Charakterystyka firmy:
Biuro rachunkowe Neofin to dynamicznie rozwijająca się firma z siedzibą w Gdyni, która od 2009 roku oferuje kompleksową obsługę księgową i kadrowo-płacową dla przedsiębiorstw z całej Polski. Firma specjalizuje się w współpracy z klientami biznesowymi prowadzącymi spółki kapitałowe, takie jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółki akcyjne, a także z grupami kapitałowymi wymagającymi konsolidacji danych finansowych oraz przygotowywania raportów zarządczych. Neofin obsługuje również jednoosobowe działalności gospodarcze oraz organizacje pozarządowe, w tym fundacje i fundacje rodzinne. Klienci reprezentują szeroki przekrój branż, w tym usługi, logistykę, nieruchomości, przemysł oraz handel. Biuro kładzie nacisk na nowoczesne podejście do księgowości, efektywną komunikację z klientem oraz wykorzystywanie narzędzi IT w codziennej pracy, wspierając swoich partnerów w podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych.
Sytuacja przed wdrożeniem:
Neofin spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jako nowoczesne biuro rachunkowe, od początku swojej działalności stawiała na cyfryzację procesów i korzystanie z systemów informatycznych takich jak Optima i Sage Symfonia. Systemy te wspierały obsługę księgową i kadrowo-płacową, jednak ich ograniczona elastyczność i utrudniona integracja z innymi procesami administracyjnymi i sprzedażowymi nie pozwalały w pełni dopasować ich do dynamicznie rozwijających się potrzeb firmy. Z tego powodu podjęto decyzję o zmianie i maksymalnym wykorzystaniu potencjału jednego, zintegrowanego systemu ERP - enova365, który umożliwiał bieżące dostosowanie do zmian legislacyjnych oraz rozbudowę funkcjonalności w miarę wzrostu skali działalności.
Wdrożenie systemu enova365 miało miejsce w 2017 roku i objęło kluczowe obszary działania biura. Pomimo zastosowania zaawansowanej platformy ERP, w Neofin nadal funkcjonował tradycyjny, papierowy obieg dokumentów. Dokumentacja finansowa, kadrowa i administracyjna dotycząca ponad 80 obsługiwanych Klientów była gromadzona i archiwizowana w kilkunastu szafach, co powodowało znaczne utrudnienia w codziennej pracy. Dostęp do danych wymagał fizycznej obecności w biurze, co ograniczało możliwości pracy zdalnej oraz spowalniało obsługę klienta. Brak standaryzacji i cyfrowego przepływu dokumentów utrudniał także wdrożenie automatyzacji procesów i skuteczne zarządzanie czasem pracy zespołu. W tej sytuacji potrzeba dalszej transformacji cyfrowej stała się kluczowa dla zapewnienia sprawnej, bezpiecznej i skalowalnej obsługi klientów biznesowych.
