Raportowanie luki płacowej to jeden z obowiązków, z którym w najbliższym czasie będą musieli się zmierzyć przedsiębiorcy. Jest to związane z wdrażaniem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie przejrzystości wynagrodzeń. Choć dyrektywa wymaga jeszcze implementacji do prawa krajowego, kierunek zmian jest już znany, więc warto się wcześniej przygotować.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- na jakim etapie jest implementacja dyrektywy o jawności wynagrodzeń w Polsce,
- od kiedy obowiązek raportowania luki płacowej,
- jak raportować lukę płacową,
- jakie informacje powinny się znaleźć w raporcie luki płacowej,
- kiedy wynagrodzenia należy oceniać wspólnie z przedstawicielami pracowników,
- jakie jeszcze nowe obowiązki zyskają pracodawcy,
- jakie będą konsekwencje braku raportu luki płacowej,
- jak się przygotować do raportowania luki płacowej?
Raportowanie luki płacowej – podstawa prawna
Zacznijmy od tego, że Polska jest zobowiązana do zapewnienia zgodności krajowych regulacji z zapisami Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie przejrzystości wynagrodzeń, nie później niż 7 czerwca 2026 r.
Projekt ustawy, wdrażającej dyrektywę, nazywaną też dyrektywą w sprawie jawności wynagrodzeń lub dyrektywą w sprawie luki płacowej, został przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Jest on obecnie w fazie konsultacji społecznych.
Harmonogram i częstotliwość raportowania luki płacowej
Wspomniany wyżej projekt przepisów dotyczący raportowania luki płacowej w Polsce zakłada nowe obowiązki dla pracodawców już od czerwca 2026 r.
To, w jakim terminie pracodawca będzie zobowiązany do rozpoczęcia raportowania zależy od liczby zatrudnionych osób.
Przede wszystkim, obowiązek raportowania luki płacowej dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób. Warto jednak wiedzieć, że firmy zatrudniające mniej pracowników także mogą dobrowolnie raportować różnice w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn.
Organizacje zatrudniające od 100 do 149 pracowników będą musiały złożyć pierwsze raporty dopiero w terminie do 7 czerwca 2031 r. z danymi z poprzedniego roku kalendarzowego.
Harmonogram i częstotliwość raportowania luki płacowej przedstawia poniższa tabela.
| Liczba pracowników | Obowiązek raportowania | Częstotliwość raportowania | Od kiedy |
|---|---|---|---|
| 250 i więcej | Tak | Co roku | od 2027 r. |
| 150–249 | Tak | Co 3 lata | od 2027 r. |
| 100–149 | Tak | Co 3 lata | od 2031 r. |
| 99 i mniej | Nie (można raportować dobrowolnie) | – | – |
Podsumowując, pierwsze sprawozdania będą składane w terminie do 7 czerwca 2027 r. i zawierać będą dane za okres od 7 czerwca 2026 do 31 grudnia 2026 r. Następne sprawozdania będą już obejmować cały rok kalendarzowy.
Jeśli pracodawca nie przekaże danych wynikających z nowej ustawy na czas, organ monitorujący poprosi go o ich szybkie uzupełnienie. Chodzi przy tym o informacje dotyczące poprzedniego roku kalendarzowego.
Warto przy tym pamiętać, że brak obowiązku raportowania nie zwalnia z zasady równego wynagradzania. Pracodawcy objęci obowiązkiem raportowania muszą być przygotowani nie tylko na samo sporządzenie sprawozdania, ale też na dalsze działania, jeśli raport wykaże istotną lukę płacową.
Jak składać sprawozdanie o luce płacowej?
Samo sprawozdanie będzie składane online. Będzie można to zrobić za pośrednictwem specjalnego narzędzia informatycznego przygotowanego przez prezesa GUS i udostępnionego przez organ monitorujący we współpracy z Głównym Urzędem Statystycznym.
Zakres raportowania luki płacowej
Raportowanie luki płacowej nie sprowadza się do podania jednej liczby dotyczącej równości wynagrodzeń ze względu na płeć. Projekt ustawy wyraźnie rozszerza zakres danych, które pracodawca będzie musiał zebrać, przeanalizować i przekazać do GUS.
W raporcie powinny znaleźć się w szczególności informacje dotyczące:
- różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn – zarówno w ujęciu średnim, jak i mediany,
- wynagrodzeń zmiennych, takich jak premie, nagrody czy bonusy,
- struktury wynagrodzeń w firmie, z podziałem na kwartyle płacowe,
- kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości, a nie tylko stanowisk z nazwy,
- proporcji kobiet i mężczyzn w poszczególnych grupach pracowników.
Raport ma pokazywać nie tylko to, czy luka płacowa istnieje, ale gdzie dokładnie powstaje. Dlatego tak istotne jest prawidłowe przypisanie pracowników do kategorii oraz wcześniejsza, rzetelna ocena wartości pracy.
Co ważne, dane wykazane w raporcie nie pozostaną wyłącznie wewnętrzną informacją pracodawcy. Część z nich będzie:
- udostępniana pracownikom,
- przekazywana właściwym instytucjom,
- a w określonym zakresie – również upubliczniana.
W praktyce oznacza to, że raport z luki płacowej stanie się jednym z ważniejszych dokumentów pokazujących, jak faktycznie działa system wynagradzania w firmie.
Wspólna ocena wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników
W określonych sytuacjach projekt ustawy nakłada na pracodawcę dodatkowy, znacznie bardziej angażujący obowiązek, jakim jest przeprowadzenie wspólnej oceny wynagrodzeń razem z przedstawicielami pracowników.
Do takiej oceny trzeba przystąpić, gdy łącznie spełnione są dwa warunki.
- Luka płacowa wynosi co najmniej 5%.
- Brak uzasadnienia luki płacowej oraz brak działań korygujących.
Obowiązek wspólnej oceny może pojawić się wtedy, gdy raport wykaże, że w jakiejkolwiek kategorii pracownikówróżnica w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn wynosi ponad 5%.
Co ważne, nie chodzi o średnią dla całej firmy. Wystarczy, że próg 5% zostanie przekroczony choćby w jednej grupie stanowisk lub rodzaju pracy, aby uruchomić dalsze obowiązki.
Natomiast sama luka płacowa nie przesądza jeszcze o naruszeniu przepisów. Istotne jest to, czy pracodawca potrafi wykazać obiektywne, neutralne płciowo przyczyny różnic w wynagrodzeniach. Może to być np. różny zakres odpowiedzialności, doświadczenie czy kwalifikacje.
Jeśli pracodawca nie jest w stanie przedstawić obiektywnego uzasadnienia różnicy w wynagrodzeniach, to ma obowiązek podjąć skuteczne działania zaradcze. Termin przewidziany na to w ustawie wynosi 6 miesięcy od dnia przekazania sprawozdania z luki płacowej. To pokazuje jak ważne jest przygotowanie analizy luki płacowej przed terminem, który wskazują nowe przepisy.
Dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń a nowe obowiązki dla pracodawców
Raportowanie luki płacowej to tylko jeden z elementów zmian. Dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń wprowadza również nowe obowiązki, które wpływają na umowy o pracę, proces rekrutacji oraz relacje z pracownikami.
- Koniec klauzul dotyczących poufności wynagrodzeń
Jedną ze zmian jest koniec klauzul dotyczących poufności wysokości wynagrodzenia. Pracodawcy nie będą mogli zakazywać pracownikom ujawniania informacji o wysokości ich wynagrodzenia. Oznacza to, że zapisy w umowach o pracę i regulaminach zakazujące rozmów o pensjach staną się nieskuteczne.
Dodatkowo pracownicy będą mogli swobodnie porównywać wynagrodzenia, również w kontekście równego traktowania kobiet i mężczyzn. Dla wielu firm będzie to oznaczać ogromną zmianę kultury organizacyjnej, a nie tylko korektę firmowych regulaminów.
- Widełki płacowe już na etapie rekrutacji
Przepisy już teraz nakładają obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu jeszcze przed zatrudnieniem. Jak informowaliśmy w artykule: jawność wynagrodzeń – od kiedy wchodzi w życie od grudnia 2025 r. pracodawca musi przekazać początkową wysokość wynagrodzenia albo przedział płacowy przewidziany na danym stanowisku na etapie rekrutacji.
- Pracownicy z prawem do informacji o wynagrodzeniach
Na wniosek będą mogli otrzymać dane dotyczące ich indywidualnego wynagrodzenia, a także informacje o średnich poziomach wynagrodzeń w porównywalnych grupach, z podziałem na płeć. Pracodawca nie będzie mógł odmówić przekazania takich informacji, a pracownik może wystąpić o takie dane osobiście albo za pośrednictwem zakładowej organizacji związkowej lub organu do spraw równości.
- Wskaźniki luki płacowej na stronie internetowej pracodawcy
Wybrane informacje dotyczące wynagrodzeń, w szczególności dane zbiorcze, takie jak wskaźniki luki płacowej, będą musiały zostać udostępnione publicznie, np. na stronie internetowej pracodawcy. To oznacza, że dane te mogą być analizowane nie tylko przez pracowników, ale również przez kontrahentów, kandydatów czy opinię publiczną. Dodatkowo przejrzystość wynagrodzeń stanie się elementem wizerunku pracodawcy, a nie wyłącznie obowiązkiem formalnym.
Jakie będą konsekwencje braku raportowania luki płacowej?
Projekt ustawy wymienia 10 sytuacji, w których pracodawca naraża się na sankcje. Pracodawca może zostać ukarany, jeżeli:
- Nie przekaże wymaganych informacji odpowiednim podmiotom lub instytucjom.
- Nie przygotuje raportu dotyczącego luki płacowej, mimo że ciąży na nim taki obowiązek.
- Zakaże pracownikom ujawniania wysokości wynagrodzenia, np. poprzez zapisy w umowie o pracę lub regulaminach.
- Nie odpowie na wniosek pracownika o dane dotyczące równego wynagradzania, mimo że pracownik ma do tego prawo.
- Nie oceni wartości stanowisk pracy lub rodzaju pracy, czyli nie sprawdzi, czy porównywane stanowiska faktycznie mają podobną wartość.
- Nie zapewni pracownikom jasnych informacji o zasadach ustalania wynagrodzeń, w tym kryteriach podwyżek i awansów.
- Odmówi pracownikowi informacji o jego wynagrodzeniu oraz o średnich zarobkach w danej grupie – zwłaszcza w podziale na płeć.
- Nie poinformuje pracowników o wynikach wspólnej oceny, pozostawiając ich bez wiedzy o skali problemu.
- Nie wdroży działań naprawczych, nawet gdy luka płacowa jest wyraźna i nie ma obiektywnego uzasadnienia.
- Nie przeprowadzi wspólnej oceny wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników, mimo że raport wykazał istotne różnice płacowe.
Za powyższe wykroczenia przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną w wysokości od 3 000 zł do 50 000 zł.
Odpowiedzialność odszkodowawcza i zasada równego traktowania obowiązuje już teraz, na podstawie Kodeksu pracy. Przypominamy jednak, że sankcje związane z raportowaniem luki płacowej, obowiązkami informacyjnymi i wspólną oceną wynagrodzeń wejdą w życie dopiero po wdrożeniu dyrektywy do prawa krajowego. Państwa członkowskie, w tym Polska, mają czas na implementację przepisów do 7 czerwca 2026 r.
Jak się przygotować do raportowania luki płacowej?
Po pierwsze, ustal obiektywne kryteria wynagradzania i przygotuj się do raportowania różnic płacowych, zapoznając się z zasadami raportowania. Wskaż też osoby odpowiedzialne za przygotowanie takich sprawozdań.
W wypełnieniu nowych obowiązków pomoże Ci też system ERP enova365 – moduł Kadry Płace i HR, który jest zawsze zgodny z polskimi przepisami kadrowo-płacowymi, dlatego możesz mieć pewność, że wraz z uchwalaniem nowych regulacji zmiany, które ułatwią Ci pracę, będą pojawiać się w systemie. Ułatwi to ich wdrożenie w firmie.
