czas. Oba wspomniane wyżej sposoby są też pracochłonne – wymagają czasu na drukowanie formularzy, ich pakowanie oraz ewentualnie wysyłkę i przechowywanie podpisów potwierdzających odbiór czy dowodów nadania.
Powyższe problemy eliminuje wysyłka PIT-11 drogą elektroniczną, dlatego często jest wybierana przez firmy oraz biura rachunkowe.
Wysyłka PIT-11 drogą elektroniczną – najważniejsze zasady
O czym trzeba pamiętać wysyłając PIT-11 elektronicznie? Przypominamy najważniejsze zasady.
- Pracodawcy mogą zarówno wysyłać dokumentację podatkową drogą elektroniczną, jak i przechowywać ją w tej formie. Co więcej, dostarczanie i przechowywanie deklaracji w formie elektronicznej eliminuje konieczność przekazywania tej dokumentacji pracownikom i jej przechowywania w formie papierowej.
- Dokumenty związane z rozliczeniem podatku, przekazywane podatnikowi drogą elektroniczną muszą mieć formę nieedytowalną.
- Pracodawca musi mieć możliwość wykazania dostarczenia wysyłanej dokumentacji do każdego pracownika. Co to oznacza w wypadku wysyłki elektronicznej? Zgodnie z stanowiskiem Sądu Najwyższego wyrażonym w wyrokach z dnia 16 marca 1995 r., I PRN 2/95 oraz z dnia 9 grudnia 1999 r., I PKN 430/99, potwierdzenie odbioru, przesłane automatycznie w przypadku otworzenia wiadomości zawierającej wyżej opisane deklaracje i informacje, będzie wystarczającym dowodem ich dostarczenia w taki sposób, który umożliwi podatnikowi zapoznanie się z nimi.
Jak wysłać PIT-11 drogą elektroniczną?
Są dwa sposoby wysłania PIT-11 drogą elektroniczną – e-mail lub portal do samoobsługi pracowniczej, taki jak Pulpit Pracownika enova365.
Wysyłka PIT-11 do pracowników za pomocą Pulpitu Pracownika
Coraz więcej firm do wysyłki deklaracji podatkowych wykorzystuje portale do samoobsługi pracowniczej, takie jak Pulpit Pracownika enova365. Takie platformy mają zwykle intuicyjne interfejsy, przy pomocy których pracownicy mogą sprawdzić kwoty wypłaconych wynagrodzeń, kwoty składek przekazanych do ZUS, liczbę dni wykorzystanego urlopu i wiele innych danych kadrowo-płacowych. Mogą także pobrać swoje PITy.
Czytaj także: Samoobsługa pracownicza – jak działa Pulpit Pracownika w enova365
Jak udostępnić PIT-11 pracownikowi za pośrednictwem enova365? Przede wszystkim warto wiedzieć, że w tym programie deklaracje PIT można udostępnić zbiorczo dla wszystkich pracowników jednocześnie. Wymaga to tylko kilku kliknięć.
- Wybierz deklaracje do udostępnienia na liście Deklaracje PIT/PIT-11
Wskaż wydruk Deklaracja PIT-11(29), wybierając opcję Udostępnij dokument
Przykładowa lista Deklaracje PIT/PIT-11 w module Kadry Płace i HR enova365
- Podpisz deklaracje podatkowe PIT-11 kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W programie jest możliwość podpisania zbiorczo przygotowanych wydruków deklaracji podatkowych PIT-11.
- Przekaż deklarację podatkową pracownikowi, który może poświadczyć jej odbiór w Pulpicie Pracownika.
W Pulpicie Pracownika pojawia się powiadomienie o dostępnej deklaracji podatkowej, a pracownik może jednym kliknięciem potwierdzić jej odbiór oraz ją pobrać
Szczegółowa instrukcja jak wysłać PIT-11 do pracowników drogą elektroniczną jest dostępna dla użytkowników programu enova365 w Bazie Wiedzy.
Nie jesteś jeszcze naszym klientem? Żeby sprawdzić jak opcja wysyłki PIT-ów do pracowników działa w enova365 przetestuj bezpłatnie demo programu.
Wysyłka PIT-11 e-mailem
Jeśli Twoja firma nie korzysta z portalu pracownika, możesz przesłać pracownikom PITy e-mailem. Jest to proste, ale może być czasochłonne, jeśli firma jest duża.
Ponadto należy pamiętać, że dostarczanie formularzy elektronicznych może stwarzać problemy związane z bezpieczeństwem. Dlatego warto udostępniać formularze z hasłami, aby uniemożliwić innym dostęp do informacji. Zamiast generować hasła od zera, rozważ użycie numeru pesel.
Jak wysłać PIT-11 drogą elektroniczną w biurze rachunkowym?
Biura rachunkowe, które pracują na module kadrowo-płacowym enova365 i których klienci korzystają z Pulpitów Pracownika i Kierownika, mogą sprawnie wysłać klientom PIT-y drogą elektroniczną. Księgowi z biur rachunkowych mogą naliczyć PIT-y dla wszystkich pracowników klienta jednocześnie, w sposób opisany powyżej, co sprawi, że cała operacja przebiegnie szybko i sprawnie.
Z drugiej strony, pracownicy klienta mają dostęp do swoich danych pracowniczych, w tym PIT-ów, za pośrednictwem Pulpitów Pracownika.
Jakie funkcje powinien mieć program kadrowo-płacowy, żeby usprawnić wysyłkę PIT-ów?
Podsumujmy funkcje programu kadrowo-płacowego, kluczowe dla sprawnej wysyłki do pracowników PIT-ów drogą elektroniczną.
- Opcja naliczania deklaracji PIT dla wszystkich pracowników jednocześnie.
- Możliwość udostępnienia zatwierdzonych PIT-ów pracownikom za pośrednictwem portalu do samoobsługi pracowniczej.
- Zgodność programu z przepisami i pewność, że zawiera aktualne mechanizmy wyliczeń oraz wzory deklaracji.
Wszystkie te funkcje znajdziesz w module Kadry Płace i HR enova365. Wzory deklaracji PIT są w programie uaktualniane niezwłocznie po ich opublikowaniu przez Ministerstwo Finansów. Aktualne są także wszystkie wskaźniki kadrowo-płacowe.
Już dziś możesz pobrać bezpłatne demo programu i umówić się na prezentację, podczas której nasz ekspert będzie do Twojej dyspozycji.
