Każda firma zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych musi posiadać plan kont. Dowiedz się, jakie wymagania musi on spełniać, kiedy trzeba go utworzyć i czy można go zmienić. Zobacz, jak przy tworzeniu i modyfikacji planów kont klientów może pomóc księgowym z biura rachunkowego enova365.
Spis treści:
- Co to jest plan kont?
- Znaczenie planu kont w rachunkowości
- Dobre praktyki w tworzeniu i zarządzaniu planem kont
- Plany kont w enova365
Najważniejsze informacje
- Każda jednostka zobowiązana do prowadzenia pełnej rachunkowości musi mieć plan kont.
- Firmy mogą według uznania dostosowywać plan kont do swoich potrzeb. Wyjątkiem jest jednolity plan kont dla jednostek budżetowych, który jest ustalany przez Ministra Finansów.
- Zakładowy plan kont jest częścią zasad (polityki) rachunkowości.
- Plan kont to coś więcej niż tylko lista kont księgowych.
- Przygotowanie planu kont ułatwia program enova365.
Co to jest plan kont?
Ważną częścią polityki rachunkowości jest plan kont. Powinien być on dostosowany do specyfiki danej jednostki. Ustalenia, które zawiera w sobie plan kont, pozwalają na prawidłowe zaksięgowanie poszczególnych operacji gospodarczych. W oparciu o takie dane można podejmować racjonalne decyzje dotyczące rozwoju firmy.
Plan kont obejmuje:
- wykaz kont księgi głównej,
- przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń,
- zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych,
- powiązania ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej.
Często w uproszczeniu podaje się, że plan kont to lista kont księgowych. Jednak powyższy wykaz świadczy o tym, że lista kont to tylko jeden z elementów obowiązkowego planu kont.
Oprócz samego zestawienia poszczególnych kont taki dokument powinien również zawierać opis tego, w jaki sposób dokonywać zapisów na kontach księgowych, a to ma już bezpośredni wpływ na ustalenie wyniku finansowego danej jednostki.
Istotne jest też to, że chociaż dana firma może posiadać różne rachunki bankowe, to jednak bankowy plan kont nie wpływa na politykę rachunkowości. Warto jednak pamiętać, że każdy rachunek bankowy powinien być powiązany z osobnym kontem księgowym. Nie można też zapomnieć o zgłoszeniu wszystkich kont bankowych do właściwego urzędu skarbowego i ZUS.
Znaczenie planu kont w rachunkowości
Plan kont powstał, żeby ułatwiać porównywanie danych księgowych, pochodzących z różnych firm. Pierwsze tego typu plany pojawiły się w Europie już pod koniec XIX wieku. W Polsce takie rozwiązanie zostało przyjęte dopiero po drugiej wojnie światowej. W tym czasie wprowadzono jednolity plan kont dla przedsiębiorstw przemysłowych oraz ramowe plany kont dla jednostek różnych typów.
Ze względu na specyfikę poszczególnych przedsiębiorstw niezbędne było wprowadzenie rozwiązań, które wyszłyby naprzeciw oczekiwań, jakie miała nowoczesna księgowość. Plan kont miał być narzędziem, które ułatwi nie tylko pracę w księgowości, ale również podejmowanie decyzji na podstawie danych ekonomicznych przedsiębiorstwa.
Dlatego firmy mogą według uznania dostosowywać zakładowy plan kont do swoich potrzeb. Wyjątek stanowi jednolity plan kont dla jednostek budżetowych, który musi być zgodny z planem kont podanym w rozporządzeniu Ministra Finansów.
Dobre praktyki w tworzeniu i zarządzaniu planem kont
Zarządzanie firmą w sporej mierze opiera się na danych, które przekazuje księgowość. Plan kont jest jednym z elementów, które sprawiają, że takie dane są rzetelne i dokładne. Jednak aby tak było, trzeba dostosować plan kont do potrzeb firmy. Można wyróżnić 4 obszary, które wpływają na ostateczny kształt planu kont:
- obowiązki wynikające z ustawy o rachunkowości,
- sprawozdania statystyczne,
- potrzeby zarządu,
- ochrona majątku.
Obowiązki informacyjne wynikają wprost z przepisów prawa. Jest to chociażby wzór sprawozdania finansowego, który zależy od wielkości firmy. Jednostki mikro i małe mają nałożone mniejsze wymagania dotyczące sprawozdawczości finansowej. Ma to przełożenie na konta, które będą potrzebne w czasie sporządzania takiej dokumentacji.
Natomiast w odniesieniu do potrzeb zarządu w grę może wchodzić specyfika przedsiębiorstwa. To, jakie konta będą potrzebne zależy od wielkości i struktury firmy. Może zaistnieć konieczność wydzielenia kont analitycznych dotyczących oddziałów firmy lub poszczególnych działów wewnątrz przedsiębiorstwa.
Pewną podpowiedzią w tworzeniu odpowiedniej struktury kont może być bankowy plan kont. Zdarza się, że firmy mają różne rachunki bankowe przeznaczone na wpływy z różnych rodzajów działalności. W takim wypadku warto to odzwierciedlić w zakładowym planie kont.
Czytaj także: Jak usprawnić księgowanie dokumentów z enova365?
Plany kont w enova365
Decydując się na pracę w systemie enova365 w module Księgowość masz od razu do dyspozycji gotowy plan kont. Przygotowane są wzorce planów kont dla firm handlowych, handlowo-usługowych oraz firm produkcyjnych.
Gotowy plan kont można oczywiście dostosować do zasad rachunkowości obowiązujących w firmie, której księgowość zamierzasz prowadzić. Musisz jednak pamiętać, że zmian na konkretnym koncie możesz dokonać jedynie wtedy, gdy nie ma na nim żadnych zapisów. Jakiekolwiek księgowania na koncie uniemożliwią jego usunięcie.
Zwróć też uwagę na to, że plan kont w enova365 jest wielopoziomowy, dzięki czemu możesz stworzyć szczegółowo rozbudowaną analitykę. Maksymalna długość symbolu konta analitycznego to 50 znaków, o ile konfiguracja analityki oparta jest o identyfikator, taki jak np. nazwa kontrahenta, numer rejestracyjny pojazdu, czy dane konkretnego pracownika.
Przykładowy plan kont umieszczony w programie pozwala na dodawanie do niego lub usuwanie kont. Możesz też zmieniać parametry poszczególnych kont księgowych. Ta opcja jest szczególnie pomocna dla biur rachunkowych. Dzięki temu możesz w łatwy sposób tworzyć plany kont dla obsługiwanych przedsiębiorców.
Zbiorcze zakładanie planów kont dla wielu klientów
Biura rachunkowe często specjalizują się w obsłudze klientów z wybranej branży. Dzięki temu lepiej znają specyfikę takich przedsiębiorstw. W tej sytuacji sprawdzi się zbiorcze zakładanie planów kont dla wielu firm na raz. Takie rozwiązanie dostarcza enova365, dzięki modułowi Praca na wielu bazach.
Czytaj także: Obsługa wielu klientów biura rachunkowego czyli praca z wieloma bazami danych
Kopiowanie danych z systemów zewnętrznych
Plan kont, który można założyć dla wielu obsługiwanych przedsiębiorców, to tylko jedna z możliwości, jaką zapewnia Program księgowy dla Biur Rachunkowych enova365. Inne przydatne funkcjonalności to możliwość kopiowania danych z systemów zewnętrznych. Jest to szczególnie przydatne przy przejmowaniu klientów z innych biur rachunkowych. Ta funkcja pozwala na skopiowanie nie tylko planów kont, ale również danych kontrahentów czy też informacji o nierozliczonych rozrachunkach.
Po przejęciu klienta pomocne może być również masowe dodawanie kont. W tym wypadku oprócz stworzenia nowego konta księgowego można od razu dodać schematy księgowe, które z pewnością ułatwią pracę.
Tworzenie nowego planu kont w enova365 krok po kroku
Zakładanie nowego planu kont w enova365 jest możliwe, dzięki następującym krokom:
- wejdź do modułu Księgowość,
- wybierz zakładkę Plany kont,
- kliknij „Dodaj nowy plan kont”,
- wybierz gotowy szablon (firma handlowa, handlowo-usługowa, produkcyjna),
- dostosuj plan kont do swoich potrzeb.
Analitykę można rozbudowywać na dwa sposoby: korzystając z wielopoziomowej struktury kont z cechami analitycznymi lub budując analitykę w oparciu o słowniki indywidualne.
Pierwszy sposób daje możliwość tworzenia rozbudowanych analityk. Takie podejście pozwala na dużą elastyczność. Dzięki temu można nie tylko grupować konta według poziomów analitycznych, ale też dzielić przychody i koszty według różnych kryteriów. Mogą to być kryteria, takie jak np. komórka, obiekt, rodzaj działalności, produkt, projekt itp.
To rozwiązanie sprawdza się zarówno w małych i średnich firmach, które mają standardowe podejście do planu kont, jak i w przypadku dużych podmiotów, które potrzebują bardzo rozbudowanej analityki. W enova365 można tworzyć nawet takie plany kont, które zawierają ponad milion pozycji!
Drugim sposobem jest stworzenie analityki na potrzeby kontrolingu w oparciu o słowniki indywidualne dostępne w enova365. Takie słowniki niekoniecznie muszą przybrać postać segmentu konta, co znacząco ogranicza liczbę kont w planie kont danej firmy.
Jak zbudować analitykę kont kosztowych i przychodowych?
Konta analityczne buduje się od ogółu do szczegółu. Dzięki temu łatwiej jest grupować dane wynikające z zapisów na kontach księgowych.
Mogą one przykładowo zawierać nazwy wydziałów lub oddziałów firmy, reprezentowane przez cyfry, np. 01, 02, 03 itd. lub skróty literowe, np. WAW, GDA, POZ, KRK. Kolejnym poziomem mogą być numery konkretnych zamówień, numery lub nazwy kontrahentów czy też rozgraniczenie na koszty oraz przychody podatkowe i niepodatkowe.
W przypadku kosztów podatkowych i niepodatkowych można zastosować cyfry lub litery, np. 1 i 0 lub KUP i NKUP albo P i NP. Litery P i N można też wykorzystać do oznaczenia jednostek powiązanych i niepowiązanych lub skorzystać z cyfr 1 i 2.
Przykładowa struktura kont analitycznych:
702-P-GDA-25001-01-1
702-N-WAW-25002-02-1
402-P-KRK-25003-05-KUP
401-N-POZ-25004-01-NKUP
Przykładowo 702 to sprzedaż usług, P na rzecz jednostek powiązanych, GDA oddział w Gdańsku, 25001 zamówienie 1 z 2025 roku, 01 określenie rodzaju usługi, np. usługi marketingowe, 1 przychody podatkowe.
N może oznaczać jednostki niepowiązane, WAW oddział w Warszawie, 25002 zamówienie nr 2 z 2025 roku, 02 typ usługi, np. usługi konsultingowe.
W przypadku kosztów konto 402 może oznaczać zakup usług obcych, KRK odział w Krakowie, 25003 oznacza, że ten zakup jest związany z zamówieniem nr 3 z 2025 roku, kolejny segment 05 określa rodzaj kupowanej usługi, a KUP wskazuje, że jest to koszt podatkowy.
Taka analityka może być jeszcze bardziej rozbudowana o kolejne segmenty konta. Możesz też skorzystać z opcji kopiowania planu kont z innej firmy. Daje to ogromną oszczędność czasu przy obsłudze wielu klientów.
Korzyści z wykorzystania gotowych planów kont
Do skorzystania z gotowego planu kont wystarczy założyć nową bazę danych pozbawioną danych demonstracyjnych. W menu Plik trzeba wybrać opcję Importuj zapisy, a następnie zaznaczyć z pliku XML. Do poprawnego wykonania tej czynności należy wybrać ścieżkę dostępu do miejsca, w którym jest zainstalowany program enova365. Jeśli plan wczyta się poprawnie, to program potwierdzi to stosownym komunikatem.
Taki sposób działania przełoży się na oszczędność czasu przy tworzeniu planu kont. Dodatkową zaletą jest to, że wzorcowy plan kont jest przemyślaną konstrukcją sprawdzoną przez wielu klientów. Dzięki temu ewidencja księgowa będzie zgodna z obowiązującymi przepisami. To spora zaleta, która przyda się przy przetwarzaniu danych księgowych m.in. w celu ustalania wyniku finansowego jednostki. Oczywiście możesz też do programu wprowadzić własny plan kont. Jest to możliwe poprzez utworzenie poszczególnych kont lub przez import z arkusza Excel.
Podsumowanie
Przygotowanie planu kont nie musi być wyzwaniem. Dzięki rozwiązaniom, które znajdziesz w Programie księgowym dla biur rachunkowych od enova365, stworzenie nowego planu kont będzie prostsze niż myślisz. Już dziś umów się na bezpłatną prezentację, a dowiesz się, co jeszcze możesz zyskać korzystając z systemu enova365.
Bibliografia:
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
- https://www.gov.pl/web/finanse/miedzynarodowe-standardy-rachunkowosci
- T. Kiziukiewicz, K. Sawicki, Rachunkowość mikro i małych przedsiębiorstw, PWE, Warszawa 2016
- W. Brzezin, Ogólna teoria rachunkowości, Wydawnictwo Politechniki Częstochowskiej, Częstochowa 1998
- Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 4 listopada 2022 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o rachunkowości
- Obwieszczenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2020 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej
