Zdobycie nowego klienta to szczęśliwy moment dla każdego biura rachunkowego. Żeby zbudować dobre relacje, biuro rachunkowe i jego klient muszą jednak dobrze znać swoje prawa i obowiązki. Precyzuje je dobrze skonstruowana umowa o świadczenie usług księgowych – KPiR, pełną księgowość i innych. Sprawdź co powinna zawierać.
Spis treści:
- Dlaczego warto podpisać z klientem umowę o świadczenie usług księgowych?
- Podstawowe elementy umowy klienta z biurem rachunkowym
- Zakres świadczonych usług
- Obowiązki i odpowiedzialności stron umowy
- Warunki finansowe
- Okres obowiązywania umowy i warunki jej rozwiązania
- Forma umowy o świadczenie usług księgowych
- Ograniczenia odpowiedzialności stron umowy
- Umowa o świadczenie usług księgowych – KPiR czy pełną księgowość – o czym warto pamiętać?
Najważniejsze informacje
- Podpisanie dobrze skonstruowanej umowy o świadczenie usług księgowych jest kluczowe dla zbudowania relacji z klientem na silnych podstawach.
- Wynagrodzenie, zakres obowiązków klienta i biura rachunkowego, okres obowiązywania umowy i okres wypowiedzenia, postanowienia dotyczące poufności i zasady rozstrzygania ewentualnych sporów – to elementy, które powinna zawierać każda umowa o świadczenie usług księgowych.
- Wzór umowy warto wcześniej przygotować i wysłać klientowi, żeby miał możliwość dokładnego zapoznania się z nią i indywidualnego negocjowania poszczególnych zapisów.
Dlaczego warto podpisać z klientem umowę o świadczenie usług księgowych?
Umowa o świadczenie usług księgowych – pełną księgowość czy KPiR – jest ważnym narzędziem zarówno dla klientów jak i biur rachunkowych. Ci pierwsi chcą mieć pewność, że dzięki współpracy z biurem rachunkowym ich księgi rachunkowe będą prowadzone zgodnie z przepisami. Z kolei dla biur rachunkowych umowa o świadczenie usług księgowych jest sposobem na ustalenie, jak będą przebiegać relacje z klientami i zabezpieczenie się przed ewentualnymi roszczeniami z ich strony.
Podkreślamy więc, że nie warto budować relacji z klientami biur rachunkowych bez podpisania umowy lub po zawarciu jej tylko w formie ustnej. Wyłączne omówienie zasad współpracy nie reguluje wystarczająco najważniejszych kwestii, takich jak wynagrodzenie, zakres usług, obowiązki biura i klienta czy okres wypowiedzenia w jednoznaczny sposób. Jeżeli dojdzie do rozbieżności poglądów, albo zaniechania wykonania obowiązków trudno rozstrzygnąć, jakie były ustalenia. Koniecznym rozwiązaniem w relacjach z klientami jest więc kompleksowa umowa o świadczenie usług księgowych. Wzór takiej umowy warto wcześniej przygotować i wysłać klientowi, żeby mógł indywidualnie negocjować poszczególne zapisy przed jej zawarciem.
Z jakich elementów powinna się składać umowa o świadczenie usług księgowych? O czym pamiętać przy jej tworzeniu?
Podstawowe elementy umowy
Podpisując umowę o świadczenie usług księgowych warto uwzględnić w niej standardowe elementy, których celem jest ochrona obu zainteresowanych stron. Każda umowa firmy z biurem rachunkowym o świadczenie usług księgowych powinna określać:
- zakres usług, czyli dokładnie i możliwie precyzyjnie wymieniać usługi, jakie biuro rachunkowe świadczyć będzie na rzecz klienta,
- warunki płatności – umowa powinna określić sposób naliczania wynagrodzenia biura rachunkowego oraz terminy i metody płatności, a także postępowanie w razie opóźnień w płatnościach,
- sposób wypowiedzenia – umowa z biurem rachunkowym powinna jasno precyzować czas, na który została zawarta oraz warunki jej wypowiedzenia,
- kwestie odpowiedzialności, jaką biuro rachunkowe ponosi za ewentualne błędy i zaniechania,
- postanowienia dotyczące poufności – jako instytucja, która przetwarza i przechowuje wrażliwe dane finansowe i osobowe, biuro rachunkowe powinno ich ochronie nadać odpowiedni priorytet, powinno też zobowiązać się do zachowania poufności,
- sposób rozwiązywania ewentualnych sporów,
- formę, w jakiej można dokonywać zmian w umowie.
Zakres świadczonych usług
Zakres świadczonych usług finansowo-księgowych to część umowy między biurem rachunkowym a klientem, która powinna szczegółowo wyjaśnić, do czego zobowiązane jest biuro rachunkowe.
Innymi słowy, żeby uniknąć nieporozumień i sporów z klientami, dobra umowa powinna drobiazgowo wymieniać i opisywać wszystkie usługi świadczone przez biuro rachunkowe. Należy więc unikać ogólnikowych sformułowań, takich jak na przykład „świadczenie kompleksowych usług księgowych” czy „obsługa kadrowo-płacowa”, bo pod tymi stwierdzeniami kryje się cała gama usług. Zamiast tego lepiej mówić o „sporządzaniu sprawozdań finansowych”, „obsłudze należności i zobowiązań” czy „przygotowywaniu miesięcznych rozliczeń bankowych”.
Warto pamiętać, że dobrze skonstruowana umowa nie tylko informuje klienta, co jako biuro rachunkowe robimy, ale także czego jako biuro rachunkowe nie robimy. Dlatego, żeby jeszcze lepiej doprecyzować zakres usług, można też wyszczególnić w umowie z klientem obszary, za które księgowi z biura nie są odpowiedzialni. Na przykład, jeżeli biuro księgowe oferuje obsługę czynności związanych z zatrudnieniem pracowników, może doprecyzować, że nie odpowiada za weryfikację prawidłowości zatrudnienia cudzoziemców. Wtedy ta kwestia od początku będzie jasna.
Warto pamiętać, że jeżeli w czasie współpracy z klientem zmianie ulegnie zakres świadczonych usług, warto go zaktualizować, podpisując stosowny aneks do umowy, w ustalonej w umowie formie.
Obowiązki i odpowiedzialności stron umowy
Jako księgowy z biura rachunkowego lub jego właściciel wiesz, że jedną z przeszkód na drodze do rzetelnego wywiązywania się z obowiązków biura rachunkowego jest nieotrzymywanie informacji od klientów. Z tego powodu w umowie warto jasno podkreślić, że obowiązkiem klienta jest dostarczanie na czas dokumentów, potrzebnych księgowym do wykonywania pracy, a świadczenie rzetelnych usług księgowych jest uzależnione od terminowego otrzymywania od nich informacji. Warto więc, by umowa o świadczenie usług księgowych – pełną księgowość czy KPiR zawierała:
- termin, w jakim określone dokumenty mają być dostarczane,
- czas, w jakim klient powinien odpowiadać na ewentualne pytania księgowych,
- kanały, jakimi ma się odbywać ta komunikacja.
Umowa powinna także precyzować, że klient jest odpowiedzialny za rzetelność dostarczanych księgowym dokumentów. To sposób na to, żeby biuro rachunkowe nie ponosiło winy za nierzetelność sprawozdań finansowych, sporządzonych na podstawie nierzetelnych informacji, dostarczonych przez klienta.
Co się dzieje, jeżeli klient nie przekaże potrzebnych dokumentów i informacji na czas? W jaki sposób zaniedbania klienta wpływają na zakres odpowiedzialności biura rachunkowego? Czy biuro zostanie z tej odpowiedzialności zwolnione – czy nie – i w jakich okolicznościach? To wszystko zagadnienia, które powinna precyzować dobra umowa o świadczenie usług księgowych.
Problem nieotrzymywania od klientów dokumentów na czas można rozwiązać także w inny sposób – poprzez zastosowanie rozwiązań, które umożliwiają elektroniczny obieg dokumentów na linii klient-biuro rachunkowego. Pozwala na to pakiet dla biur rachunkowych enova365.
Warunki finansowe
Umowa o świadczenie usług księgowych – KPiR czy pełną księgowość – powinna wyjaśniać sposób naliczania wynagrodzenia biura rachunkowego oraz precyzyjną wysokość opłat – w zależności od przyjętego modelu rozliczeń – godzinowych, stałych lub ryczałtowych. Zapisy umowy powinny także precyzować częstość naliczania opłat.
Zagadnieniem, które często nurtuje właścicieli biur rachunkowych jest kwestia czy niezapłacenie faktur przez klienta stanowi naruszenie umowy, skutkujące wypowiedzeniem usług. Umowa powinna dokładnie wyjaśniać warunki rozwiązania umowy, o czym przeczytasz w następnym punkcie.
Okres obowiązywania umowy i warunki jej rozwiązania
Umowa o świadczenie usług księgowych jest wiążąca dla obu jej stron, zgodnie z zasadami w niej określonymi. Powinna wyszczególniać jasno okoliczności, w których taka umowa może zostać rozwiązana przez którąś ze stron i zawierać termin wypowiedzenia, czyli czas, po jakim umowa przestaje obowiązywać od momentu jej wypowiedzenia.
Ta część umowy powinna także precyzować, jakie działania muszą podjąć strony w związku z rozwiązaniem umowy (np. biuro rachunkowe zobowiązuje się do zwrotu dokumentów finansowych).
Jako biuro rachunkowe warto znać prawa konsumentów, dotyczące odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa. Mówi o tym art. 27 prawa konsumenta „Konsument, który zawarł umowę na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, może w terminie 14 dni odstąpić od niej bez podawania przyczyny (…)” Jeśli jednak przedsiębiorca nie poinformował konsumenta o przysługującym mu prawie odstąpienia od umowy, prawo to wygasa po upływie 12 miesięcy od dnia upływu terminu, o którym mowa w art. 27.
Żeby wiedzieć, czy Twojemu klientowi przysługuje wspomniane wyżej prawo, trzeba każdorazowo weryfikować czy umowa zawierana z kupującym jednoosobowym przedsiębiorcą jest bezpośrednio związana z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.
Forma umowy o świadczenie usług księgowych
Najpopularniejsze formy zawierania umów to forma pisemna, forma dokumentowa i forma elektroniczna.
Forma pisemna umowy wymaga własnoręcznego podpisu obu stron na dokumencie zawierającym treść umowy. Forma dokumentowa umowy umożliwia zawarcie umowy za pomocą różnych nośników informacji – może być przesłana jako skan, plik tekstowy albo e-mail i podpisana podpisem ePUAP. Forma elektroniczna podpisania umowy musi natomiast być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dlaczego ważna jest świadomość formy, w jakiej, jako biuro rachunkowe, zawierasz umowę z klientem?
W umowach o świadczenie usług księgowych często pojawia się zapis „Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”. Co to w praktyce oznacza? Forma pisemna umowy wymaga własnoręcznego podpisu obu stron na dokumencie, zawierającym treść umowy. To znaczy, że jeżeli aneks do umowy zostanie, na przykład, podpisany podpisem ePUAP, to będzie on nieskuteczny, bo będziemy mieć do czynienia z dokumentową formą umowy.
Wniosek? Jeżeli do przesyłania i akceptowania umów zamierzasz wykorzystać różne nośniki informacji, warto umieścić w umowie zapis „zmiana umowy wymaga formy dokumentowej pod rygorem nieważności”.
Ograniczenia odpowiedzialności stron umowy o świadczenie usług księgowych
Za nienależyte wykonanie umowy – np. omyłkowe wyliczenie podatku czy zapomnienie o konieczności jego uregulowania – oraz naruszenie obowiązujących przepisów prawa biuro rachunkowe może ponieść odpowiedzialność cywilnoprawną. Ograniczeniu ryzyka, że biuro rachunkowe zostanie pociągnięte do odpowiedzialności sprzyja zawarcie w umowie odpowiednich zapisów.
Na przykład, jeżeli biuro rachunkowe zapisze w umowie, że nie odpowiada za kwestie związane z prowadzeniem ewidencji BDO, nie może zostać pociągnięte do odpowiedzialności za zaniedbania w tej kwestii.
Jak wspomnieliśmy wyżej, warto także wymienić wszystkie obowiązki klienta i zaznaczyć, że w razie niewykonania umowy przez klienta nie ponosimy odpowiedzialności za nieprawidłowości, jakimi to skutkuje.
Kolejny zapis, którego wynikiem może być ograniczenie odpowiedzialności cywilnoprawnej biura rachunkowego to stwierdzenie, że biuro rachunkowe nie jest zobowiązane do merytorycznego weryfikowania dokumentów dostarczanych przez klienta.
Biuro rachunkowe, a raczej osoba, która dopuści się umyślnego działania, penalizowanego na gruncie Kodeksu Karnego i Kodeksu Skarbowego, ponosi za to odpowiedzialność karną. Odpowiedzialność karno-skarbowa to odpowiedzialność za popełnienie przestępstwa, czyli umyślne działanie. Przed tym rodzajem odpowiedzialności nie można się zabezpieczyć zapisami w umowie.
Umowa o świadczenie usług księgowych – KPiR czy pełną księgowość – o czym warto pamiętać?
- Koniecznie zawrzyj z klientem umowę o świadczenie usług księgowych – w zależności od preferencji wybierz formę pisemną, dokumentową lub elektroniczną.
2. Określ jakiej formy wymagają zmiany w umowie – zwróć uwagę na sformułowanie „zmiana umowy wymaga formy pisemnej/ dokumentowej/ elektronicznej pod rygorem nieważności” i dopasuj je do swoich potrzeb.
3. Szczegółowo określ zakres swoich obowiązków – wymień, za co, jako biuro rachunkowe odpowiadasz i za jakie kwestie nie jesteś odpowiedzialny. Unikaj przy tym ogólnych sformułowań.
4. Wymień obowiązki klienta, jednocześnie określając, w jakim terminie powinny być wykonane i jakie konsekwencje rodzi ich niewykonanie.
5. Zawrzyj informacje o okresie wypowiedzenia umowy – upewnij się, że umowa zawiera informacje o tym, na jaki okres czasu jest zawierana i jaki jest okres jej wypowiedzenia.
6. Nie pomiń żadnego z istotnych elementów składowych umowy – warunki finansowe, postanowienia dotyczące poufności i zasady rozstrzygania ewentualnych sporów to kolejne zagadnienia, które powinny się znaleźć w każdej umowie o świadczenie usług księgowych.
Żeby współpraca z klientami przebiegała sprawnie warto wdrożyć rozwiązania, które umożliwiają elektroniczny obieg dokumentów (EOD) między klientami a biurem rachunkowym. Jeżeli chcesz wiedzieć, jak działa takie rozwiązanie jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację z naszym konsultantem.
Bibliografia:
