Sklep internetowy Zielony Parapet, wdrażając enova365, zamienił czasochłonne, ręczne procesy w zautomatyzowane mechanizmy, które przynoszą wymierne oszczędności: 50% mniej czasu na dokumenty magazynowe, 30% szybsza obsługa przyjęć i wydań oraz 2 dni robocze miesięcznie odzyskane dzięki automatycznemu drukowaniu etykiet. Do tego możliwość podejmowania decyzji opartych na danych. Innymi słowy, wdrożenie systemu ERP w sklepie internetowym zwróciło się w postaci realnego odciążenia zespołu i lepszego zarządzania.
Spis treści:
- Czym zajmuje się Zielony Parapet?
- Wyzwanie: skalowanie bez „wąskich gardeł”
- Rozwiązanie: wdrożenie enova365 m.in. w księgowości, magazynie, handlu i analityce
- Jakie procesy zautomatyzowano w Zielony Parapet?
- Efekty: 50% krótszy czas wprowadzania dokumentów magazynowych i inne oszczędności
- Bilans wdrożenia na plus
Czym zajmuje się Zielony Parapet?
Zielony Parapet to jeden z największych polskich sklepów internetowych specjalizujących się w sprzedaży roślin doniczkowych i akcesoriów do ich pielęgnacji, takich jak doniczki, podłoża, nawozy i inne dodatki. Przez cały czas swojej 13-letniej historii firma dynamicznie się rozwijała, sukcesywnie notując rosnącą liczbę zamówień.
Wyzwanie: skalowanie bez „wąskich gardeł”
Sklep internetowy Zielony Parapet mierzył się z typowymi problemami szybko rosnącego e-commerce. Brak automatyzacji i rozproszenie danych wpływały na spadek efektywności oraz wzrost ryzyka błędów.
- W obszarze magazynu
Każdy dokument przyjęcia, przesunięcia magazynowego i rozchodu musiał zostać ręcznie wygenerowany, co było szczególnie czasochłonne przy gospodarowaniu sypkimi surowcami. Występowały one w opakowaniach zbiorczych i były stopniowo wykorzystywane do partii produkcyjnych wyrobów własnych.
Problem: aktualizacja stanów magazynowych zabierała dużo czasu, a to opóźniało dostępność nowych towarów w ofercie i zwiększało ryzyko pomyłek.
- Przy obsłudze sprzedaży
Transakcje sprzedażowe były obsługiwane ręcznie, kiedy klienci płacili bonem podarunkowym. Ręcznie wystawiano też korekty dotyczące zwrotów lub reklamacji, bo w systemie nie było zdefiniowanego procesu obsługi posprzedażowej.
Problem: konieczność dużego zaangażowania pracowników oraz prowadzenia ewidencji poza systemem i ręcznego korygowania stanów w przypadku zwrotów towarów.
- W księgowości
Firma nie mogła rozliczać w systemie faktur OSS.
Problem: trudności z dostosowaniem się do przepisów podatkowych i błędy w rozliczaniu VAT-u.
- Przy analityce
Dotychczasowy system miał ograniczona możliwości analityczne. Brakowało danych o czasie dostaw, rotacji towarów czy szybkiego podglądu towarów „w drodze”.
Problem: utrudnione planowanie zakupów. Trudno było określić w jakich ilościach kupować produkty z okresową dostępnością w branży cechującej się sezonowością sprzedaży.
- Przy inwentaryzacji
Dotychczasowy system magazynowy operował średnią ceną zakupu.
Problem: Trudności w wyliczaniu marż z poszczególnych partii towaru.
Rozwiązanie: wdrożenie enova365 m.in. w księgowości, magazynie, handlu i analityce
W związku z powyższymi ograniczeniami Zielony Parapet zdecydował o wdrożeniu nowego rozwiązania informatycznego. Celem była automatyzacja tych wszystkich procesów.
Po pierwsze, sklep internetowy ocenił systemy ERP oferowane na polskim rynku i program enova365 wygrał z kilku powodów. Przede wszystkim, enova365 ma funkcje, które umożliwiają jej integrację z Base, co pozwala na dwukierunkowy przepływ danych między ERP-em a sklepem internetowym. System automatyzuje zarządzanie magazynem, obsługę sprzedaży, raportowanie oraz rozliczanie faktur OSS. Jest elastyczny i można go precyzyjnie dopasować do potrzeb, co odegrało dużą rolę przy podjęciu decyzji.
Zielony Parapet powierzył wdrożenie firmie itDesk, Autoryzowanemu Partnerowi Soneta, który wdrożył w firmie następujące moduły enova365:
- Kadry i płace
- Księgowość
- Środki trwałe
- Handel
- Elektroniczne Wyciągi Bankowe
- WebApi
- Business Intelligence.
itDesk wdrożył także u klienta szereg własnych autorskich rozwiązań wspierających enova365.
| Jakie wskaźniki sprzedażowo-magazynowe sklep internetowy może analizować? Przykłady |
|---|
| Średnia sprzedaż towaru w wybranym okresie – z uwzględnieniem dni promocji i bez |
| Na ile dni wystarczą zapasy produktu, przy aktualnym poziomie sprzedaży? |
| Rotacja towarów – ile razy towary zostały sprzedane i uzupełnione w danym okresie? |
| Wskaźnik przydatności towarów – stopień nieużyteczności, problematyczności towarów i strat powstających podczas magazynowania żywych roślin |
| Reklamacje i zwroty z odniesieniem do wartości towarów w cenach nabycia, pozwalające precyzyjnie liczyć poniesione koszty |
Jakie procesy zautomatyzowano w Zielony Parapet?
Po wdrożeniu enova365 sklep internetowy wykorzystuje szereg natywnych funkcji systemu i dodatki partnerskie do automatyzacji pracy. Udało się dzięki temu usprawnić szereg procesów, w tym między innymi:
- generowanie i wysyłkę dokumentów – dokumenty WZ i faktury sprzedaży do klientów są przesyłane automatycznie na podstawie statusów zamówień w systemie,
- obsługę faktur VAT OSS – jest ona dostępna w systemie ERP enova365,
- analizę danych – możliwość szybkiego i elastycznego analizowania stanu zapasów i innych wskaźników magazynowych oraz trendów sprzedaży, łatwe wykrywanie anomalii, dzięki specjalnym mechanizmom,
- zamówienia – automatyczne alertowanie zaopatrzenia o konieczności domówienia uwzględniające czas dostawy,
- wymianę danych między systemem magazynowym a sklepem internetowym, która po wdrożeniu przebiega automatycznie – automatycznie synchronizowane są stany magazynowe, do enova365 przesyłane są zamówienia, a ceny sprzedaży produktów z enova365 do sklepu. Automatycznie aktualizowane są statusy zamówień.
- pracę magazynu – kolektory danych oraz masowe drukowanie etykiet produktowych z kodami kreskowymi do oklejania każdej sztuki towaru z dostawy, adekwatne do pozycji i ilości produktów na dokumencie przyjęcia; dokumenty kompletacji towarzyszące przyjmowaniu na stan wyprodukowanych wyrobów własnych, które automatycznie tworzą dokumenty rozchodujące surowce z magazynu w ilościach adekwatnych do zużycia, wg ustalonych receptur wyrobów własnych.
- obsługę klienta – w systemie ERP obsługiwane są reklamacje oraz zwroty, z automatycznym generowaniem przyjęć magazynowych na właściwe magazyny, w zależności od stanu zwróconego towaru; program obsługuje też realizacje na zamówienie oraz bony zakupowe, jako dodatkowa forma płatności.
Efekty: 50% krótszy czas wprowadzania dokumentów magazynowych i inne oszczędności
Dzięki enova365 pracownicy sklepu Zielony Parapet spędzają mniej czasu na manualnym wprowadzaniu dokumentów magazynowych. Zajmuje im to o połowę mniej czasu. Czas obsługi przyjęć towaru do magazynu i ich rozchodów zredukowano o 30%. Kilka godzin tygodniowo oszczędza także księgowość, dzięki temu, że obsługa faktur OSS jest dostępna w systemie ERP. 2 dni robocze w miesiącu zyskali także pracownicy, którzy dotąd ręcznie drukowali etykiety. Teraz etykiety produktowe z kodami kreskowymi są generowane masowo.
Pracownicy mają szybki wgląd w wyniki sprzedażowe i z łatwością analizują trendy, podobnie jak osoby zarządzające zapasami, które dzięki wglądowi w dane mogą obniżyć koszty niepotrzebnego składowania, jednocześnie zapewniając odpowiedni poziom zapasów.
Sklep internetowy ma także pełną kontrolę nad marżą. Gospodarka magazynowa oparta o realne ceny nabycia (uwzględniające koszty transportu) pozwala precyzyjnie liczyć zysk z każdej partii towaru.
Dzięki temu, że wiele rzeczy przebiega automatycznie – np. wysyłka faktur czy generowanie dokumentów rozchodujących surowce do magazynu – błędów jest mniej, a zarządzanie zasobami optymalne.
Ile czasu zaoszczędzono dzięki wdrożeniu enova365 w sklepie Zielony Parapet?
| Jaki proces zautomatyzowano? | Oszczędność czasu |
|---|---|
| Wprowadzanie dokumentów magazynowych | 50% |
| Drukowanie etykiet produktowych z kodami kreskowymi | 2 dni robocze w miesiącu |
| Obsługa przyjęć i wydań magazynowych | 30% |
| Obsługa FVOSS w ramach systemu ERP | Kilka godzin tygodniowo |
Bilans wdrożenia na plus
Choć jak przy każdym wdrożeniu systemu ERP, takzę w sklepie internetowym Zielony Parapet na początku trzeba było ponieść pewne nakłady finansowe i czasowe, ostateczny bilans jest jednoznacznie dodatni. Zielony Parapet nie tylko zautomatyzował rutynowe czynności, ale zyskał potężne narzędzie analityczne do zarządzania. Innymi słowy, wartość wdrożenia leży, między innymi, w podejmowaniu właściwych decyzji opartych na danych.
Jak podkreśla Małgorzata Psiuk, kierownik działu projektowego i e-commerce w Zielony Parapet: „Dziś nie wyobrażamy sobie funkcjonowania firmy w obszarach: księgowym, magazynowym, handlowym, zaopatrzeniowym, analitycznym, bez usprawnień i danych jakie daje nam enova365”.
