Jesteś właścicielem biura rachunkowego i szukasz programu, który ułatwi Ci obsługę rachunkową firm po wejściu w życie KSeF? Zastanawiasz się, jak Pulpit Klienta Biura Rachunkowego wypada na tle innych narzędzi? Dowiedz się, jakie unikalne funkcje oferuje i dlaczego warto go wykorzystać do obsługi księgowej firm w erze KSeF.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- co to jest Pulpit Klienta Biura Rachunkowego?
- dlaczego wybrać PKBR do obsługi klientów biura rachunkowego:
Co to jest Pulpit Klienta Biura Rachunkowego (PKBR)?
Jest to specjalny panel – część systemu ERP enova365 – który ułatwia biurom rachunkowym obsługę księgową firm. Dostępny jako aplikacja mobilna lub przez przeglądarkę.
Biura rachunkowe, które korzystają z enova365 mogą udostępnić Pulpit Klienta Biura Rachunkowego klientom. Klienci mogą w tym panelu wystawiać faktury i wysyłać je do KSeF, pobierać faktury z KSeF i je akceptować lub odrzucać, a księgowi z biura od razu widzą, które dokumenty można zadekretować. Klienci mają też wgląd w raporty, zestawienia księgowe czy rozliczenia podatkowe, udostępniane im przez księgowych z biura.
Słowem, cała wymiana dokumentów i informacji między biurem rachunkowym, a jego klientami może się odbywać za pośrednictwem pulpitu. Bez maili czy telefonicznych zapytań.
Dlaczego wybrać Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365 do wymiany i walidacji faktur KSeF?
1. Wszystko w jednym systemie – bez integracji, bez komplikacji
enova365: Pulpit Klienta Biura Rachunkowego jest częścią enova365. To znaczy, że jest powiązany z danymi z systemu ERP, np. Księgą Handlową, która obsługuje wszystkie procesy księgowe i wszystkie rodzaje dokumentów.
Dane i dokumenty są w jednym systemie, więc biuro rachunkowe ma nad nimi pełną kontrolę, bez żadnych integracji.
Inne narzędzia: Niektóre aplikacje, które umożliwiają wystawianie faktur i obsługę KSeF, trzeba integrować z programem księgowym. Integracja wymaga aktualizacji dodatków integracyjnych, a problemy na tym etapie mogą powodować opóźnienia w dostępie do dokumentów i pracy księgowych.
2. KSeF bez dodatkowych opłat
enova365: Obsługa KSeF jest w enova365 dostępna w ramach licencji i producent nie pobiera za nią żadnych dodatkowych opłat. Innymi słowy, masz Pulpit Klienta Biura Rachunkowego – klienci nie muszą płacić dodatkowo za wysyłanie czy odbieranie faktur z KSeF.
Inne narzędzia: Niektóre aplikacje również oferują obsługę KSeF bez dodatkowych opłat, jednak w większości systemów ERP te funkcje są dostępne za dopłatą.
3. Nie jeden, ale wiele modeli współpracy z klientami – klient decyduje jak pracujecie
enova365: Niezależnie od tego, czy klienci wolą samoobsługę, czy chcą być wyręczani tam, gdzie to możliwe, czy pracują na własnym programie do fakturowania czy ich jedynym narzędziem jest PKBR – PKBR wspiera każdy model współpracy.
Możesz dopasować sposób działania do potrzeb klienta, a klient może pracować tak jak lubi:
- na smartfonie korzystając z aplikacji mobilnej
- na komputerze/ tablecie – korzystając z wersji przeglądarkowej.
Inne narzędzia: Aplikacje służące do obiegu dokumentów nie będące systemami ERP nie dają zwykle tak różnorodnych możliwości współpracy z klientami.
Przykładowe modele współpracy z klientami w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego
SPOSÓB 1 – cała obsługa faktur KSeF w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego
| Klient | Księgowy w biurze rachunkowym |
|---|---|
| – wystawia i wysyła faktury sprzedaży do KSeF – pobiera faktury zakupu z KSeF – akceptuje i opisuje/ odrzuca faktury pobrane z KSeF | widzi w PKBR wszystkie dokumenty do zadekretowania |
SPOSÓB 2 – faktury sprzedażowe w programie do fakturowania, pozostałe procesy w PKBR
| W dowolnym programie do fakturowania | W Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego |
|---|---|
| klient: – wystawia faktury sprzedaży – wysyła je do KSeF | – automatycznie pobierane są z KSeF faktury zakupu i faktury sprzedaży – klient akceptuje i opisuje lub odrzuca faktury pobrane z KSeF – księgowy z biura rachunkowego widzi wszystkie dokumenty do zaksięgowania. |
SPOSÓB 3 – praca na wspólnej bazie danych, bez wykorzystania PKBR
PKBR sprawdza się w każdej firmie, ale dla biznesów o szczególnie złożonych procesach enova365 oferuje specjalny model licencjonowania, w którym biuro i klient pracują we wspólnym ekosystemie jednej bazy danych (nie wykorzystując PKBR). Dzięki temu klient może łatwo włączyć obieg dokumentów KSeF w istniejące procesy w firmie.
Jak Pulpit Klienta Biura Rachunkowego wspiera obsługę KSeF?
| Wybrana funkcja | Jak działa? |
|---|---|
| Wysyłka faktur do KSeF | Ręczna lub automatyczna |
| Automatyczne pobieranie faktur z KSeF | Tak, bez logowania do KSeF |
| Możliwość akceptacji lub odrzucania dokumentów przed księgowaniem | Tak, pojedynczo lub zbiorczo |
| Dołączanie załączników do faktur | Tak |
| Wyjaśnianie wątpliwości dot. faktur | Czat pod dokumentem |
| Integracja z programem księgowym | Natywna |
| Aplikacja mobilna | Tak |
| Integracja z KSeF | Bez dodatkowych opłat |
| Workflow akceptacji faktur | Standardowy lub niestandardowy (zaawansowane funkcje) |
4. Standardowy lub niestandardowy – obieg dokumentów KSeF w enova365 możesz skonfigurować tak, jak chcesz
enova365 oferuje wszystkie opcje. Umożliwia:
- ręczną obsługę dokumentów KSeF – akceptowanie pojedynczych faktur w PKBR lub zbiorczo – większej liczby faktur,
- automatyczny przepływ dokumentów KSeF – wykorzystanie standardowego albo niestandardowego procesu workflow.
Inne narzędzia: programy, niebędące systemami ERP, zwykle oferują wyłącznie standardowy proces obiegu dokumentów.
Jak przebiega workflow KSeF w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego?
Jak wspomnieliśmy wyżej, PKBR oferuje standardowy workflow KSeF w pakiecie. Na etapie wdrożenia można go jednak dowolnie skonfigurować, dopasowując do niestandardowych potrzeb.
Standardowy workflow KSeF w PKBR składa się z 7 następujących kroków:
- Pobieranie faktur z KSeF – ręcznie lub automatycznie
- Rejestracja faktur w systemie – automatycznie
- Powiadomienie o fakturze do weryfikacji – w aplikacji mobilnej lub przeglądarce
- Weryfikacja faktury – klienta akceptuje dokument lub go odrzuca, może też zostawić wiadomość pod dokumentem
- Określenie rodzaju kosztu – można użyć matrycy i wzorca dekretacji
- Dodawanie załączników – np. protokołów odbiory, potwierdzeń transacji
- Stworzenie dokumentu do ewidencji – gotowy dokument do zaksięgowania dostępny dla księgowego z biura rachunkowego
Niestandardowy workflow KSeF może obejmować dowolne niestandardowe kroki, na przykład możliwość zbiorczego akceptowania faktur od wybranego kontrahenta, czy określenie rodzaju kosztów przy pomocy agenta AI.
5. Automatyzacja pracy księgowych
enova365: Pulpit Klienta Biura Rachunkowego to część ekosystemu, który automatyzuje pracę księgowych. Kilka przykładów automatyzacji:
- hurtowe generowanie i wysyłanie e-deklaracji za wielu klientów biura równocześnie,
- automatyczne generowanie wybranych raportów i zestawień księgowych oraz udostępnianie ich w PKBR,
- automatyzacja księgowań przy pomocy schematów księgowych (reguł, według których dokumenty kosztowe są automatycznie dekretowane)
- obsługa płatności z systemu ERP.
Inne narzędzia: Dane rozproszone w różnych narzędziach utrudniają automatyzację procesów.
6. Dane, które ułatwiają zarządzanie biurem rachunkowym
enova365 dostarcza danych, które ułatwiają zarządzanie biurem rachunkowym. W podstawowym pakiecie dla biur rachunkowych możesz np.:
- analizować liczbę dokumentów zadekretowanych przez księgowych dla każdego z klientów,
- sprawdzić czy księgowi naliczyli składki ZUS i wysłali deklaracje,
- generować raporty finansowe i zestawienia.
Moduł BI pozwoli analizować dużo więcej.
Inne narzędzia: W przeciwieństwie do systemów ERP, aplikacje do obsługi klientów przeznaczone dla biur rachunkowych, często mają ograniczone możliwości raportowania.
7. enova365 to więcej niż tylko narzędzie do księgowości
enova365: Dzięki dodatkowym modułom enova365 możesz m.in.:
- zarządzać zespołem i czasem pracy,
- prowadzić obsługę kadrowo-płacową (także samoobsługa pracownicza),
- budować relacje z klientami dzięki CRM.
To wszystko w jednym systemie – bez potrzeby korzystania z wielu rozproszonych narzędzi.
Inne narzędzia: Programy do obsługi biur rachunkowych, nie będące systemami ERP mają zwykle zakres działania ograniczony do podstawowych funkcji.
Wybierz narzędzie do obsługi KSeF, które rośnie razem z biurem rachunkowym
Pulpit Klienta Biura Rachunkowego to nie tylko odpowiedź na KSeF. To strategiczne narzędzie, które pozwala rozwijać biuro rachunkowe, zwiększać efektywność pracy i budować przewagę konkurencyjną.
Wybierz rozwiązanie, które działa dziś – i będzie działać jutro.
