Zarządzanie procesami biznesowymi wymaga narzędzi, które wykraczają daleko poza tradycyjne arkusze kalkulacyjne. Dobrze wdrożony system ERP pozwala firmie nie tylko przetrwać, ale i skalować działalność na wielu kanałach sprzedaży. O wyzwaniach związanych z zarządzaniem e-commercem oraz roli zaawansowanych systemów ERP opowiedział w wideocast’cie “E-commerce bez tajemnic” magazynu “E-commerce w Praktyce” Rafał Owsianik, Kierownik Projektu Handel enova365.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- dlaczego nie warto polegać na Excelu, zarządzając e-commercem,
- kiedy system ERP staje się koniecznością,
- w jaki sposób modułowe systemy ERP zaspokają potrzeby biznesów każdej wielkości,
- jakie korzyści daje integracja systemu ERP z BaseLinkerem,
- co to jest synchronizacja przyrostowa i w jaki sposób oszczędza zasoby,
- jak automatyzacja zmienia rolę pracowników,
- jak wybrać system ERP i partnera wdrożeniowego.
Od „Pana Excela” do zintegrowanego systemu
Dla firm dopiero rozpoczynających działalność (tzw. „garażowych”), które opierają się na pojedynczym kanale sprzedaży (np. Allegro), arkusze kalkulacyjne mogą początkowo wydawać się wystarczające. Jednak, jak ostrzega Rafał Owsianik, systemy oparte na Excelu szybko osiągają granice swojej użyteczności, gdy biznes zaczyna rosnąć.
Poleganie na arkuszach jest ryzykowne, ponieważ tylko ich autor wie, co się w nich tak naprawdę dzieje. Co więcej, w e-commerce niezastąpiona jest pełna możliwość śledzenia (traceability) drogi produktu: od przyjęcia, przez wydanie (np. z numerem partii), aż po ewentualną reklamację. Odnajdywanie tych informacji w wielu arkuszach byłoby katorgą.
Kiedy ERP staje się koniecznością?
ERP przestaje być opcją, a staje się niezwykle potrzebnym narzędziem w przypadku „pełnego e-commerce”. Co to dokładnie oznacza? Pełny e-commerce charakteryzuje się istotnymi cechami:
- zamówienia napływają 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu;
- firma posiada i zarządza kilkoma kanałami sprzedaży ( np. własny sklep, Allegro, Amazon);
- zarządzanie odbywa się w oparciu o kilka magazynów (lub oddziałów).
W e-commerce dynamika jest kluczowa, ponieważ platformy sprzedażowe pozycjonują sklepy na podstawie szybkości realizacji zamówień. System ERP pomaga w automatyzacji procesów magazynowych oraz krytycznej synchronizacji stanów magazynowych. Może więc realnie wpływać na przyszłość biznesu.
Modułowość enova365 – podstawa skalowalności
Nieduże firmy z branży e-commerce często obawiają się wysokich kosztów wdrożenia ERP. Odpowiedzią na potrzeby mniejszych organizacji jest modułowość i skalowalność, jaką charakteryzuje się również enova365. W praktyce oznacza to, że system rośnie wraz z organizacją, a moduły dobiera się tylko do realnych, aktualnych potrzeb.
Firma może więc rozpocząć wdrożenie od mniejszej liczby licencji i samego modułu Handel enova365. Następnie, w miarę rozwoju – na przykład po rezygnacji z usług zewnętrznego biura księgowego i stworzeniu własnego działu – można dokupić i wdrożyć moduły finansowo-księgowe oraz Kadry i Płace.
Istotną przewagą enova365 jest to, że wszystkie elementy – handlowe, księgowe i kadrowe – działają na jednej bazie danych. Dzięki temu dobudowywanie kolejnych elementów jest znacznie mniej kosztowne i skomplikowane niż ponowne wdrażanie całości.
System enova365 wspiera również zarządzanie wielooddziałowe (również wiele magazynów rozsianych w różnych miastach), łącząc procesy w jednym wydajnym oprogramowaniu.
Optymalna integracja marketplace’ów i synchronizacja danych
W przypadku zarządzania wieloma kanałami sprzedaży (np. Allegro, Amazon, Shopper), popularnym trendem jest korzystanie z platform integracyjnych typu BaseLinker (obecnie Base). Klient integruje swój ERP (np. enova365) tylko z BaseLinkerem, który jest wówczas technicznym „jednym kanałem sprzedaży” dla ERP. W ten sposób firma utrzymuje i płaci tylko za jedną integrację, która zarządza komunikacją z zewnętrznymi marketplace’ami.
Upraszcza to proces, który można zamknąć w 3 krokach:
- Klient integruje swój system ERP enova365 tylko z BaseLinkerem.
- BaseLinker staje się technicznym „jednym kanałem sprzedaży” dla ERP.
- Firma ponosi koszty i utrzymuje tylko jedną stabilną integrację.
Czytaj także: ERP e-commerce! Poznaj moc enova365 zintegrowanego z BaseLinker
Wydajna synchronizacja – przyrost zamiast całości
Aby obsługa danych (stanów magazynowych i cen) była maksymalnie wydajna, w enova365 stosuje się synchronizację przyrostową. Jest to rozwiązanie znacznie wydajniejsze, ponieważ pobiera tylko te dane, które faktycznie uległy zmianie. W przeciwieństwie do synchronizacji całościowej, która musi przetwarzać całą bazę danych (np. milion kartotek), synchronizacja przyrostowa oszczędza zasoby i czas.
Jak podkreśla Rafał Owsianik, w kontekście wdrożenia krytycznie ważne jest, aby system ERP w pełni odzwierciedlał procesy fizycznie zachodzące w magazynie. Tworzenie wirtualnych obiektów (np. „magazyn reklamacji”), które wynikają z niezdolności systemu do obsługi procesu, prowadzi do błędów – na przykład sklep informuje o dostępności towaru, który fizycznie wciąż stoi nieopracowany w „strefie przyjęć”.
Automatyzacja a nowa rola pracownika
Głównym celem wdrożenia ERP jest skrócenie czasu obsługi zamówienia lub utrzymanie obecnego czasu przy wzroście wolumenu. Automatyzacja, np. wystawiania paragonów i faktur (jak w przypadku integracji z platformą eparagony.pl), eliminuje konieczność wykonywania tych czynności ręcznie.
Automatyzacja zmienia jednak rolę pracowników:
- Nowa funkcja: osoby, które wcześniej „klepały faktury”, przestają pełnić funkcję wykonawczą, a przyjmują funkcję kontrolną nad działaniem automatów.
- Odpowiedzialność: ważne jest, aby w procesie automatyzacji określić, kto bierze odpowiedzialność za ewentualne błędy systemowe (np. kiedy paragon się nie wyśle, ale paczka i tak zostanie wysłana).
Systemy ERP mają bezpośredni wpływ na doświadczenia klienta (Customer Experience), choć konsumenci ich nie widzą. Minimalizują ilość błędów i pomagają w szybszym priorytetyzowaniu zamówień, zapewniając, że klient dostanie zamówiony towar szybko i zgodnie z oczekiwaniami.
Najważniejsze elementy wyboru systemu i partnera wdrożeniowego
Rafał Owsianik zwraca uwagę, że wdrożenie ERP to nie tylko technika, ale też psychologia. Klucz do sukcesu leży w dogłębnej analizie przedwdrożeniowej.
Wymagania wobec klienta i procesu
Jakie działania należy wykonać po stronie klienta?
- Omówienie słabych i dobrych stron
Należy wskazać partnerowi wdrożeniowemu największe wady obecnych procesów, ale też te rozwiązania, które dobrze działają. Zmiana procesów działających poprawnie może bowiem wywołać protesty pracowników, co jest częstą pułapką wdrożeń.
- Zaangażowanie niższego szczebla
Do analizy przedwdrożeniowej należy włączyć pracowników niższego szczebla (np. magazynierów), ponieważ to oni wiedzą najwięcej o realnych procesach. Jest to istotny etap. Niekiedy zdarza się bowiem, że prezes podczas rozmowy z magazynierem dowiaduje się, że w firmie wykonywane są czynności, o których nie miał pojęcia.
Warto podkreślić, że świadomy klient to lepsze wdrożenie. Jak należy to rozumieć? Klient, który jest świadomy (np. wie, jak działa baza danych) i wymaga szczegółowych wyjaśnień technicznych („dlaczego tak robicie?”), jest w stanie korzystnie wpłynąć na końcowy efekt wdrożenia.
Wymagania wobec systemu ERP
Wydajny ERP, jak enova365, powinien spełniać wymogi nowoczesnego biznesu. Jakie dokładnie?
- Nowoczesność UI i platformy
enova365 oferuje dostęp online na trzech platformach (desktopowej, przeglądarkowej i mobilnej), działających na jednej bazie danych. Interfejs (UI) jest przyjazny dla oka i łatwy w zarządzaniu.
- Zgodność z prawem
System musi nadążać z przepisami (np. Krajowy System e-Faktur – KSeF). enova365 bezpłatnie integruje się z KSeF, dzięki czemu firmy korzystające z tego oprogramowania są przygotowane na zmiany w prawie.
Podsumowanie
Systemy ERP, takie jak enova365, umożliwiają e-commerce transformację z chaosu „garażowego biznesu” w stabilną i skalowalną maszynę. Dzięki modułowości, pełnej integracji (np. z systemem Base/BaseLinker) i automatyzacji, przedsiębiorstwo może skupić się na rozwoju, mając pewność, że procesy magazynowe i księgowe są pod kontrolą.
Chcesz sprawdzić, jak enova365 usprawni Twój e-commerce?
Przetestuj enova365 i sprawdź funkcjonalności systemu bez zobowiązań.
Zamów prezentację i wycenę. Skontaktuj się z nami lub skorzystaj z opcji Znajdź Partnera, który pomoże w analizie przedwdrożeniowej i dostosuje system do unikalnych procesów w Twojej organizacji.
