Archivista zintegrowany z enova365 zamienia dokumenty kadrowe w wersje cyfrowe – 100 stron w 20 min

Wyobraź sobie kadrową, która cyfryzuje dokumenty tradycyjnym sposobem: wkłada do skanera, zapisuje i opisuje pliki, umieszcza w katalogu. A co gdyby zeskanować wiele dokumentów hurtem, wykorzystać program, który automatycznie rozpozna treści oraz przydzieli je do e-teczek i oszczędzić w ten sposób 85% czasu? enova365, która cyfrowe e-teczki oferuje już od 2019 r. teraz poleca także integrację z programem do błyskawicznej digitalizacji akt pracowniczych – Archivistą.

Spis treści:

• Czym jest Archivista?
• Jak działa program do digitalizacji dokumentów kadrowych zintegrowany z enova365?
• Ile czasu oszczędzasz korzystając z Archivisty?
• Zgodność z przepisami w pakiecie
• Bezpieczeństwo dzięki kontrolowanemu dostępowi
• Jak zacząć korzystać z Archivisty?

Czym jest Archivista?

Archivista to program do digitalizacji dokumentów kadrowych, który umożliwia masowe przekształcanie papierowych archiwów w e-akta, czyli tzw. e-teczki. Pomaga więc w szybkim przetworzeniu papierowego archiwum na archiwum w wersji cyfrowej.

Co istotne, dzięki integracji Archivisty z enova365 wszystkie dokumenty, które błyskawicznie przetworzysz na wersje cyfrowe mogą zostać automatycznie opisane, skatalogowane i dodane do e-teczek w enova365.

Jak działa program do digitalizacji dokumentów kadrowych zintegrowany z enova365?

1. Skanujesz całe akta lub osobne dokumenty – możesz to robić przy pomocy skanera biurkowego, ale takiego, który umożliwia szybkie skanowanie kilkudziesięciu dokumentów naraz i zapisywanie w formacie PDF (300 dpi).

2. Archivista rozpoznaje skany– robi to przy pomocy OCR-a dostosowanego do potrzeb analizy teksu, zawartego w aktach osobowych. Działa szybko: 100 stron = 1 plik = 2 minuty.

3. Program automatycznie nazywa i przydziela pliki do odpowiednich części e-teczek: A, B, C, D i E –  Archivista nie tylko rozpoznaje zeskanowane dokumenty kadrowe i nadaje im nazwy, ale też przypisuje do odpowiednich katalogów akt osobowych i opatruje wymaganymi przez przepisy metadanymi.

4. Operator dokonuje końcowej weryfikacji – dodatkowa walidacja daje pewność, że dane wprowadzone do systemu się zgadzają.  

5. Dokumenty lądują w odpowiednich e-teczkach w enova365 – dzięki integracji Archivisty z enova365 dokumenty kadrowe można dodać bezpośrednio do cyfrowych e-teczek w enova365. Możesz mieć do nich dostęp 24/7, bez względu na to, czy są na firmowym serwerze zlokalizowanym w firmie (on-premise) czy w chmurze.

Ile czasu oszczędzasz korzystając z Archivisty?

„Digitalizacja papierowych teczek pracowniczych na cyfrowe e-akta jest nawet 7 razy szybsza w stosunku do tradycyjnej metody przetwarzania” – mówi Wojciech Kulig z Payroll360, lidera na rynku outsourcingu kadr i płac w Polsce, który codziennie wykorzystuje w pracy Archivistę.

Porównajmy czas potrzebny na digitalizację akt osobowych przeprowadzaną tradycyjnie i ze wsparciem Archivisty.

Jeżeli digitalizujesz akta osobowe w sposób tradycyjny, skanowanie jednej strony, przetworzenie, dodanie opisu i pliku do katalogu zajmuje średnio ok. 1,5 minuty. Dla akt pracownika zawierających 100 stron oznacza to 2,5 godziny pracy. 

Jeżeli korzystasz z Archivisty do skanera wkładasz od razu wszystkie dokumenty kadrowe i skanujesz je równocześnie (100 stron w 2 minuty). Program automatycznie rozpoznaje treść, dzieli na pliki PDF i tworzy e-akta z danymi pracownika i metadanymi. Zajmuje to tylko 20 minut dla 100 stron. Cały proces jest więc o 85% szybszy (20 minut w porównaniu do 150 minut).

Czas oszczędzasz nie tylko dzięki temu, że błyskawicznie dodajesz dokumenty do kartotek pracowników, ale też dlatego, że korzystając codziennie z e-teczek enova365:

• szybko znajdujesz to, czego szukasz – np. zaświadczenia czy zgody RODO – bo możesz filtrować dokumenty według różnych kryteriów,

• podpisujesz dokumenty e-podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną (czytaj o integracji enova365 z Autenti),

• udostępniasz e-teczki pracownikom w pulpicie pracownika,

• sprawnie wydajesz elektroniczną dokumentację pracowniczą jako skompresowany plik z dokumentami w wersjach cyfrowych,

• łatwo łączysz lub dzielisz dokumenty.

Zgodność z przepisami kadrowymi – w pakiecie

Kluczową dla pracowników działów kadr informacją jest to, że Archivista – program do digitalizacji dokumentów – jest zgodny z rozporządzeniami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczącymi elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Obsługuje formaty: PDF dla cyfrowego odwzorowania dokumentów papierowych oraz XML dla zestawu metadanych przypisanych do każdego dokumentu. Przetwarza dokumenty zapisane w formacie 200-600 dpi, co zapewnia ich czytelność. Umożliwia też:

• eksport, wydruk i wyszukanie dokumentów w aktach na podstawie metadanych;
• zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym
  dostępem;
• zapewnienie integralności treści dokumentów i metadanych poprzez
  zabezpieczenia przed wprowadzaniem zmian;
• monitorowanie i identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji i rejestr
  dokonywanych zmian.

Bezpieczeństwo dzięki kontrolowanemu dostępowi

enova365 i Archivista gwarantują, że dostęp do elektronicznych teczek mają tylko osoby upoważnione. To ważne, bo gromadzone i przetwarzane w formie elektronicznej dane pracowników wymagają szczególnej ochrony ze względu na wymogi, jakie stawiają ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) oraz polska ustawa o ochronie danych osobowych.

Jak zacząć korzystać z Archivisty?

Korzystasz już z enova365 i chcesz używać także Archivisty? To łatwe! Program działa jako konektor instalowany w środowisku enova365. Dzięki temu, e-akta są automatycznie synchronizowane i przypisywane do kartotek pracowników w module Kadry Płace enova365. Nie trzeba ręcznie przenosić dokumentów, co przyspiesza i upraszcza cały proces. Żeby skorzystać z tej opcji skontaktuj się ze swoim Autoryzowanym Partnerem.

Nie korzystasz jeszcze z Kadr i płac enova365, ani z Archivisty? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację programów, w czasie której poznasz pełnię ich możliwości.