Już w 2026 r. firmy będą obowiązkowo wysyłać faktury sprzedażowe do KSeF i pobierać stamtąd faktury kosztowe. Można to robić bez wsparcia automatyzacji – wtedy logowanie do KSeF, wysyłka i pobieranie faktur oraz wprowadzanie danych do systemu zajmą dużo czasu – albo automatycznie – wtedy system sam wyśle faktury do KSeF, pobierze je i zarejestruje, a akceptacja merytoryczna będzie zdalna i szybka. Sprawdź jak to może działać w praktyce.
Spis treści:
- Automatyczna a manualna obsługa e-faktur w erze KSeF – porównanie sposobów pracy
- Jak system ERP enova365 wspiera obieg e-faktur KSeF?
Automatyczna a manualna obsługa e-faktur w erze KSeF – porównanie sposobów pracy
Już w 2026 r. wejdzie w życie obowiązek wystawiania e-faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (więcej na ten temat: KSeF – od kiedy). Firmy nie tylko będą obowiązkowo wysyłać do KSeF wystawione przez siebie faktury, ale także pobierać stamtąd faktury kosztowe. Jak najlepiej zorganizować obieg dokumentów w nowej rzeczywistości?
W skrócie, masz dwie opcje pracy z KSeF – ze wsparciem automatyzacji i bez niej. Żeby je zobrazować zestawiamy dwie historie – firmy, która wysyła faktury sprzedaży do Krajowego Systemu e-Faktur ręcznie i w której bez wsparcia automatyzacji przebiega także akceptacja faktur zakupowych pobranych z KSeF i takiej, która wdrożyła automatyzację obiegu dokumentów.
„Ręczny” obieg faktur w erze KSeF
Księgowa Anna pracuje w firmie, która nie korzysta z programu automatyzującego wysyłkę faktur do KSeF i pobieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF.
Wystawianie faktury sprzedażowej bez automatyzacji
Anna musi wystawić każdą fakturę w programie do wystawiania faktur, wyeksportować ją w formacie XML, a następnie zalogować się do platformy KSeF przez aplikację Ministerstwa Finansów. Tu nie wystarczy zwykły login — potrzebne są odpowiednie środki identyfikacji elektronicznej zgodne z przepisami wykonawczymi jak: profil zaufany, podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowana.
Kiedy Anna umieści plik XML na platformie KSeF, faktura otrzymuje unikalny numer KSeF.
Dodatkowo, Anna każdorazowo wysyła klientowi mailem plik PDF z numerem KSeF faktury.
Obieg faktury zakupowej bez automatyzacji
- Pobieranie faktur z KSeF
Anna loguje się codziennie do KSeF i sprawdza, czy pojawiły się nowe faktury od dostawców. Następnie pobiera każdą z nich w postaci pliku w formacie XML i zapisuje lokalnie na komputerze, a także konwertuje do PDF.
- Weryfikacja formalno-prawna i merytoryczna
Potem Anna sprawdza poprawność danych (m.in. NIP czy nr konta), a następnie wysyła e-mailem pobrane faktury kierownikom z różnych działów, żeby potwierdzili czy dostarczone towary są zgodne z zamówieniem. Anna czasem długo czeka na ich akceptację i musi im wysyłać maile ponaglające.
- Ręczne wprowadzenie faktur do systemu i dekretacja
Gdy faktury zostają w końcu zatwierdzone Anna wprowadza je ręcznie do systemu finansowo-księgowego, ręcznie dekretuje, a następnie wrzuca do katalogu „do zapłaty” i wprowadza do systemu bankowego. Jeżeli pomyli się przy przepisywaniu, przelew nie trafia do właściwej osoby.
Automatyczny obieg e-faktur w systemie enova365
Barbara pracuje w firmie, korzystającej z systemu ERP, zintegrowanego z KSeF – enova365.
- Wysyłka faktur do KSeF
Wszystkie faktury wystawione danego dnia są wysyłane do KSeF automatycznie o 17:00, już po zakończeniu pracy przez księgowych.
- Pobieranie i rejestracja w systemie faktur kosztowych z KSeF
Także faktury kosztowe trafiają do firmy automatycznie z Krajowego Systemu e-Faktur. System ERP enova365 automatycznie importuje je o określonej porze ustawionej w konfiguracji. Barbara zdecydowała, że ma się to odbywać o 6:00 rano. enova365 po zaimportowaniu rejestruje dokument, przypisuje numer referencyjny oraz przekazuje go na odpowiednią ścieżkę akceptacji.
Czytaj także: Czy faktury pobrane z KSeF mogą same trafiać na odpowiednie konta?
- Akceptacja merytoryczna faktury
System automatycznie przypisuje fakturę do kierowników działów m.in. do działu zakupów, którym kieruje Marcin. Otrzymuje on powiadomienie w aplikacji mobilnej i jednym kliknięciem potwierdza zgodność faktury z zamówieniem.
- Akceptacja formalno-rachunkowa faktury
Informacja o akceptacji trafia do Barbary, która widzi ją w systemie z już zatwierdzonym statusem merytorycznym. System automatycznie sprawdza poprawność danych rachunkowych (np. NIP, numer konta, daty), a Barbara zatwierdza dokument.
- Dokument zatwierdzony
Po zatwierdzeniu, faktura trafia do kolejki płatności. System ERP generuje zlecenie płatnicze, które Barbara może umieścić w paczce przelewów do wysłania do banku. Następnie realizuje przelewy do faktur.
- Archiwizacja
Wszystkie faktury sprzedaży i zakupów są archiwizowane.
Jak system ERP enova365 wspiera obieg e-faktur?
- Integracja z KSeF w standardzie
Co najistotniejsze, w enova365 integracja z KSeF jest w standardzie, co znaczy, że producent enova365 nie pobiera za integrację z KSeF żadnych opłat. Jeżeli korzystasz z enova365 automatyzację obiegu e-faktur możesz wdrożyć już teraz.
- Gotowe procesy
Procesy w systemie enova365, są obsługiwane przez moduł Workflow. Zadaniem tego modułu jest odzwierciedlenie w systemie pełnych procesów i obiegów dokumentów w danej firmie – w sposób powtarzalny i automatyczny. Dzięki enova365 możesz łatwo zautomatyzować także obieg e-faktur.
„Klienci, którzy rozpoczynają pracę z naszym modułem Workflow, często wolą skorzystać z gotowych procesów dostępnych w systemie. Uważają, że warto wiedzieć, jak takie procesy przebiegają w innych firmach. Przykładowo: ewidencja obiegu faktury kosztowej może wyglądać podobnie w wielu organizacjach” – mówi Jadwiga Wojtas, dyrektor ds. produkcji i rozwoju w enova365.
„Z myślą o takich klientach przygotowaliśmy zestawy gotowych procesów, które mogą stanowić punkt wyjścia do definiowania własnych procedur w firmie.”
- Intuicyjny kreator procesów
Każdy standardowy proces workflow można w enova365 dopasować do potrzeb, korzystając z narzędzi, które pozwalają taki proces najpierw narysować (w enova365 służy do tego graficzny, intuicyjny kreator procesów), a potem je skonfigurować.
- Standaryzacja i automatyzacja procesów
System automatycznie przesyła dokumenty do kolejnego uczestnika procesu i przypomina, że potrzebne jest jego działanie. Przyspiesza to pracę i eliminuje błędy, co przekłada się na efektywność i standaryzację pracy w firmie. Ponadto oszczędza się czas.
Chcesz wdrożyć automatyzację do obiegu e-faktur? Jeszcze dziś umów się na prezentację i poznaj możliwości enova365.
Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak enova365 wspiera obsługę KSeF?
Przeczytaj inne nasze artykuły:
