e-dokumentacja pracownicza – rewolucja czy naturalna kolej rzeczy?

Przepisy o elektronicznej dokumentacji pracowniczej to konsekwencja coraz większego stopnia cyfryzacji w przedsiębiorstwach. Po działach sprzedaży czy księgowości nadszedł czas na digitalizację procesów w działach kadr.

Od 1 stycznia 2019 r. weszły w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy mają wybór pomiędzy prowadzeniem akt w formie papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja pracownicza prowadzona w formie elektronicznej stała się równoważna z dokumentacją w wersji papierowej.


Wyzwanie czy konieczność?

Proces przejścia na elektroniczną postać dokumentacji pracowniczej stanowi pewne wyzwanie dla działów kadr. Z miesiąca na miesiąc będzie przybywać dokumentów do zarchiwizowania. W związku z nowymi przepisami, każdy pracownik będzie musiał mieć zmienioną postać swoich akt układanych na nowo (nowy podział akt osobowych), na co potrzebne będą nakłady czasowe działów kadr. Jest to najlepszy moment, aby wykonując tę prace zeskanować dokumenty i przenieść je do sfery cyfrowej. Pamiętajmy, że przy wyborze narzędzia informatycznego ważne jest zaangażowanie i wsparcie działów IT.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza już od samego początku zmienia komfort i jakość pracy działów kadr. e-teczki znacząco skracają  czas wyszukiwania dokumentów pracowniczych a kadrowe mają do nich dużo łatwiejszy dostęp. Dokumentacja obecnego czy byłego pracownika jest dostępna na jedno kliknięcie.

Jak przejść na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej?

Po podjęciu decyzji o prowadzeniu akt osobowych w formie elektronicznej wszystkie dokumenty muszą zostać odwzorowane cyfrowo, czyli najczęściej zeskanowane, następnie opatrzone podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem w formie papierowej. Następnie dokumenty zostają zaimplementowane przez system do poszczególnych części teczki osobowej.
Wydawanie dokumentów również może mieć postać cyfrową.  Pracodawca może wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Oprogramowanie do obsługi e-dokumentacji pracowniczej

Działy kadr powinny wybrać taki system, który będzie w pełni spełniał wymogi nowych przepisów, które weszły w życie 1.01.2019. Oprogramowanie enova365 jest zgodne z Ustawą z 10 stycznia 2018  o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją oraz przepisami wykonawczymi. e-teczka enova365 to cyfrowe odwzorowanie akt osobowych

Jak powstaje elektroniczna teczka osobowa w enova365?

  • Wprowadzenie do e-teczek dokumentów zeskanowanych, podzielonych na odpowiednie części A,B,C,D wraz z metryką dokumentu (metadane)
  • Zastosowanie e-podpisu na skanach dokumentów
  • Wprowadzanie danych do kartoteki pracownika na podstawie skanów dokumentów
  • Udostępnienie e-teczki w tzw. pulpicie pracownika
  • Wydanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej jako skompresowany plik zawierający wszystkie odwzorowania cyfrowe w postaci pdf, metadane w formie xml. Plik musi być opatrzony podpisem kwalifikowanym

System pozwala również na składanie raportów do ZUS (OWA, RIA, RPA). Natomiast dzięki pulpitom do samoobsługi pracowniczej, pracownik w każdej chwili ma dostęp do swojej dokumentacji, co usprawni komunikację między działem HR a pracownikami firmy.


Dlaczego warto cyfrować akta pracownicze?

Mając w perspektywie długoletnie korzyści związane z usprawnieniem pracy i niższymi wydatkami im wcześniej przejdziemy na elektroniczną formę akt osobowych, tym lepiej.

Optymalizacja kosztów
Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej pozwala na obniżenie kosztów związanych z wydrukami oraz utrzymywaniem tradycyjnych archiwów. Digitalizacja przyśpiesza obieg bez konieczności drukowania wersji papierowej i jej archiwizowania

Bezpieczeństwo 
Elektroniczna dokumentacja to większe bezpieczeństwo przechowywania oraz przetwarzania danych. Zaawansowany technologicznie oraz zgodny z przepisami system IT pozwala na definiowanie uprawnieniń oraz identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji i rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych.

Usprawnienie procesów
Możliwość podpięcia podpisu elektronicznego oraz metod uwierzytelniania dla pracowników pozwolą wyeliminować papierowe dokumenty.  Z enova365 będziesz również gotowy na nowe wymagania prawne - składnie raportów do ZUS oraz załączanie ewidencji czasu do teczek pracowniczych. Dzięki pulpitom do samoobsługi pracowniczej, usprawnisz komunikację między działem HR a pracownikami firmy.

Baza wiedzy

e-teczki osobowe będą stanowić kompletną bazę wiedzy o pracowniku, co znacznie skróci czas wyszukiwania odpowiednich dokumentów, np. na jedno kliknięcie uzyskamy informacje o historii zatrudnienia pracownika, przebytych kursach czy certyfikatach.

Oprogramowanie enova365 to system ERP zgodny z wymogami ustawy i rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 roku. Zawiera pełny zakres funkcjonalności, jaki powinien mieć moduł e-dokumentacji pracowniczej. Po pierwsze, jest cyfrowym odzwierciedleniem dokumentacji papierowej. Każdy dokument - skatalogowany zgodnie z rozporządzeniem opatrzony jest e-podpisem oraz zawiera komplet metadanych. Po drugie, system umożliwia wydawanie i kopiowanie dokumentacji do pliku pdf lub skompresowanego pliku ZIP – mówi Joanna Walentek, Project Manager modułu Kadry, Płace i HR enova365.


Elektroniczna dokumentacja może być przechowywana w infrastrukturze systemowej przedsiębiorstwa lub w chmurze. W każdym przypadku jesteśmy w stanie stworzyć wiele kopii zapasowych i trzymać je w osobnych miejscach na wypadek awarii.

Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej to odciążanie działów  kadr i HR od czasochłonnych czynności związanych z obsługą tradycyjnej dokumentacji przepisów i usprawni bieżącą pracę. pracowniczej. W tym celu, warto wybrać odpowiednie oprogramowanie, które w pełni spełni wymogi nowych przepisów i usprawni bieżącą pracę.


Dowiedz się więcej o e-teczkach enova365. Zapraszamy do kontaktu.

Umów prezentację