Chefs Culinar automatyzuje tysiące operacji dzięki enova365

Powierzenie KOMAKO wdrożenia enova365 pozwoliło zespołowi Chefs Culinar na terminowe przejęcie od zewnętrznej firmy obowiązków kadrowo-płacowych i księgowych.  Nowe rozwiązanie zautomatyzowało tysiące operacji handlowo-magazynowych, co znacząco usprawniło pracę i oszczędziło czas.  

Spis treści:

• Wdrożenie enova365 w Chefs Culinar w pigułce
• Cel – przejęcie kadr, płac i księgowości od zewnętrznego centrum rozliczeń i optymalizacja procesów
• Rozwiązanie – wdrożenie enova365 i integracja z systemami typu line-of-business Chefs Culinar
• Efekty – automatyzacja kadr i płac oraz procesów sprzedażowo-magazynowych

Wdrożenie enova365 w Chefs Culinar w pigułce

Cel – przejęcie kadr, płac i księgowości od zewnętrznego centrum rozliczeń i optymalizacja procesów

Chefs Culinar – część międzynarodowej grupy CITTI – to czołowy partner restauracji, hoteli i firm cateringowych. Firma, która zatrudnia w Polsce ok. 600 osób, jest dostawcą ponad 12 000 wysokiej jakości produktów dla branży HoReCa – w tym ryb, mięs, owoców, warzyw, serów, ciast, win, a także produktów niespożywczych jak np. sztućce czy zastawy stołowe.

Codziennym dostarczaniem niezbędnych produktów do tysięcy restauracji, hoteli oraz firm cateringowych w całym kraju zajmuje się rozbudowana sieć dystrybucyjna i siatka regionalnych oddziałów, znajdujących się w głównych miastach Polski.

Impulsem do poszukiwania nowego rozwiązania informatycznego w Chefs Culinar były dwa główne wyzwania.

Wyzwanie 1 – przejęcie prowadzenia księgowości i obsługi kadrowo-płacowej od zewnętrznego centrum rozliczeń

Chefs Culinar, która wcześniej korzystała z outsourcingu usług kadrowo-płacowych i księgowych postanowiła stworzyć własny dział HR oraz dział finansowo-księgowy. Miały one przejąć skomplikowaną obsługę finansowo-księgową oraz kadrowo-płacową spółki.

W związku z tym firma rozpoczęła poszukiwania nowoczesnego systemu ERP, który posiadałby moduły kadrowo-płacowe i finansowo-księgowe, a do tego był zawsze zgodny z przepisami. Nowy system musiał także umożliwić pracę zdalną czy akceptowanie dokumentów pracownikom rozproszonym w różnych lokalizacjach.

Wyzwanie 2 – automatyzacja procesów sprzedażowo-magazynowych oraz wdrożenie scentralizowanej kontroli księgowej

Żeby wprowadzić daleko idącą automatyzację procesów konieczna była integracja nowo-wdrożonych rozwiązań informatycznych z posiadanymi już systemami korporacyjnymi, z których Grupa CITTI oraz Chefs Culinar korzystają na co dzień.

Rozwiązanie – wdrożenie enova365 i integracja z systemami typu line-of-business Chefs Culinar

Zespół Chefs Culinar wybrał system ERP enova365, a jego wdrożenie powierzył firmie KOMAKO, która jest Autoryzowanym Partnerem firmy Soneta – producenta enova365.

Obejmowało ono 5 następujących obszarów.

1. Kadry i płace

Zespół KOMAKO przeprowadził migrację wszystkich danych kadrowych i płacowych z poprzedniego systemu kadrowego używanego przez zewnętrzne centrum rozliczeń, które obsługiwało Chefs Culinar.

Następnie, wraz z zespołem klienta firma wdrożeniowa przeprowadziła analizę potrzeb i skonfigurowała moduł Kadry i płace enova365 oraz uruchomiła rozliczenia płacowe, obejmujące cały rok podatkowy i kilkuset pracowników firmy. W kolejnym roku wdrożono również pulpity pracownicze enova365, które umożliwiają m.in. samoobsługę pracowniczą.

2. Księgowość

Konsultanci z KOMAKO zaprojektowali nowe ewidencje księgowe, zastępując dotychczasowe, prowadzone przez biuro księgowe i wsparli proces identyfikacji potrzeb związanych z opisem zdarzeń gospodarczych oraz przejściem na nowy system księgowy.

Następnie wdrożyli moduł Księga Handlowa enova365, co umożliwiło pełną ewidencję dokumentów na potrzeby sprawozdawczości w JPK oraz rachunkowości i zarządzania finansami.

Wdrożono także mechanizmy controllingu operacyjnego kosztów, oparte na mapie wymiarów finansowych oraz zautomatyzowano decyzje o księgowaniach z wykorzystaniem matryc księgowych.

3. Integracja systemu enova365 i systemów line-of-business Chefs Culinar

Aby zapewnić dopasowanie korporacyjnych systemów operacyjnych klienta do dynamicznie zmieniających się polskich przepisów prawnych, zaprojektowano kompleksową, dwukierunkową i automatyczną integrację tych systemów z modułem enova365 Handel.

Integracja, oprócz kwestii technologicznych, wymagała zdefiniowania mechanizmów integratora oraz uporządkowania danych w celu:

• dopasowania do wymagań Jednolitego Pliku Kontrolnego,

• uzgodnienie struktur danych JSON do wygenerowania dokumentów w module enova365 Handel,

• ujednolicenia danych.

4. Akceptacja dokumentów

Zaprojektowano i wdrożono automatyczny proces akceptacji dokumentów kosztowych, który jest szybszy niż dotychczasowy i pozbawiony błędów. W tym celu opracowano wielopoziomową strukturę akceptacji, dopasowaną do potrzeb Chefs Culinar. Efekt? Pracownicy mogą akceptować dokumenty z każdego miejsca, korzystając z wygodnego przeglądarkowego interfejsu użytkownika. Wykorzystano do tego moduł Workflow enova365.

5. Windykacja należności

Po pomyślnym zakończeniu wcześniejszych etapów wdrożenia oraz kilku miesiącach efektywnej pracy, strony zdecydowały się na rozszerzenie systemu o moduł enova365 Windykacja. Pozwala on na zdefiniowanie własnych procedur windykacyjnych oraz automatyzację niektórych związanych z tym działań.

Efekty – automatyzacja kadr i płac oraz procesów sprzedażowo-magazynowych

Wdrożenie enova365 w Chefs Culinar w pełni zrealizowało stawiane przed nim cele.

Chefs Culinar przejął na czas prowadzenie kadr i obowiązki księgowe od zewnętrznej firmy.

Zgodnie z założeniami projektu udało się zautomatyzować tysiące wykonywanych co miesiąc w firmie operacji, co pozwoliło oszczędzić czas i wyeliminować błędy.

Po wdrożeniu automatycznie przebiegają, między innymi, następujące procesy:

• naliczanie płac,
• rozliczanie czasu pracy,
• akceptacja dokumentów kosztowych,
• księgowanie poprzez klasyfikację dokumentów na etapie rejestrujących dokumenty kosztowe przepływów pracy,
• raportowanie – można prowadzić analizy finansowe wg kluczowych parametrów,
• wymiana dokumentów handlowych między systemami.

Tak korzyści, odniesione przez Chefs Culinar podsumowuje Lucyna Lütje, Prezes Zarządu.

Z perspektywy już kilku lat użytkowania enova365 potwierdzam, że zakup i wdrożenie nowego systemu to była bardzo dobra decyzja. enova365 kompleksowo wspiera naszą firmę w obszarze handlowym, księgowym oraz kadrowo-płacowym.

System od strony producenta jest na bieżąco aktualizowany i dostosowywany do przepisów prawa, cały czas jest rozwijany i pojawiają się nowe funkcjonalności. Jest elastyczny i ma bardzo duże możliwości adaptacyjne, ma wiele ustawień dedykowanych pod potrzeby naszej firmy. Został zintegrowany z zewnętrznym systemem magazynowym używanym przez spółkę. Firma KOMAKO to zespół profesjonalistów z bardzo dużą wiedzą merytoryczną i programistyczną, zespół ludzi z pasją, którzy na bieżąco udzielają naszej firmie wsparcia i opieki serwisowej.

Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.