Tylko w 7 miesięcy Grupa Mardom „odzyskała” dzięki automatyzacji procesów kadrowo-płacowych 240 godzin miesięcznie i zaoszczędziła 228 000 zł rocznie. Poznaj sposób, w jaki enova365 i firma wdrożeniowa COM@COM pomogły wdrożyć tą strategię cięcia kosztów dzięki automatyzacji, która jednocześnie zwiększyła satysfakcję pracowników i bezpieczeństwo danych.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- Jakie problemy miało wyeliminować wdrożenie enova365 w Grupie Mardom?
- Z jakich etapów składał się proces wdrożenia?
- Jak firma wdrożeniowa poradziła sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami w trakcie wdrożenia?
- Ile czasu i pieniędzy zaoszczędzono dzięki wdrożeniu?
- O ile wzrósł wskaźnik automatyzacji procesów HR?
Wdrożenie enova365 w Grupie Mardom – case study w pigułce
| Firma | Grupa Mardom |
| Branża | Produkcja mebli i produktów do aranżacji wnętrz |
| Zatrudnienie | Ok. 700 pracowników |
| Wdrożone moduły enova365 | Kadry Płace i HR Pulpity pracownika i kierownika |
| Czas wdrożenia | 7 miesięcy |
CEL 1: Wzrost odsetka zautomatyzowanych procesów kadrowo-płacowych
| Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu |
| 30% | 60% |
CEL 2: Skrócenie czasu potrzebnego na naliczanie listy płac
| Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu |
| 8 dni | 4 dni |
CEL 3: Cyfryzacja komunikacji na linii pracownik-kierownik-kadry
| Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu |
| Manualny obieg dokumentów | Elektroniczny obieg dokumentów |
Wyzwanie: cyfryzacja obiegu dokumentów i automatyzacja procesów
Grupa Mardom od ponad 30 lat działa w branży produkcji mebli i produktów do aranżacji wnętrz. Zatrudnia około 700 pracowników, a w jej skład wchodzą dwie spółki – Mardom Pro i Mardom Home – zlokalizowane w Lipnikach Starych koło Pułtuska. W 2018 r. do Grupy Mardom dołączyła spółka AGGE, świadcząca usługi z zakresu automatyzacji przemysłowych.
Obecnie oferta firmy obejmuje m.in. produkty do aranżacji wnętrz, takie jak sztukaterie i listwy dekoracyjne marki Mardom Decor, a także panele podłogowe renomowanych marek Moduleo, Parador i Premium Floor. Ich odbiorcami są sklepy wielkopowierzchniowe, markety budowlane i liderzy w sektorze aranżacji wnętrz – m.in. IKEA, Castorama czy OBI.
Produkty Mardom są także eksportowane do ponad 40 krajów na czterech kontynentach, co czyni firmę silnym graczem na rynku międzynarodowym.
Przed wdrożeniem systemu enova365 Grupa Mardom zmagała się z szeregiem wyzwań, szczególnie w obszarze kadrowo-płacowym.
Wyzwanie 1 – rejestracja i weryfikacja czasu pracy pracowników zmianowych
Jednym z procesów, który stanowił duże obciążenie dla zespołu Mardom była rejestracja i weryfikacja czasu pracy pracowników zmianowych. W połączeniu ze skomplikowanym systemem naliczania wynagrodzeń oraz premii – powiązanych z różnymi czynnikami – stanowiło to duże obciążenie organizacyjne.
Wyzwanie 2 – komunikacja na linii pracownicy – kierownicy – kadry i płace
Kolejnym wyzwaniem było uproszczenie komunikacji działu kadr z pracownikami. Pracownicy oczekiwali, że firma wdroży elektroniczny obieg wniosków pracowniczych. Miało to przyspieszyć ich obieg i zwiększyć wygodę użytkowania systemu przez personel.
Wyzwanie 3 – zgodność oprogramowania kadrowo-płacowego z przepisami
Dodatkowo, Grupa Mardom chciała korzystać z oprogramowania, które będzie regularnie aktualizowane w zgodzie z dynamicznie zmieniającym się prawem. Dotychczasowe, dostosowywane indywidualnie rozwiązania, przestały nadążać za potrzebami rozwijającej się organizacji, co generowało wiele pracy po stronie działu HR i operatorów systemu, a także narażało procesy na ryzyko błędów i awarii.
W efekcie tych trudności firma podjęła decyzję o wdrożeniu nowego – kompleksowego i nowoczesnego rozwiązania – które odpowie zarówno na wyzwania technologiczne, jak i zapewni stabilność oraz zgodność z przepisami. Tym rozwiązaniem okazał się system enova365.
Z jakich etapów składał się proces wdrożenia enova365 w Mardom?
Wdrożenie systemu enova365 w Grupie Mardom objęło moduł Kadry Płace i HR enova635 oraz Pulpity Pracownika i Kierownika.
Jego pierwszym etapem była analiza przedwdrożeniowa. Trwała ona 2 miesiące i pozwoliła na precyzyjne zdefiniowanie potrzeb organizacji, celów wdrożenia oraz jego harmonogramu.
Oszacowano, że dzięki automatyzacji procesów związanych z ewidencją i rozliczaniem czasu pracy, projekt pozwoli wdrożyć oszczędności na poziomie 160 godzin miesięcznie i zredukować koszty o 175 000 zł rocznie.
Poniżej znajdziesz kroki, jakie zespół COM&COM podjął w celu wdrożenia enova365 w Grupie Mardom.
- Konfiguracja modułu Kadry i Płace w trzech spółkach Grupy Mardom.
- Migracja danych z dotychczasowego systemu.
- Integracja enova365 z kartami tymczasowymi oraz systemem RCP.
- Szkolenia użytkowników.
- Wdrożenia pulpitów pracowniczych i kierowniczych.
Proces wdrożenia, realizowany od września 2024 do marca 2025, trwał 7 miesięcy i wymagał intensywnego zaangażowania – zarówno ze strony klienta, jak i zespołu wdrożeniowego.
Jak firma wdrożeniowa poradziła sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami w trakcie wdrożenia?
W trakcie projektu szczególnym utrudnieniem okazało się nałożenie się kilku krytycznych procesów w jednym czasie – równolegle realizowano testy naliczania wynagrodzeń w dwóch systemach (dotychczasowym i enova365), a także weryfikowano działanie nowych mechanizmów dotyczących czasu pracy oraz rozbudowanego arkusza premiowego.
Dodatkowo, konieczne okazało się uwzględnienie nowych, wcześniej nieprzewidzianych funkcjonalności, co wymagało szybkiej adaptacji po stronie zespołu wdrożeniowego.
Równolegle trwało również wdrożenie nowego elementu w organizacji – pulpitów pracowniczych i kierowniczych, co stanowiło istotną zmianę dla całej Grupy Mardom.
Te wszystkie działania wymagały ścisłej koordynacji i intensywnej komunikacji między zespołami. Kluczową rolę odegrało doświadczenie COM@COM – partnera wdrożeniowego, który odpowiednio pokierował pracami w tym dynamicznym czasie. Istotne znaczenie miała także postawa zespołu Grupy Mardom – otwartość na zmiany, aktywne uczestnictwo w procesie oraz gotowość do nauki nowego systemu.
Dzięki wspólnemu zaangażowaniu i efektywnej współpracy, wdrożenie zakończyło się sukcesem. Przeciętny użytkownik potrzebował około dwóch miesięcy, aby sprawnie rozpocząć samodzielną pracę w systemie enova365 – oczywiście przy wsparciu szkoleń, które odegrały istotną rolę w procesie adaptacji.
Efekty: oszczędność czasu i redukcja kosztów dzięki automatyzacji procesów kadrowo-płacowych
Po zakończonym wdrożeniu systemu enova365 w Grupie Mardom, firma odnotowała szereg istotnych i mierzalnych korzyści.
Z systemu korzysta obecnie:
- 5 operatorów HR,
- 650 pracowników za pośrednictwem Pulpitów Pracowniczych
- 60 kierowników dzięki Pulpitom Kierownika.
To właśnie pracownicy działu HR, kierownicy oraz pracownicy odczuli największe korzyści z implementacji systemu – przede wszystkim w postaci usprawnionych procesów, zwiększonej przejrzystości danych oraz skrócenia czasu realizacji zadań.
1. Rozwiązanie zidentyfikowanych problemów
Wdrożenie enova365 skutecznie odpowiedziało na wcześniej zidentyfikowane wyzwania:
- rejestracja czasu pracy została zautomatyzowana, w tym również algorytmy naliczania wynagrodzeń, co pozwoliło działowi HR na ewolucję procesów i redukcję ręcznej pracy,
- elektroniczny obieg wniosków pracowniczych znacząco usprawnił działania kierowników, dzięki technologicznej zmianie i optymalizacji procesu akceptacyjnego,
- ciągłość aktualizacji systemu zapewnia zgodność z przepisami prawa oraz bezproblemowe zarządzanie dodatkami i rozwiązaniami dedykowanymi.
2. Oszczędność czasu i redukcja kosztów
Projekt od początku zakładał oszczędność na poziomie 160 godzin miesięcznie w wyniku automatyzacji procesów związanych z ewidencją i rozliczaniem czasu pracy. Po wdrożeniu okazało się, że udało się oszczędzić aż 240 godzin miesięcznie, co pozwoliło na dalszą reorganizację procesu ewidencji danych produkcyjnych.
Równie spektakularne okazały się oszczędności finansowe – przy pierwotnych założeniach wynoszących 175 000 zł rocznie, rzeczywiste efekty to aż 228 000 zł rocznie.
| Zakładane oszczędności | Zrealizowane oszczędności |
| 160 godzin miesięcznie | 240 godzin miesięcznie |
| 175 000 zł rocznie | 228 000 zł rocznie |
3. Wzrost efektywności i poprawa komunikacji
Wdrożenie wpłynęło także na wzrost efektywności załogi. Przeniesienie odpowiedzialności za ewidencjonowanie czasu pracy na pracowników oraz za jego rozliczenie – na kierowników – pozwoliło umieścić odpowiedzialność w najbardziej właściwych punktach struktury organizacyjnej. Podobnie stało się z rozliczaniem premii – kierownik przyznaje i rozlicza premie w systemie.
Dzięki temu czas naliczania listy płac skrócił się z 8 do 4 dni roboczych, co stało się jednym z kluczowych KPI monitorowanych przez organizację. Kolejnym miernikiem efektywności jest stopień automatyzacji procesów w HR, który wzrósł z 35% do 60% po wdrożeniu enova365 – a organizacja dostrzega dalszy potencjał rozwoju.
Ponadto wdrożenie pulpitów znacznie ograniczyło obieg papierowych dokumentów. Pracownicy mają teraz w aplikacji dostęp do informacji zgromadzonych w ich teczkach, mogą uzupełniać dane, dostarczać brakujące dokumenty i mieć stały wgląd w stan swoich uprawnień.
Co więcej, system stał się kanałem komunikacji wewnętrznej – ogólnofirmowe informacje trafiają bezpośrednio do aplikacji pracowników, z możliwością ich komentowania i zadawania pytań.
KPI w Mardom – przed i po wdrożeniu
| Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu | |
| Czas naliczania listy płac | 8 dni roboczych | 4 dni robocze |
| Odsetek zautomatyzowanych procesów HR | 35% | 60% |
4. Zbudowanie solidnego fundamentu do dalszych usprawnień
Największą korzyścią, wskazywaną przez Grupę Mardom, jest stabilność systemu i bezpieczeństwo naliczania wynagrodzeń. To fundament, na którym oparto dalsze usprawnienia – automatyzację rozliczeń czasu pracy oraz stworzenie przestrzeni do wdrażania kolejnych rozwiązań, bez konieczności inwestowania w dodatkowe aplikacje. Co więcej, wdrożenie przyniosło również niespodziewane, pozytywne efekty – w tym m.in.:
- dodatkowe oszczędności roboczogodzin,
- uświadomienie sobie, że system może skutecznie zabezpieczać kolejne procesy organizacyjne.
Firma dostrzegła, że enova365 może być platformą nie tylko do obsługi kadr i płac, ale również do dalszego rozwoju w zakresie automatyzacji szkoleń wewnętrznych czy prowadzenia elektronicznych teczek pracowniczych.
„enova365 nie zamyka organizacji w sztywnych ramach, lecz pozostawia przestrzeń na dalszy rozwój. Już teraz Grupa Mardom planuje wdrożenie kolejnych modułów, takich jak elektroniczna teczka pracownicza czy moduł do szkoleń wewnętrznych. To pokazuje, że enova365 to system nie tylko na dziś, ale i na przyszłość – wspierający cyfrową transformację w długiej perspektywie” – ocenia Joanna Groszkowska, dyrektor personalny MARDOM PRO Sp. z o.o.
5. Samodzielność i elastyczność obsługi
Po wdrożeniu Grupa Mardom samodzielnie obsługuje wszystkie wdrożone funkcjonalności. Umowa serwisowa podpisana z COM@COM obejmuje bieżącą obsługę zgłoszeń, realizację usprawnień oraz zadań rozwojowych zgłaszanych przez Klienta. Dzięki temu firma ma pełną kontrolę nad systemem i jego dalszym rozwojem.
Chcesz zmniejszyć pracochłonność procesów kadrowo-płacowych? Pomożemy Ci w tym. Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.
