Jaki jest koszt zatrudnienia pracownika w 2026 r.?

Rok 2026 przynosi konkretne zmiany: nowe minimalne stawki i wyższe koszty zatrudnienia. W tym artykule wyjaśniamy, ile minimalnie kosztuje zatrudnienie pracownika w 2026 r. i na jakie przepisy warto zwrócić szczególną uwagę.

Z tego artykułu dowiesz się:

• jakie są minimalne stawki (miesięczne i godzinowe) od 2026 r.,
• jaki będzie przeciętny koszt zatrudnienia pracownika w 2026r.
• ile godzin i dni pracy będzie w 2026 r. oraz jakie dni wolne nas czekają,
• jak obliczyć wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym,
• ile będą pracować osoby zatrudnione na niepełnym etacie,
• jaki jest wymiar czasu pracy pracownika z niepełnosprawnością w 2026,
• jak ustalać ekwiwalent za niewykorzystany urlop (współczynnik),
• ile wynosi dodatek za pracę w nocy przy nowych stawkach,
• jak enova365 pomoże kadrowym w obsłudze tych zmian — dzięki zawsze aktualnym składnikom kadrowo‑płacowym.

Jakie jest minimalne wynagrodzenie w 2026 r.?

Pracodawca nie może zapłacić pracownikowi mniej niż wynosi minimalne wynagrodzenie. W 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę w Polsce wynosi 4806 zł brutto miesięcznie dla pełnego etatu. Koszt pracodawcy przy najniższej krajowej to kwota około 5 790 zł. Natomiast przy umowach zlecenia zastosowanie ma minimalna stawka godzinowa na 2026 r., która wynosi 31,40 zł brutto.

Stawki obowiązują od 1 stycznia 2026 r. przez cały rok, bez dodatkowych podwyżek w trakcie roku, jak to miało miejsce w roku 2024.

Ostateczna wartość całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika w 2026 r. może się różnić w zależności od tego jaka jest w danym zakładzie pracy składka wypadkowa oraz czy takie wynagrodzenie dotyczy osoby zapisanej do PPK.

Natomiast minimalne wynagrodzenie na rękę w 2026 r. wynosi około 3 605 zł. Tu znowu mogą pojawić się drobne różnice wynikające m.in. z uczestnictwa w PPK czy też miejsca zamieszkania pracownika.

Prognozowane przeciętne wynagrodzenie 2026

Przy sprawdzaniu przeciętnego wynagrodzenia oprócz danych historycznych warto spojrzeć też na prognozy dotyczące wysokości wynagrodzenia na 2026 r. Taka kwota pojawia się w projekcie budżetu państwa na 2026 r. Ponieważ jednak prace nad uchwaleniem budżetu często trwają aż do ostatnich dni roku, to kwota ta jest określana też w Obwieszczeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 listopada 2025 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2026 r. oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

W 2026 r. prognozowane przeciętne wynagrodzenie to 9 420 zł. Na podstawie tej wartości ustalane są składki na ubezpieczenie społeczne dla przedsiębiorców. Jednak ta kwota ma znaczenie również dla osób pracujących na etacie.

Po osiągnięciu przez pracowników etatowych w trakcie roku zarobków przekraczających wartość 30-krotności prognozowanego średniego wynagrodzenia od ich zarobków nie są już pobierane składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. W 2026 r. ta wartość to 282 600 zł.

Ile będziemy pracować w 2026 r.?

Przeciętne czy też minimalne wynagrodzenie za pracę to tylko jeden z aspektów związanych z kosztem zatrudnienia pracownika. Drugim aspektem jest liczba godzin do przepracowania przy pełnym etacie. W 2026 r. będzie to wyglądać następująco.

*przy założeniu dodatkowego dnia wolnego w danym miesiącu w zamian za święto przypadające w sobotę

Zagadnieniem, które interesuje zarówno pracowników, jak i pracodawców jest to, ile dni wolnych od pracy będzie w 2026 r. Z powyższej tabeli wynika, że w 2026 r. łącznie będzie aż 114 dni wolnych od pracy. Ta liczba obejmuje soboty, niedziele oraz święta.

Natomiast dla pracowników służby zdrowia ważne jest to, ile wynosi wymiar czasu pracy białego personelu w 2026 r. W tym wypadku również pomocna jest powyższa tabela, bo zasady ustalania wymiaru czasu pracy dla białego personelu nie różnią się od wyliczania wymiaru czasu pracy dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Jak obliczyć wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym?

Dane ujęte w powyższej tabeli dotyczą pełnego etatu. Przy niepełnym etacie może pojawić się pytanie jak obliczyć wymiar czasu pracy. Warto w tym miejscu sięgnąć po Kodeks pracy.

Ten akt prawny określa normę czasu pracy dla osoby na pełnym etacie w następujący sposób:

• norma dobowa: 8 godzin na dobę,
• średniotygodniowa: 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym,
• łączna tygodniowa: 48 godzin tygodniowo łącznie z nadgodzinami.

Natomiast art. 130 Kodeksu pracy wyjaśnia w jaki sposób ustalić wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Te zasady odnoszą się zarówno do osób zatrudnionych na pełnym etacie, jak i dla niepełnoetatowców.

Zgodnie z przepisami do wyliczenia czasu pracy dla osoby na pełnym etacie trzeba:

• pomnożyć liczbę tygodni, które przypadają na okres rozliczeniowy przez 40 godzin,
• policzyć pojedyncze dni pozostałe do końca okresu rozliczeniowego przypadające od poniedziałku do piątku
• liczbę tych dni przemnożyć przez 8 godzin.

Wynika to z tego, że okres rozliczeniowy obejmuje nie tylko pełne tygodnie, ale również pojedyncze dni „wystające” poza tydzień.

Tak obliczone godziny sumujemy dodając do siebie iloczyn pełnych tygodni i 40 godzin oraz iloczyn pojedynczych dni i 8 godzin. Kolejnym krokiem jest odjęcie od otrzymanego wyniku 8 godzin za każde święto, które w danym okresie rozliczeniowym wypada w sobotę.

Jak obliczyć wymiar czasu pracy pracowników zatrudnionych na niepełnym etacie?

W przypadku osób zatrudnionych na niepełnym etacie liczbę godzin w okresie rozliczeniowym obliczoną dla pracownika na pełnym etacie mnoży się przez ułamek określający część etatu.

Przy miesięcznym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy dla niepełnoetatowców przedstawia poniższa tabela. W sierpniu i grudniu uwzględniono 1 dzień wolnego w tygodniu w zamian za święto wypadające w sobotę.

Ostateczny wymiar czasu pracy niepełnoetatowca zawsze wynika z iloczynu ułamka określającego część etatu oraz liczby godzin obowiązujących pracownika pełnoetatowego.

Ile wynosi wymiar czasu pracy pracownika z niepełnosprawnością w 2026?

Wymiar czasu pracy dla pracownika z niepełnosprawnością zależy od stopnia niepełnosprawności. Dla osób z lekkim stopniem niepełnosprawności dzienny wymiar czasu pracy to 8 godzin, a wymiar tygodniowy to 40 godzin.

Natomiast dla osób z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności dzienny wymiar czasu pracy to 7 godzin, a wymiar tygodniowy to 35 godzin.

Warto pamiętać, że osoby z niepełnosprawnością nie mogą pracować w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej. Jednak od tej reguły są dwa wyjątki.

Pierwszy z wyjątków to wyrażenie zgody na pracę w godzinach nocnych lub nadliczbowych przez lekarza przeprowadzającego badania profilaktyczne pracowników. Jednak tutaj potrzebna jest też zgoda pracownika, bo to na jego wniosek lekarz wystawia takie zaświadczenie.

Drugim z wyjątków jest praca związana z ochroną osób lub mienia. W tej sytuacji osoby z niepełnosprawnością mogą pracować zarówno w godzinach nocnych, jak i w godzinach nadliczbowych.

Dla osób z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności godziny nadliczbowe zaczyna liczyć się już po 7 godzinie pracy, a nie po 8 godzinach, jak to jest w przypadku pracowników bez orzeczenia o niepełnosprawności lub z orzeczeniem w stopniu lekkim.

Współczynnik do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Współczynnik do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w 2026 r. wynosi 20,92 dla pracowników w pełnym wymiarze etatu. Wartość ta obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 r. i służy do obliczania średniej miesięcznej liczby dni pracy. Współczynnik koryguje się proporcjonalnie dla niepełnego etatu, więc np. dla 1/2 etatu współczynnik ten wynosi 10,46.

Dodatek za pracę w nocy

Dodatek za pracę w nocy w 2026 r. to 20% stawki godzinowej obliczonej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, które wynosi 4 806 zł brutto. Dodatek przysługuje za każdą godzinę pracy przypadającą na porę nocną, zdefiniowaną zazwyczaj jako 8 godzin między 21:00 a 7:00.

Wysokość stawki dodatku zmienia się miesięcznie w zależności od liczby godzin pracy w danym miesiącu. Zmianę wysokości stawek dodatku za pracę w nocy przedstawia poniższa tabela.

Jak widać płaca minimalna ma wpływ nie tylko na wynagrodzenie minimalne, ale też na inne stawki w 2026 roku, takie jak dodatek za godziny nocne czy wysokość preferencyjnych składek społecznych dla przedsiębiorców.

Żeby nie zagubić się w gąszczu różnych stawek i dodatków warto skorzystać z systemu enova365, który ma zawsze aktualne składniki kadrowo-płacowe.

Jak enova365 wspiera zmiany wskaźników kadrowo-płacowych?

W przypadku zmian kadrowo‑płacowych kluczowe jest, by system ERP sam miał aktualne i prawidłowe składniki. Tak jest w enova365, co oznacza:

• automatyczne wprowadzenie nowych stawek minimalnych (4 806 zł i 31,40 zł/h) od 1 stycznia 2026 r.,
• automatyczne przeliczenie dodatków, ekwiwalentów i urlopów według nowych reguł,
• rozliczenia proporcjonalne dla niepełnych etatów, osób z niepełnosprawnością, pracowników biurowych — wszystko w jednym systemie, bez ręcznych korekt.

Dzięki temu dział kadr nie musi “rzeźbić” w arkuszach — system działa. Po prostu.

Bibliografia:

• Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r., opublikowane w Dzienniku Ustaw pod pozycją 1242
• Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 listopada 2025 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2026 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (M.P. poz. 1206)
• Kodeks pracy