Wyzwaniem dla firmy Ideamotive były dane – księgowe i kontrolingowe – rozproszone w różnych systemach. Wdrożenie enova365 pozwoliło zintegrować je w jednym miejscu i analizować w różnych przekrojach w oparciu o nadane wymiary. Spółka przeszła także na elektroniczny obieg dokumentów i skróciła czas obsługi faktur o 10 godzin miesięcznie.
Spis treści:
- Case study Ideamotive w pigułce
- Czym zajmuje się Ideamotive?
- Wyzwanie: rozproszone dane
- Rozwiązanie: elastyczny system ERP, który dopasowuje się do potrzeb
- Efekty: łatwiejsze raportowanie zarządcze i efektywniejszy obieg dokumentów
Case study Ideamotive w pigułce
| PRZED WDROŻENIEM | PO WDROŻENIU |
| Rozproszone dane | Dane księgowe i kontrolingowe zintegrowane w jednym miejscu |
| Pracochłonne analizowanie płynności finansowej | Szybkie generowanie raportów cash flow w oparciu o dane pozyskiwane przez WebService |
| Czasochłonne generowanie faktur i wysyłanie przelewów | 30 minut dziennie mniej czasu poświęcanego na wystawianie faktur i wysyłkę przelewów |
| „Manualny” obieg dokumentów | Elektroniczny obieg dokumentów z różnymi ścieżkami dostępu |
| Utrudniona analiza kontrolingowa | Możliwość nadawania wymiarów kontrolingowych dla danych księgowych, które zasilają RZiS spółki |
Czym zajmuje się Ideamotive?
Ideamotive to polska firma technologiczna specjalizująca się w dostarczaniu specjalistów IT, rekrutacji oraz wdrażaniu nowych technologii. Jej misją jest wspieranie dużych przedsiębiorstw w zaspokajaniu potrzeb technologicznych poprzez zapewnienie najlepszych ekspertów.
Wysoki poziom usług świadczonych przez Ideamotive sprawia, że w 2023 r. firma została Gazelą Biznesu i znalazła się na liście 1 000 najszybciej rozwijających się firm Financial Timesa, a w latach 2022-2024 r. zdobyła nagrodę Diamenty Miesięcznika Forbes.
Wyzwanie: rozproszone dane
Ideamotive ma nie tylko rozbudowaną bazę współpracowników, ale także klientów, dlatego często podejmuje ważne decyzje w oparciu o analizy i raporty. W związku z tym, zależało jej na wysokiej jakości danych, którymi mogłaby je zasilać.
Z tego powodu, wyjściową potrzebą była konieczność integracji danych księgowych i kontrolingowych tak, by ujednolicić źródło ich pochodzenia i móc efektywniej je wykorzystywać. Najważniejsza z punktu widzenia firmy jest bezpieczna agregacja i migracja danych, które następnie mogą być analizowane w różnych przekrojach w oparciu o nadane wymiary.
Rozwiązanie: elastyczny system ERP, który dopasowuje się do potrzeb
W związku ze wspomnianymi wyzwaniami spółka szukała rozwiązania informatycznego, które usprawni agregację danych oraz ich przetwarzanie i analizowanie pod różnym kątem. Wybór padł na firmę wdrożeniową Ready to rise oraz wybrane moduły systemu ERP enova365.
„Przed wdrożeniem braliśmy jeszcze pod uwagę inny system, ale w decyzji o wyborze enova365 zadecydowała jej elastyczność i opcja udostępniania pełnej bazy danych. Kluczową zaletą współpracy jest też możliwość wdrażania zaawansowanych, customowych rozwiązań odpowiadających na specyficzne potrzeby naszego biznesu” – mówi Anna Biedrzycka, Head of Finance and Administration w Ideamotive.
Efekty: łatwiejsze raportowanie zarządcze i efektywniejszy obieg dokumentów
Łatwe monitorowanie sytuacji finansowej firmy
enova365 umożliwiła wprowadzenie wymiarów kontrolingowych i konfigurację zestawień – m.in. raportu cash flow w ujęciu miesięcznym, kwartalnym czy rocznym, opartego o dane z dziennych księgowań wyciągów bankowych.
Choć Ideamotive korzysta dodatkowo z zewnętrznego narzędzia do analizy danych, enova365 okazała się w tym przypadku kluczowym pośrednikiem kompletującym wszystkie informacje księgowe i podatkowe z różnych obszarów działalności i przekazującym je dalej. Pozwala to na skuteczniejszy monitoring bieżącej sytuacji finansowej firmy.
“enova365 uspójniła nasze źródła danych księgowych i kontrolingowych, gwarantując ich kompletność oraz ciągłą migrację” – potwierdza Anna Biedrzycka.
Firma skorzystała także z możliwości bezpośredniego połączenia z bankiem (tzw. WebService). Funkcjonalność ta umożliwia:
- stały monitoring płatności za faktury sprzedaży,
- dostęp do dziennych wyciągów bankowych,
- śledzenie poziomu płynności spółki,
- wysyłanie paczek przelewów do banku, co znacząco skraca proces ich realizacji.
Automatyzacja wysyłki faktur
Ideamotive postawiła także na moduł Handel enova365, który pozwolił zautomatyzować wysyłkę faktur w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwoliło to skrócić czas potrzebny na te działania o 30 minut dziennie, co w skali miesiąca pozwala oszczędzić 10 godzin.
Dodatkowo, rozwiązanie gwarantuje ograniczony dostęp do części z nich tylko dla określonej grupy pracowników.
Same dokumenty sprzedażowe zostały dostosowane do potrzeb klienta zarówno pod względem wizualnym, jak i technicznym. Na przykład, automatycznie generowane są dwujęzyczne faktury PL/ENG z indywidualnym numerem. Wdrożone rozwiązanie powiadamia też o konieczności zapłacenia danej faktury.
Jeżeli, podobnie jak Ideamotive chcesz wdrożyć efektywny kontroling i usprawnić w firmie obsługę faktur, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.
