Jawność umów to kolejny punkt zwrotny w transparentności działania państwa. Centralny Rejestr Umów (CRU) ma stać się miejscem, gdzie każdy obywatel będzie mógł sprawdzić, za co i na jakich warunkach instytucje publiczne zawierają kontrakty. Zmiany, które nadchodzą, nie są kosmetyczne – dla wielu jednostek sektora finansów publicznych oznaczają nowe obowiązki, nowe raporty i nową rzeczywistość prawną.
Z tego artykułu dowiesz się:
- co to jest Centralny Rejestr Umów (CRU JSFP) i jakie jednostki obejmuje,
- jaki jest harmonogram wdrażania przepisów oraz kiedy obowiązek wejdzie w życie,
- jakie umowy i jakie dane będą trafiać do rejestru,
- czy każda umowa będzie podlegała rejestracji — jakie są wyjątki,
- jak moduł Workflow/DMS w enova365 będzie wspierać CRU JSFP od momentu wejścia przepisów.
Co to jest CRU JSFP i kogo dotyczy?
Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP, często skrót: CRU) to publiczny system teleinformatyczny, którego celem jest udostępnianie informacji o umowach zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych.
Do jakich podmiotów to się odnosi?
Wszystkie jednostki sektora finansów publicznych, zgodnie z art. 9 ustawy o finansach publicznych – urzędy centralne i rządowe, jednostki nadzorowane przez ministerstwa, urzędy wojewódzkie, samorząd terytorialny (gminy, powiaty, województwa), ich jednostki organizacyjne, instytucje kultury, szkoły itp.
Obowiązek dotyczy umów zawartych przez te jednostki, stanowiących zamówienie publiczne w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, opiewających na pewną wartość progową.
Harmonogram wejścia w życie CRU JSFP
Zmiany wdrażane będą etapami, tak by jednostki miały czas na dostosowanie.
Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek udostępniania i aktualizacji zawartych umów do Centralnego Rejestru Umów obejmie jednostki administracji rządowej. Będą to między innymi ministerstwa, urzędy centralne, urzędy wojewódzkie oraz jednostki nadzorowane przez ministrów.
Następnie, od 1 lipca 2027 roku, obowiązek zostanie rozszerzony na jednostki samorządu terytorialnego – gminy, powiaty i województwa – a także ich jednostki organizacyjne oraz związki metropolitalne.
Z kolei od 1 stycznia 2028 roku do CRU będą musiały się dostosować pozostałe podmioty sektora finansów publicznych. Dotyczy to między innymi szkół, uczelni, jednostek ochrony zdrowia, instytucji kultury oraz funduszy celowych.
Co będzie trafiało do rejestru?
Do CRU JSFP będą wprowadzane informacje o umowach, które spełniają określone warunki:
- Umowy zawarte w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej lub innej kwalifikowanej formie.
- Umowy, których przedmiot wartościowy przekracza kwotę progową – obecnie projektowane propozycje mówią o 10 000 zł. Brana pod uwagę jest wartość netto umowy, bez VAT.
- Dla umów zawartych na czas nieokreślony przyjmowana jest wartość odpowiadająca okresowi 48 miesięcy.
- Wpisy muszą zawierać: numer umowy (jeśli nadano), datę zawarcia, okres obowiązywania, strony umowy, przedmiot umowy, wartość, tryb zawarcia umowy, ewentualnie inne istotne dane określone przez przepisy.
Czy każda umowa będzie podlegała rejestracji?
Nie. Nowe przepisy przewidują wyjątki i ograniczenia:
- umowy, których wartość nie przekracza progów określonych w przepisach (np. 10 000 zł) mogą być wyłączone z obowiązku;
- umowy zawierające informacje chronione – np. tajemnice prawnie chronione, dane wrażliwe, informacje wyłączone przez prawo – nie będą ujawniane w treści umów lub będą podlegały ograniczeniom dostępu.
enova365 będzie wspierać Centralny Rejestr Umów od początku jego obowiązywania.
Dobra wiadomość dla użytkowników enova365: system zostanie wyposażony w funkcje umożliwiające obsługę CRU JSFP.
Co to oznacza w praktyce:
→ Umowy rejestrowane w strukturze systemu będą zgodne z wymogami CRU – do ich przygotowania wymagane będzie wprowadzenie danych wymaganych przez przepisy (numer umowy, strony, przedmiot, okres, tryb).
→ Mechanizmy Workflow wspierają komunikację systemu enova365 z Centralnym Rejestrem Umów: przypomnienia o konieczności przesłania, zatwierdzanie, wysyłka, aktualizacja monitorowanie, kto i kiedy wprowadził dane do CRU — by spełnić obowiązek bez błędów i bez opóźnień.
→ System ERP enova365 pozwala przechowywać dokumenty umów w zabezpieczony sposób, z wersjonowaniem i kontrolą dostępu, tak by wymagane informacje były gotowe do udostępnienia w rejestrze.
Centralny Rejestr Umów JSFP to przełom w transparentności sektora publicznego. Obowiązek rejestracji umów stanie się realnością od 1 stycznia 2027 r. dla administracji rządowej, od 1 lipca 2027 r. dla JST, a od 1 stycznia 2028 r. dla wszystkich pozostałych jednostek sektora finansów publicznych. Nowe przepisy stawiają wymogi – jednak dzięki odpowiednim procesom i wsparciu technologicznemu systemu ERP enova365 jednostki mogą wejść w nową rzeczywistość przygotowane.
Bibliografia:
https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12395951/katalog/13117532#13117532
