Czy niepokoi Cię perspektywa pobierania faktur z KSeF? Zastanawiasz się, ile czasu zajmie codzienne otwieranie plików XML i ręczne określanie, co to za rodzaj dokumentu? Nie musi tak to wyglądać. Możesz skorzystać z automatyzacji w enova365 i przetwarzać dziesiątki faktur w kilkanaście minut. Nowe funkcje to więcej niż wsparcie dla księgowych. To inteligentny mechanizm, który można wpleść w pracę każdej firmy i usprawnić obsługę faktur pobranych z KSeF.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- jakie problemy z przetwarzaniem e-faktur mogą się pojawić po wejściu KSeF w życie,
- jak enova365 automatyzuje klasyfikację faktur pobranych z KSeF,
- jakie korzyści daje zastosowanie automatyzacji – od oszczędności czasu po kontrolę nad procesem.
Ręczna klasyfikacja faktur pobranych z KSeF – problem, który da się wyeliminować
W małej firmie każdą fakturę można pobrać z KSeF, sprawdzić pod względem formalnym, a jeżeli wszystko się zgadza – zaksięgować. Nie zajmuje to dużo czasu, bo faktur jest niewiele. Ale co, jeśli firma otrzymuje kilkadziesiąt faktur dziennie? I jak sobie radzić, jeżeli za pobieranie faktur z KSeF odpowiada kilku operatorów, którzy pracują niezależnie, w różnych godzinach i na różnych stanowiskach?
Jeżeli firma nie korzysta z automatyzacji muszą oni ręcznie:
- ustalić, które dokumenty zaksięgować w systemie jako dokumenty ewidencji, a które jako dokumenty handlowe i przypisać do nich odpowiednie kategorie księgowe,
- wyeliminować faktury omyłkowo wystawione na daną firmę,
- sprawdzić czy dane kontrahentów są już w systemie, a jeżeli nie – uzupełnić je,
- uzupełnić brakujące rachunki bankowe oraz sprawdzić czy są zarejestrowane w bazie Ministerstwa Finansów,
- jeżeli to konieczne – skierować faktury na ścieżkę akceptacji.
Przy wielu fakturach do przetworzenia taka praca zajmuje mnóstwo czasu, jeżeli jest wykonywana manualnie. Dodatkowo, jeżeli dzieje się to pod presją czasu ryzyko pomyłek jest duże i może się zdarzyć, że niektóre dokumenty zostaną nieprawidłowo przypisane.
enova365 i opcje automatyzacji, jakie oferuje, całkowicie eliminują te problemy.
Jak klasyfikacja faktur pobranych z KSeF działa w enova365?
Wyjaśnimy to na przykładzie Anny, która codziennie przetwarza kilkadziesiąt faktur zakupowych i sprzedażowych, pobranych z KSeF.
1. enova365 pobiera faktury z KSeF
Anna zdecydowała, żeby system robił to automatycznie, codziennie o 7 rano, zanim przyjdzie do biura.
2. Filtrujesz, by wybrać istotne dokumenty
Wszystkie faktury są w jednolitym formacie XML, więc żeby nie tracić czasu Anna zaczyna od filtrów. Chce skupić się na nowych dokumentach, więc:
- ustawia filtr „niezaimportowane” – dzięki temu zobaczy tylko dokumenty nieprzetworzone przez innych operatorów,
- wybiera tylko faktury z bieżącego miesiąca,
- ustawia „zakup”, bo chce najpierw przetworzyć faktury kosztowe.
3. Łatwo znajdujesz faktury wystawione omyłkowo
Faktury w formacie XML są trudne do czytania, ale dzięki enova365 Anna widzi podgląd faktury w czytelnej formie na ekranie, a w razie potrzeby może przygotować podgląd w PDF.
Dzięki temu, podczas przeglądania szybko zauważa jedną fakturę wystawioną omyłkowo na jej firmę. Zaznacza ją i ustawia parametr „wykluczone = tak”, dzięki czemu ta faktura nie będzie dalej przetwarzana.
4. System domyślnie przypisuje kategorię
Kolejny krok to wybór dokumentów, które mają powstać w ewidencji. Żeby go usprawnić, jeszcze przed wejściem KSeF w życie, Anna uporządkowała rodzaje dokumentów, które występują w jej firmie i podzieliła je według kategorii. W niektórych przypadkach okazało się, że cyklicznie wykonuje zakupy u tych samych kontrahentów, więc powiązała rodzaje dokumentów z kontrahentami. Następnie ten podział przeniosła do enova365 i zdefiniowała rodzaje dokumentów KSeF w konfiguracji (np. „Faktura zakupu – koszty”).
Dzięki temu system wie, które faktury są dokumentami ewidencji i automatycznie przypisuje je do odpowiednich kategorii. Przyporządkowuje też faktury związane z poszczególnymi oddziałami firmy czy magazynami.
Rodzaj dokumentu powiązany jest z odpowiednią definicją i matrycą, dzięki czemu:
- dokumenty powstaną z właściwą strukturą,
- zostaną automatycznie przypisane do odpowiednich rejestrów VAT i kont księgowych.
5. Zaznaczasz przygotowane pliki i jednym kliknięciem tworzysz dokumenty w systemie
System automatycznie:
- przenosi dane z pliku XML do dokumentu ewidencji,
- dodaje kontrahentów (jeśli są nowi) i weryfikuje ich w GUS,
- zapisuje rachunki bankowe, jeśli są zweryfikowane w wykazie VAT.
6. Faktury automatycznie trafiają na ścieżkę akceptacji
Anna nie musi ręcznie przekazywać nikomu faktur do akceptacji. Faktury trafiają do odpowiednich osób automatycznie. Dostają oni mailowe powiadomienie o fakturze czekającej na akceptację, dzięki czemu proces przebiega sprawnie.
Co zyskujesz?
Przede wszystkim oszczędność czasu. Zamiast ręcznie otwierać każdą pobraną z KSeF fakturę i poświęcać całe godziny na wprowadzanie danych, przetwarzasz dziesiątki faktur w kilkanaście minut.
Łatwiej jest zorganizować pracę w firmie, bo nad przetwarzaniem faktur pobranych z KSeF równocześnie może pracować kilku operatorów.
Co więcej, cały proces jest nie tylko szybki, ale też bezbłędny.
Przygotuj się na KSeF z enova365
System ERP enova365 jest już przygotowany na wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Co więcej, producent enova365 nie pobiera za integrację z KSeF dodatkowych opłat. System oferuje nie tylko w opisane tu funkcje, które usprawniają włączanie faktur pobranych z KSeF w firmowe procesy, ale także inne opcje, które umożliwiają automatyzację obiegu dokumentów w firmie.
Jeżeli jesteś już naszym klientem, bez względu na to czy korzystasz z Księgi Handlowej, Księgi Przychodów i Rozchodów, modułu Faktury, Handel albo Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego, dzięki enova365 możesz zautomatyzować procesy związane z pobieraniem faktur z KSeF.
Jeżeli dopiero szukasz oprogramowania i Twoja firma otrzymuje więcej niż kilka faktur dziennie, enova365 jest naturalnym wyborem.
Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak enova365 wspiera obsługę KSeF?
Przeczytaj inne nasze artykuły:
