Obsługa leasingu samochodu może oznaczać godziny pracy w Excelu albo kilka kliknięć w systemie. Różnica? Automatyzacja. W większych firmach, w których liczba umów rośnie z miesiąca na miesiąc, to właśnie program księgowy decyduje o tym, czy księgowość działa sprawnie, bezbłędnie i bez zbędnego obciążenia.
Spis treści:
- Obsługa leasingu samochodu osobowego – ręcznie i ze wsparciem automatyzacji
- Dlaczego firmy wybierają enova365 do obsługi umów leasingowych?
- Zero ręcznych wyliczeń, obsługa wielu umów w czasie potrzebnym na obsługę jednej
Obsługa leasingu samochodu osobowego – ręcznie i ze wsparciem automatyzacji
Wyobraźmy sobie, że firma, w której funkcjonuje już kilkadziesiąt umów leasingowych wzięła w leasing operacyjny nowy samochód osobowy. Co dalej? To jak wygląda związana z tym praca księgowego zależy od tego, czy musi on wszystko robić ręcznie, czy ma program księgowy, który w wielu działaniach go wyręczy. Prześledźmy i porównajmy kolejne kroki.
Żeby zautomatyzować obsługę umów leasingowych potrzebujesz modułu Księga Inwentarzowa enova365
1. Przygotowanie kartoteki środka trwałego
Bez automatyzacji: Księgowy tworzy kartotekę środka trwałego w Excelu lub innym narzędziu. Dopisuje informacje o leasingu i oznacza go jako pozabilansowy. Wie, że każdorazowo, gdy zmieni się harmonogram spłat lub inny parametr w umowie, będzie musiał ręcznie modyfikować dane w kartotece.
Z enova365: W module Księga Inwentarzowa enova365, w Ewidencji środków trwałych, księgowy zaznacza jedynie parametr Leasingowany, a jeśli środka trwałego nie trzeba wykazywać w JPK_ST_KR, klika także w parametr Pozabilansowy. Dzięki temu system powiązuje kartotekę z umową leasingową i automatycznie dba o spójność danych.
Na Kartotece środka trwałego możesz zaznaczyć, że dany środek trwały jest w leasingu
2. Wprowadzenie umowy leasingowej
Bez automatyzacji: Księgowy tworzy osobny arkusz dla umowy leasingowej, a następnie wpisuje dane kontrahenta, harmonogram spłat, wartości kapitału i odsetek, a później ręcznie wylicza raty według wybranej metody. Każda zmiana wymaga aktualizacji arkusza i ponownego przeliczenia formuł.
Z enova365: W Księdze Inwentarzowej księgowy przechodzi do sekcji Umowy leasingowe i tworzy dokument, w którym:
- wybiera typ leasingu (operacyjny lub finansowy),
- wskazuje leasingodawcę i ewentualnie podmiot finansujący (np. bank),
- określa metodę podziału rat (np. liniową),
- przypisuje przedmiot umowy.
Dane związane z umową leasingową są automatycznie powiązane z kartoteką środka trwałego.
3. Naliczanie rat leasingowych
Bez automatyzacji: Każda faktura leasingowa jest księgowana ręcznie. Księgowy musi też pilnować terminów z faktur od leasingodawców i każdorazowo wprowadzać polecenia przelewu do systemu bankowego. Przy licznej flocie pojazdów oznacza to dziesiątki lub setki powtarzalnych operacji miesięcznie. Ryzyko błędów rośnie, a czas pracy się znacznie wydłuża.
Z enova365: Księgowy klika Nalicz ratę leasingową, a system automatycznie nalicza raty dla umowy leasingowej, generuje dokumenty księgowe i rozdziela odsetki zgodnie z metodą wybraną w umowie.
4. Obsługa aneksów do umowy leasingowej lub innych dokumentów zmieniających parametry leasingu
Gdy umowa leasingowa kończy się wcześniej, albo zmienia się wartość przedmiotu leasingu lub harmonogram rat, księgowy musi odnotować te zmiany.
Bez automatyzacji: Tradycyjnie, każda zmiana warunków leasingu wymagała ręcznego przeliczenia wszystkich przyszłych rat i skorygowania dotychczasowych zapisów. Wymagało to wykonania wielu czynności, a to wiązało się z wysokim ryzykiem błędów.
Z enova365: Zmieniając parametry umów leasingowych księgowy nie musi niczego ręcznie liczyć. Wystarczy, że wejdzie w umowę główną, kliknie Generuj korektę i stworzy aneks lub dokument potwierdzający zmianę parametrów leasingu. Tu księgowy może zmieniać dane, które wpływają na wyliczanie rat np. okres leasingu czy wprowadzić nową łączną wartość umowy. Po wprowadzeniu zmian system automatycznie liczy nowy harmonogram rat i pokazuje jakie raty pozostały do spłaty.
Dlaczego firmy wybierają enova365 do obsługi umów leasingowych?
- Błyskawiczna aktualizacja przy zmianie umowy lub harmonogramu spłaty
Wszystkie umowy leasingowe i aneksy do umów oraz harmonogramy znajdują się w jednym miejscu i są ze sobą automatycznie powiązane. Oznacza to, że zmiana w jednym miejscu automatycznie aktualizuje dane w innym. Nie trzeba już wprowadzać tych samych danych w wielu arkuszach, a ryzyko niespójności jest wyeliminowane.
- Automatyczne obliczenia
System sam nalicza harmonogram spłat oraz wysokość rat dla umowy leasingowej i robi to zgodnie z wybraną metodą. Nie ma więc ryzyka pomyłek, a ilość pracy nie rośnie, gdy zwiększa się liczba umów leasingowych, bo to co najbardziej pracochłonne robi system.
- Zgodność z przepisami i standardami rachunkowości
W enova365 jednym kliknięciem oznaczysz środki trwałe jako pozabilansowe, co pozwala precyzyjnie sterować tym, co trafia do raportowania JPK_ST_KR. Z łatwością więc utrzymasz zgodność z wymogami prawnymi i standardami rachunkowości.
- Centralizacja danych ułatwia pracę nie tylko księgowych
Dyrektor finansowy planuje cash flow i chce wiedzieć na kiedy przypadają płatności rat za umowy leasingowe, albo zastanawia się nad wykupem środka trwałego na własność? W systemie ma od ręki dostępne harmonogramy płatności i wartości umów leasingowych pozostałe do spłaty, na których może oprzeć swoje obliczenia.
Controlling chce zagregować koszty według leasingobiorcy, żeby renegocjować stawki? W enova365 raporty takie jak Lista umów leasingowych generuje się jednym kliknięciem.
- Łatwy import harmonogramów i ewidencja zapłaconych rat
A co, jeśli firma chce pracować na harmonogramach płatności, które były prowadzone wcześniej w Excelu, albo w trakcie trwania leasingu dopiero wprowadzić umowę do systemu? W enova365 to również możliwe. Harmonogram można łatwo zaimportować z Excela, a parametr Uwzględniaj zapłacone do pozwala od razu wskazać, które raty zostały już uregulowane poza systemem. Dzięki temu program nie generuje płatności, które są już rozliczone, a księgowy od razu widzi realne saldo zobowiązania i aktualne raty do zapłaty.
Zero ręcznych wyliczeń, błyskawiczna obsługa wielu umów leasingowych
Jak widzisz, decyzja o zastosowaniu odpowiedniego programu diametralnie zmniejsza obciążenie pracą księgowych oraz liczbę błędów, daje większą kontrolę nad finansami, poprawia organizację pracy i bezpieczeństwo danych. Podczas gdy system ERP aktualizuje wysokość rat leasingowych i harmonogram spłat oraz księguje faktury księgowi mogą się skupić na kontroli i bardziej wymagających zadaniach.
