Sprawozdania finansowe są obowiązkowe dla firm, które prowadzą pełne księgi rachunkowe. Dowiedz się, kto je musi podpisać i co zrobić w przypadku odmowy podpisu przez zarząd. Sprawdź, jak enova365 wspiera biura rachunkowe w kwestii tworzenia sprawozdań finansowych.
Spis treści
- Kto może sporządzić sprawozdanie finansowe?
- Kto podpisuje sprawozdanie finansowe sporządzone przez biuro rachunkowe?
- Czy biuro rachunkowe może złożyć sprawozdanie do KRS?
- Czy sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez księgową?
- Ile osób musi podpisać sprawozdanie finansowe?
- Jak enova365 wspiera biura rachunkowe w kwestii sprawozdań finansowych?
- Składanie sprawozdań finansowych – najważniejsze fakty do zapamiętania
Kto może sporządzić sprawozdanie finansowe?
Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki. Jednak nie musi robić tego osobiście. Takie zadanie może wydelegować. I nie ma tu znaczenia czy zleci to któremuś z podwładnych, czy przekaże do zewnętrznej firmy.
Osoba, która będzie sporządzać sprawozdania finansowe musi mieć wiedzę z zakresu księgowości. W większych firmach, w których jest dział księgowości, najczęściej takie sprawozdanie będzie przygotowywał główny księgowy wraz z podległym zespołem. W mniejszych jednostkach takie zadanie wykonuje biuro rachunkowe, które prowadzi obsługę księgową firmy.
W niektórych branżach nie wystarczy samo sporządzenie sprawozdania finansowego. W przypadku jednostek z sektora ubezpieczeń oraz finansów, a także w przypadku spółek akcyjnych sprawozdania finansowe muszą być zbadane przez biegłego rewidenta.
Taki sam obowiązek nałożono na firmy zobowiązane do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych, które spełniają łącznie co najmniej 2 z wymienionych warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty powyżej 50 osób,
- suma aktywów w bilansie przekraczająca równowartość 2,5 mln euro,
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów przekraczające równowartość 5 mln euro.
W przypadku aktywów wiążący jest stan na koniec roku obrotowego. Do przychodów ze sprzedaży towarów i produktów dolicza się również przychody z transakcji finansowych. W tym wypadku sumuje się przychody za dany rok obrotowy.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe sporządzone przez biuro rachunkowe?
Podpisywanie sprawozdań finansowych zostało uregulowane w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z art. 52 ust. 2 tej ustawy sprawozdanie musi podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Oprócz podpisu niezbędna jest też data jego złożenia. Z tego przepisu wynika, że pod takim sprawozdaniem powinna być podpisana osoba, która z ramienia biura rachunkowego utworzyła taki dokument.
Trzeba jednak wiedzieć, że co do zasady składanie sprawozdań finansowych wymaga co najmniej 2 podpisów. Sam podpis osoby z biura rachunkowego to za mało, żeby taki dokument miał moc prawną.
W wymienionym wyżej przepisie wskazano, że oprócz osoby sporządzającej sprawozdanie musi się pod nim podpisać również kierownik jednostki. W przypadku gdy jednostką kieruje zarząd wieloosobowy, taki obowiązek ciąży łącznie na wszystkich członkach zarządu.
Przepisy dopuszczają odmowę złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym przez kierownika jednostki. Jednak w takim wypadku niezbędne jest złożenie pisemnego uzasadnienia, które musi być dołączone do wysyłanego sprawozdania.
Czy biuro rachunkowe może złożyć sprawozdanie do KRS?
Chociaż księgowy z biura rachunkowego musi podpisać się pod sprawozdaniem finansowym, jako osoba sporządzająca taki dokument, to jednak nie jest to równoznaczne z obowiązkiem wysłania go do KRS. Do tego niezbędny jest podpis kierownika jednostki. Dopiero po uzyskaniu takiego podpisu dokument ten może zostać wysłany.
Nie zawsze jednak to biuro będzie zobowiązane do złożenia sprawozdania do KRS. Wszystko zależy od zapisów w umowie o prowadzenie ksiąg rachunkowych. Możliwe są dwie opcje.
Pierwsza opcja jest taka, że biuro rachunkowe sporządza sprawozdanie, po czym przekazuje je do obsługiwanej jednostki, która po uzupełnieniu podpisów zarządu wysyła je we własnym zakresie.
Druga opcja to sporządzenie sprawozdania przez biuro, zebranie podpisów zarządu, a następnie wysyłka do KRS z poziomu biura rachunkowego. Należy przy tym pamiętać, że jest to jedynie czynność techniczna. Cała odpowiedzialność za podpisanie sprawozdania spoczywa na kierowniku obsługiwanej jednostki.
Czy sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez księgową?
Bez względu na to, czy sprawozdania finansowe będą sporządzane przez zewnętrzne biuro rachunkowe, czy przez osobę zatrudnioną bezpośrednio w firmie, takie dokumenty muszą zawierać podpis osoby sporządzającej. Wynika to wprost z przepisów ustawy o rachunkowości. Podpis księgowego w tym wypadku jest niezbędny.
Co ważne, sprawozdania składane do KRS muszą mieć formę elektroniczną. Jak zatem podpisać sprawozdanie finansowe online? Podpisane muszą być wszystkie elementy sprawozdania finansowego. Tutaj niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany. O ile podpis kwalifikowany trzeba zakupić, o tyle profil zaufany jest narzędziem bezpłatnym.
W utworzeniu sprawozdania może pomóc aplikacja e-Sprawozdania Finansowe przygotowana przez Ministerstwo Finansów. Trzeba przy tym pamiętać, że ta aplikacja nie jest programem finansowo-księgowym. Za jej pomocą można wysłać sprawozdanie finansowe online, ale wyłącznie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Ta aplikacja nie umożliwia złożenia sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS. Dlatego wszelkie dane potrzebne do wypełnienia i złożenia sprawozdania należy wcześniej przygotować w programie księgowym. W tym wypadku jedyną zaletą jest możliwość wygenerowania pliku, który będzie w odpowiednim formacie (XML), a do tego będzie zgodny z wymaganymi strukturami logicznymi.
Ile osób musi podpisać sprawozdanie finansowe?
Co do zasady powinny to być co najmniej 2 osoby – kierownik jednostki i osoba sporządzająca sprawozdanie. W przypadku zarządu wieloosobowego prawo wymaga, żeby byli to wszyscy członkowie takiego organu, jednak jest pewien wyjątek. Z pomocą przychodzi art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości.
W myśl tych przepisów, pod pewnymi warunkami, dozwolone jest składanie sprawozdań finansowych z podpisem tylko jednej osoby z wieloosobowego zarządu. W tym wypadku niezbędne są oświadczenia pozostałych członków zarządu, w których poświadczają, że sprawozdanie jest zgodne z wymogami przewidzianymi w ustawie. Takie oświadczenia muszą być przekazane razem ze sprawozdaniem finansowym.
Dostępna jest też druga opcja, która polega na odmowie złożenia takich oświadczeń przez członków zarządu. Taki sposób postępowania jest równoznaczny z odmową podpisania sprawozdania finansowego. Co za tym idzie, wymaga to złożenia pisemnego wyjaśnienia, które będzie dołączone do składanego sprawozdania.
Jak enova365 wspiera biura rachunkowe w kwestii sprawozdań finansowych?
Czas, w którym trzeba składać sprawozdania finansowe, to gorący okres dla biur rachunkowych. Termin na ich złożenie jest taki sam dla wszystkich podmiotów. To powoduje sporo dodatkowej pracy, której nie można przełożyć na później.
Tutaj z pomocą przychodzi oprogramowanie dla biur rachunkowych enova365. Jest tak dlatego, że program ten umożliwia sprawne tworzenie sprawozdań finansowych. Jeśli wprowadzone są wszystkie dane z roku obrotowego, to na ich podstawie można wygenerować niezbędne zestawienia księgowe.
W ten sposób szybko stworzysz bilans, rachunek zysków i strat czy rachunek przepływów pieniężnych, które stanowią elementy sprawozdania finansowego. W tym przypadku system enova365 sam dokonuje wszystkich obliczeń.
Składanie sprawozdań finansowych – najważniejsze fakty do zapamiętania:
- Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki.
- Sprawozdania finansowe mogą być sporządzane przez księgowego lub biuro rachunkowe.
- Pod sprawozdaniem musi podpisać się osoba sporządzająca.
- Podpisywanie sprawozdań finansowych ze strony spółki to kompetencja zarządu.
- Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe umożliwia wysyłkę sprawozdań wyłącznie do Szefa KAS.
- Oprogramowanie dla biur rachunkowych enova365 ułatwia tworzenie sprawozdań finansowych.
Jeśli chcesz sprawdzić w jaki sposób enova365 może pomóc Ci w sporządzaniu sprawozdań finansowych oraz w codziennej pracy Twojego biura rachunkowego, to już dziś umów się na bezpłatną prezentację. Nasz ekspert przedstawi możliwości tego systemu i odpowie na Twoje pytania.
