Tam gdzie ponad 100 000 kuracjuszy rocznie oczekuje kompetentnej opieki, nie ma miejsca na kompromisy. Potrzebny jest system informatyczny, który integruje w jednym miejscu wszystkie dane i usprawnia pracę każdego działu. A szybki obieg dokumentów, sprawne zarządzanie płatnościami, grafikami czasu pracy oraz magazynami przekłada się na komfort kuracjuszy. Dowiedz się, jak działa w Uzdrowisku Ciechocinek S.A. kompletny cyfrowy ekosystem oparty na enova365. Stworzony w 7 miesięcy.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- dlaczego zmiana systemu informatycznego była konieczna,
- z jakich powodów Uzdrowisko Ciechocinek wybrało system ERP enova365,
- ile czasu trwało wdrożenie enova365,
- jakie procesy enova365 usprawniła w Uzdrowisku Ciechocinek.
Case study wdrożenia enova365 w Uzdrowisku Ciechocinek S.A. – podsumowanie
| PRZED WDROŻENIEM | PO WDROŻENIU |
| Rozproszone dane – w różnych narzędziach | Wszystkie dane w jednym miejscu, w czasie rzeczywistym |
| Ręczne wprowadzanie danych | Automatyzacja procesów: – kadrowo-płacowych – księgowych – sprawozdawczości – rozliczeń z klientami – magazynowych |
Dlaczego zmiana systemu informatycznego była konieczna?
- Konieczność konsolidacji danych w jednym narzędziu
Przed wdrożeniem enova365 poszczególne obiekty Uzdrowiska Ciechocinek S.A. – szpital, sanatoria i zakład produkcji wyrobów zdrojowych – korzystały z różnych narzędzi informatycznych – w tym Excela. W efekcie, nie było jednego systemu, w którym można szybko sprawdzić, na jakim etapie są poszczególne procesy. Utrudniało to zarządzanie.
- Wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych – kierunek: automatyzacja
Nie było automatyzacji, więc ręczne działania zajmowały dużo czasu. Czasochłonny był ręczny obieg dokumentów, kontrola płatności czy raportowanie. Sporządzanie deklaracji podatkowych również odbywało się ręcznie, co nie tylko wydłużało pracę, ale też zwiększało ryzyko pomyłek. Ręcznie przygotowywano także grafiki czasu pracy, dyżury i ewidencjonowano absencje – wszystko to pracownicy musieli ręcznie wprowadzać do systemu, czasami wielokrotnie.
Powody, dla których Uzdrowisko Ciechocinek S.A. wybrało enova365
Uzdrowisko Ciechocinek S.A. poszukiwało systemu ERP, który zintegruje wszystkie działy organizacji – od kadr i płac, przez księgowość i magazyny, aż po budżetowanie i analitykę. Wyzwaniem było skonsolidowanie w jednym systemie danych dotyczących tych wszystkich obszarów i czterech dużych obiektów – szpitali, sanatoriów i zakładu produkcji wyrobów zdrojowych.
enova365 była gotowa, żeby zaspokoić wszystkie te potrzeby, a zadania tego podjął się doświadczony zespół IT ERP Systems Sp. z o.o. – Autoryzowanego Partnera Soneta Sp. z o.o.
Czas potrzebny na wdrożenie szyte na miarę? 7 miesięcy
Zespół IT ERP Systems Sp. z o.o. rozpoczął wdrożenie enova365 od analizy potrzeb uzdrowiska – między innymi w kontekście poszczególnych ról, obiegu dokumentów oraz algorytmów obliczania listy płac.
„Zaczęliśmy od szczegółowej analizy procesów, żeby system był jak najlepiej dopasowany. Przygotowaliśmy indywidualne role użytkowników, workflow, a także specjalistyczne algorytmy płacowe. To wdrożenie było szyte na miarę” – wyjaśnia Łukasz Ledzian, wiceprezes Autoryzowanego Partnera Sonety IT ERP Systems.
Następnie skonfigurowano system, wykorzystując moduły enova365 m.in. z obszarów finansów i księgowości, kadr i płac, a także moduły Workflow, Handel oraz Projekty i budżetowanie.
Kolejnym krokiem było przeszkolenie pracowników.
„Szkolenia były prowadzone w sposób konkretny i dostosowany do naszego zespołu. Już wtedy zobaczyliśmy, jak system upraszcza naszą codzienną pracę. Dzięki temu wdrożenie przebiegało sprawniej, a pierwsze miesiące z enova365 były łatwiejsze” – mówi Cezary Kowalski, pracownik działu kadr Uzdrowiska Ciechocinek S.A.
Ostatnim etapem wdrożenia było uruchomienie produkcyjne.
Całość zamknęła się w 7 miesiącach.
enova365 wspiera dziś każdy dział Uzdrowiska Ciechocinek S.A.
- Dane w czasie rzeczywistym, w jednym miejscu
Rozwiązanie enova365 nie tylko zgromadziło większość funkcji biznesowych w jednym miejscu, ale także znacznie usprawniło dostęp do informacji i raportowanie.
„Dziś mamy dane w czasie rzeczywistym. Raporty, które wcześniej przygotowywaliśmy przez tydzień, teraz generujemy w kilka minut. To zmieniło sposób zarządzania i pozwala nam reagować na bieżąco” – mówi Marcin Zajączkowski, prezes Uzdrowiska Ciechocinek SA.
- Automatyzacja wyliczania wynagrodzeń
Listy płac powstają szybciej, bo system automatycznie przetwarza wszystkie niezbędne dane wprowadzone przez kierowników w grafikach pracy.
„Dzięki temu unikamy pomyłek, a pracownicy mają szybki dostęp do swoich pasków płacowych i informacji o wynagrodzeniu w formie elektronicznej. Działamy sprawniej i mamy więcej czasu” – mówi Cezary Kowalski.
- Ułatwienia dla księgowych i finansistów
Wdrożenie modułów enova365 usprawniło pracę księgowych m.in. dzięki zastosowaniu schematów księgowych czy automatycznemu zaczytywaniu do systemu ERP wyciągów bankowych. Kolejne ułatwienie to sprawniejsze budżetowanie i łatwa kontrola kosztów. Raporty finansowe są dokładniejsze niż kiedykolwiek, dzięki czemu menedżerowie mogą szybciej reagować na wszelkie niepokojące trendy.
- Wsparcie magazynu i surowców
Moduł Handel enova365 pozwolił zwiększyć kontrolę nad magazynami i surowcami. To pozwala uniknąć przestojów i usprawnia produkcję.
- Mniej pomyłek, więcej czasu na to, co ważne
Elektroniczny obieg dokumentów ograniczył wykorzystanie papieru do minimum, a automatyzacja zmniejszyła liczbę pomyłek. Dzięki temu, że czynności administracyjne zajmują mniej czasu, personel ma więcej czasu dla pacjentów.
„Dzięki uproszczeniu administracji mogę więcej czasu poświęcić pacjentom. To odczuwalna zmiana” – uważa dr Jacek Chojnowski.
System, który daje przewagę – enova365
Uzdrowisko Ciechocinek zyskało nowoczesny system ERP i realną przewagę konkurencyjną. Szukasz programu, który wesprze cyfryzację w Twojej firmie? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 może usprawnić pracę w biznesie i jednostce budżetowej.
