Po wdrożeniu enova365 w Martex Logistics dane o wejściach i wyjściach pracowników automatycznie trafiają do systemu ERP. Również automatycznie przebiega rozliczanie czasu pracy, a precyzyjne dane są na wyciągnięcie ręki. W efekcie, zarządzanie czasem pracy kilkuset pracowników przestało być problemem.
| Firma | Martex Logistics Sp. z o.o. |
| Branża | Logistyka i transport |
| Liczba pracowników | 180 pracowników etatowych + pracownicy tymczasowi |
| Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu |
| Dane o czasie pracy ręcznie wprowadzane do systemu kadrowo-płacowego | Dane o wejściach i wyjściach pracowników automatycznie trafiają do systemu ERP |
| Ręczne rozliczanie czasu pracy | Automatyczne rozliczanie czasu pracy |
| Czasochłonna obróbka danych o czasie pracy | Łatwy wgląd w dane dotyczące czasu pracy |
Spis treści
- Wyzwanie: zwiększenie efektywności kontroli obecności i godzin pracy
- Cel: automatyzacja rozliczania czasu pracy i łatwe zarządzanie czasem pracy
- Rozwiązanie: wdrożenie modułów kadrowo-płacowych enova365
- Efekty: mniej błędów, efektywniejsze zarządzanie zasobami
Wyzwanie: zwiększenie efektywności kontroli obecności i godzin pracy
Martex Logistics jest częścią grupy Martex Sp. z o. o. – jednego z największych w kraju dystrybutorów części zamiennych do samochodów ciężarowych i autobusów. Zadaniem firmy jest obsługa Magazynu Centralnego Martex o powierzchni 45 000 m², zlokalizowanego w Będzinie. Pracuje nad tym ok. 180 pracowników etatowych, okresowo wspomaganych przez pracowników agencji tymczasowych. I właśnie monitorowanie i ewidencja czasu pracy pracowników etatowych i agencyjnych stanowiła w Martex Logistics największe wyzwanie.
Żeby móc lepiej planować zasoby i zwiększyć efektywność operacyjną menedżerowie chcieli mieć możliwość łatwego kontrolowania obecności i godzin pracy personelu. Nie zapewniały tego dotychczas wykorzystywane rozwiązania.
Cel: automatyzacja rozliczania czasu pracy i łatwe zarządzanie czasem pracy
W Martex Logistics, dane z Systemu Kontroli Dostępu dotyczące obecności pracowników są podstawą do wyliczeń nadgodzin, absencji oraz innych składników rozliczeń pracowniczych. Przed wdrożeniem, były one, co prawda, pozyskiwane z Systemu Kontroli Dostępu, jednak miały postać surową, nieprzetworzoną i niezaokrągloną, co utrudniało ich dalsze wykorzystanie w rozliczeniach kadrowo-płacowych i powodowało pomyłki przy interpretacji danych. Dodatkowo, dostęp do tych informacji nie był ani intuicyjny ani wygodny, a przez to czasochłonny.
Mając świadomość, że na rynku są dostępne nowoczesne rozwiązania, które umożliwiają integrację systemów oraz pełną automatyzację procesów kadrowych, zespół Martex Logistics podjął decyzję o takim wdrożeniu. Jego celem było podniesienie efektywności rozliczania czasu pracy i łatwy dostęp do precyzyjnych danych kadrowych.
Żeby je zrealizować sformułowano następujące wymagania wobec systemu ERP:
- otwarte API – nowe rozwiązanie musiało zapewnić możliwość integracji z innymi narzędziami,
- elastyczność – możliwość odwzorowania procesów w firmie,
- nowoczesność – system musiał zapewnić daleko idącą automatyzację procesów kadrowo-płacowych, w tym umożliwić samoobsługę pracowniczą.
Ważnym kryterium wyboru systemu ERP dla Martex Logistics było także profesjonalne wsparcie na etapie wdrożenia, dlatego poszukiwanofirmy wdrożeniowej z dużym doświadczeniem w branży logistycznej.
Po przeprowadzeniu gruntownej analizy dostępnych rozwiązań, wybór padł na enova365, ze względu na bogactwo funkcji w obszarze kadrowo-płacowym oraz możliwość rozbudowy o kolejne moduły w przyszłości. Partnerem wdrożeniowym została natomiast firma Tradiss Piotrowski-Iwaniuk, jeden z czołowych autoryzowanych dystrybutorów systemu enova365.
Rozwiązanie: wdrożenie modułów kadrowo-płacowych enova365
W odpowiedzi na potrzeby klienta wdrożono zintegrowane rozwiązanie oparte na systemie ERP enova365. Objęło ono moduły Kadry Płace enova365 oraz Pulpity Pracownika i Kierownika. Kluczowym elementem projektu była także automatyzacja zarządzania czasem pracy poprzez wykorzystanie modułów Harmonogramu zadań oraz enova365 WebAPI.
Realizacja projektu przebiegała w następujących etapach.
1. Analiza przedwdrożeniowa i konfiguracja systemu
Na początku, przeprowadzono szczegółową analizę potrzeb i oczekiwań poszczególnych działów firmy oraz ustalono jak mają przebiegać kluczowe procesy.
Kolejnym krokiem była konfiguracja systemu enova365 Kadry i Płace oraz Pulpitów Pracownika i Kierownika, z uwzględnieniem specyfiki działalności Martex Logistics. Szczególną uwagę poświęcono opracowaniu mechanizmu rozliczania czasu pracy oraz integracji z Systemem Kontroli Dostępu.
2. Szkolenia i współpraca zespołów
Równolegle z konfiguracją systemu zespół Martex Logistics przeprowadził szkolenia dla użytkowników, aby zapewnić im komfort pracy z nowym narzędziem. Zespół wdrożeniowy Tradiss odpowiadał za koordynację techniczną wszystkich działań, natomiast po stronie klienta kluczową rolę odegrały działy kadr i IT, które aktywnie wspierały proces wdrożenia na każdym etapie.
3. Testy i uruchomienie produkcyjne
Po zakończeniu konfiguracji przeprowadzono testy funkcjonalne poprawności działania systemu. Dzięki pozytywnym wynikom tych działań możliwe było uruchomienie systemu w trybie produkcyjnym i rozpoczęcie codziennej pracy z nowym rozwiązaniem.
Efekty: mniej błędów, efektywniejsze zarządzanie zasobami
Dzięki wdrożeniu udało się zintegrować system do ewidencji czasu pracy z modułem kadrowo-płacowym systemu ERP. Teraz dane między systemami są przesyłane automatycznie. Automatycznie przebiega też rozliczanie czasu pracy, a kadra zarządzająca ma łatwy wgląd w dane dotyczące czasu pracy załogi. Przyniosło to szereg następujących korzyści.
- Mniej błędów, więcej czasu
Wyeliminowano konieczność manualnej obróbki informacji, co znacząco skróciło czas potrzebny na przygotowanie rozliczeń oraz zredukowało liczbę potencjalnych błędów.
- Przejrzysty proces planowania czasu pracy
Automatyzacja wpłynęła również na poprawę przejrzystości i organizacji procesu planowania czasu pracy. Planowanie grafików stało się szybsze, bardziej efektywne i mniej podatne na błędy.
- Wzrost efektywności działu HR
Najbardziej wymiernym rezultatem wdrożenia było znaczące skrócenie czasu potrzebnego na ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy zarówno pracowników etatowych, jak i agencyjnych. Teraz zespół może się skupić na zadaniach o wyższej wartości dla organizacji.
- System gotowy, by sprostać rosnącym potrzebom
Dzięki elastyczności enova365 system pozostaje skalowalny, co daje możliwość dalszego rozwoju i dostosowania do przyszłych potrzeb organizacji. W efekcie wdrożenie systemu wpłynęło na wzrost konkurencyjności Martex Logistics na rynku.
Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.
