enova365 idealnie wpisała się w potrzeby Aeroklubu Warszawskiego, rozwiązując problem rozproszonych danych, z którym nie radził sobie poprzedni system ERP. Po wdrożeniu wszystkie dane są zintegrowane w jednym systemie. Zautomatyzowano 95% procesów księgowych, 100% obiegu dokumentów kosztowych, rozliczenia oraz obsługę członkostw. Efekt? Oszczędność czasu, eliminacja błędów i pełna kontrola – wszystko to pozwala Aeroklubowi lecieć szybko i pewnie w dokładnie wyznaczonym kierunku.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
- Jakie problemy rodziło korzystanie z wielu rozproszonych narzędzi informatycznych?
- Czego Aeroklub Warszawski oczekiwał od nowego systemu informatycznego?
- Jakie moduły enova365 wdrożył Aeroklub Warszawski?
- Jakie były efekty wdrożenia enova365 w Aeroklubie Warszawskim?
Cyfryzacja Aeroklubu Warszawskiego – case study w pigułce
| Organizacja | Aeroklub Warszawski |
| Branża | Szkolenia lotnicze i spadochronowe Obsługa techniczna statków powietrznych Eventy i wynajem sal |
| Wdrożone moduły | Finanse i księgowość Kadry i płace Środki trwałe Handel i magazyn CRM Pulpity pracownika i kierownika |
| Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu |
| Rozproszone dane | Wszystkie dane w jednym systemie |
| Brak automatyzacji | Automatyzacja: – 95% procesów księgowych – 100% obiegu dokumentów kosztowych – rozliczeń – obsługi członkostw |
Działalność na dużą skalę i różnorodna oferta wyzwaniem dla dotychczasowego systemu ERP
Aeroklub Warszawski, to największa organizacja lotnicza w Polsce, w Europie i prawdopodobnie na świecie, która działa od blisko 100 lat. Oferuje szkolenia, loty treningowe i zapoznawcze, skoki spadochronowe, modelarstwo oraz obsługę techniczną statków powietrznych.
Aeroklub Warszawski w liczbach
| 1 000+ członków | 1 500 dokumentów księgowych miesięcznie | 1 000 faktur sprzedażowych miesięcznie |
„Działamy w branży lotniczej, ale też edukacyjnej i sportowej. Szkolimy pilotów, organizujemy skoki spadochronowe, prowadzimy modelarstwo, a nawet udostępniamy infrastrukturę firmom. To ogromna skala działalności, która obejmuje ponad tysiąc członków i setki klientów komercyjnych rocznie, a miesięcznie blisko tysiąc faktur sprzedażowych oraz ponad 1500 dokumentów księgowych. Wyzwaniem jest też złożona struktura stowarzyszenia, z sekcjami i sezonowością działalności.To wszystkowymagało elastycznego podejścia do zarządzania” – mówi prezes Aeroklubu warszawskiego Michał Krzemiński.
Wyzwanie 1 – wielokrotne wprowadzanie tych samych danych
Przed wdrożeniem enova365 Aeroklub Warszawski korzystał z wielu rozproszonych narzędzi informatycznych. Część danych znajdowała się w plikach Excela, inne – w systemie ERP.
Ponieważ każdy dział pracował na własnych plikach, nie miał aktualnych informacji o tym, co się dzieje w innych obszarach firmy. Co więcej przez to, że dane wprowadzone przez jeden z działów nie były widoczne dla innych jednostek firmy, musiały być wielokrotnie wprowadzane do systemu. Było to czasochłonne i wiązało się z ryzykiem błędów.
Wyzwanie 2 – brak automatyzacji
Przed wdrożeniem enova365 obieg dokumentów w Aeroklubie Warszawskim nie był w żaden sposób zautomatyzowany, co utrudniało sprawdzanie statusu procedowanych spraw i niepotrzebnie wydłużało procesy.
Niezautomatyzowane były także operacje bankowe, magazynowe i kadrowe oraz obsługa członkostw. Także prowadzenie list członków, rejestracja ich danych i historii zmian związanych z członkostwem odbywała się w Excelu.
Wyzwanie 3 – nietypowy model działalności
Aeroklub to nietypowa organizacja, o złożonej, sezonowej działalności oraz z szeroką, różnorodną ofertą – od szkoleń lotniczych po eventy czy wynajem sal. Kluczem było zintegrowanie wielu, często unikalnych dla Aeroklubu procesów – zarządzania szkoleniami, magazynem, członkostwami czy rozliczeniami – w jednym systemie.
Z powyższymi wyzwaniami nie radził sobie dotychczasowy system ERP, co utrudniało rozwój organizacji i rodziło niepotrzebne koszty.
Wymagania wobec nowego systemu ERP
Organizacja szukała systemu, który obsłuży cały Aeroklub od A do Z – od finansów i kadr, przez zarządzanie członkostwami, po gospodarkę magazynową i cyfrowy obieg dokumentów.
Żeby znaleźć system ERP, który zrealizuje stawiane przed nim cele firma wdrożeniowa DAMAL, Autoryzowany Partner Soneta, dokładnie przeanalizowała potrzeby Aeroklubu Warszawskiego. Najważniejsze z nich znajdziesz poniżej:
- integracja wszystkich danych w jednym systemie,
- zaawansowana obsługa członkostw,
- wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów,
- możliwość automatycznego importu, rozliczania i księgowania wyciągów bankowych,
- zwiększenie odsetka automatycznie księgowanych dokumentów (celem była automatyzacja 95% księgowań),
- usprawnienie raportowania i sprawozdawczości.
Jakie moduły systemu ERP enova365 wdrożył Aeroklub Warszawski?
Zespół firmy wdrożeniowej DAMAL wdrożył w Aeroklubie Warszawskim 7 modułów enova365, które usprawniły działanie wszystkich kluczowych procesów w organizacji. Były to między innymi moduły:
- Finanse i Księgowość,
- Kadry i Płace,
- Środki trwałe, RMK i MPK
- Magazyn (w tym magazyny paliw),
- CRM,
- Pulpity Pracownika i Kierownika,
- e-commerce: (w trakcie integracji z platformą Shopper)
„Wdrożenie trwało ponad rok – etapami, w zgodzie z możliwościami klienta. Przenieśliśmy ręczne procesy do systemu, zautomatyzowaliśmy rozliczenia, obieg dokumentów, a także wdrożyliśmy obsługę członków i inne procesy. Współpracujemy z Aeroklubem cały czas realizując bieżące potrzeby i rozwijając system enova365” – mówi Andrzej Lewandowski, prezes DAMAL.
Jakie były efekty wdrożenia enova365 w Aeroklubie Warszawskim?
- Integracja wszystkich danych i informacji w jednym systemie
Przede wszystkim, wszystkie firmowe dane i informacje są zgromadzone w jednym miejscu, co zapewnia pełną transparentność i kontrolę dla całej organizacji – księgowości, zarządu, a nawet partnerów zewnętrznych. Dzięki temu każda uprawniona osoba ma szybki i łatwy dostęp do aktualnych danych, co znacznie usprawnia pracę i podejmowanie decyzji.
„Dzięki systemowi enova365 cały Aeroklub funkcjonuje jako jeden spójny, zintegrowany ekosystem, co wcześniej było niemożliwe przy rozproszonych rozwiązaniach. Zyskaliśmy pełną transparentność danych oraz możliwość podejmowania trafnych decyzji biznesowych, co pozwala nam dynamicznie się rozwijać” – mówi Michał Krzemiński, prezes Aeroklubu Warszawskiego.
- Automatyzacja procesów
Integracja wszystkich danych w jednym systemie informatycznym umożliwiła wdrożenie automatyzacji w każdym obszarze działania organizacji.
Zautomatyzowano między innymi:
- 95% procesów księgowych – w tym księgowanie, rozliczenia międzyokresowe kosztów oraz różnic kursowych
- Obieg dokumentów – 100% dokumentów kosztowych przechodzi przez system
- Rozliczenia dzięki pełnej integracji z bankiem oraz systemem logowania lotów
- Obsługę członkostw w Aeroklubie.
Przełożyło się to na oszczędność czasu oraz minimalizację liczby błędów.
„enova365 pozwoliła nam zaoszczędzić czas, zredukować liczbę błędów i mieć dostęp do danych w czasie rzeczywistym. To była cyfrowa rewolucja, której potrzebowaliśmy. Procesy są szybsze, mniej błędów” – mówi Daria Nachiło, specjalista ds. komunikacji Aeroklubu Warszawskiego.
- Eliminacja papieru
Cyfryzacja procesów pozwoliła na wyeliminowanie papierowych segregatorów, które zastąpiono cyfrowym archiwum.
Jak zmniejszyć pracochłonność procesów i zapanować nad rozproszonymi danymi?
Przechowujesz dane w różnych narzędziach informatycznych i chcesz wyeliminować związane z tym nieefektywności? Zastanawiasz się jak zautomatyzować procesy w firmie? Pomożemy Ci w tym. Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.
