więcej niż ERP

Praca zdalna w chmurze — działaj efektywniej

Jak pracodawcy i pracownicy z perspektywy czasu oceniają pracę zdalną? Jak rozwiązania chmurowe mogą wspierać rozwój elastycznych form pracy?

Praca zdalna w chmurze — działaj efektywniej

Pandemia przyspieszyła naturalny kierunek rozwoju pracy zdalnej i hybrydowej. Do nowej sytuacji znacznie łatwiej było przystosować się przedsiębiorstwom, które już wcześniej korzystały z infrastruktury chmurowej. Pozwoliła ona od razu pracować całemu zespołowi na wspólnych zasobach i danych, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa. Jak pomaga praca zdalna w chmurze?

Praca zdalna — zalety

Pracę zdalną analizowano wiele razy, omawiając jej pozytywne i negatywne skutki zarówno z perspektywy pracowników, jak i pracodawców. Według badania firmy Antal i Corees Polska, przeprowadzonego w grudniu 2020 r., pracodawcy, mimo początkowych obaw, pozytywnie oceniają efektywność pracy zdalnej. Aż 92% z nich określiło ją jako dobrą lub bardzo dobrą. Plusów tej sytuacji upatrują w ograniczeniu kosztów podróży służbowych (na ten fakt zwróciło uwagę 81% badanych) i utrzymaniu poziomu wynagrodzeń (71% wskazań). Obawy za to budzą: poziom integracji i współpracy (ten problem zauważyło 35% respondentów), onboarding pracowników w trybie zdalnym (29%), jak również rekrutacja nowych pracowników – o tej trudności wspomniało 16% badanych.

Pracownicy z kolei szczególnie docenili oszczędność czasu, jaką daje brak konieczności dojazdu do pracy (84%). Pozytywnie ocenili też komunikację z przełożonymi (82%) oraz pozostałymi członkami zespołu (78%). Na ten aspekt zwracają również uwagę późniejsze badania przeprowadzone w 2021 roku. Według Hays Polska aż 76% respondentów pozytywnie ocenia komunikację z kierownictwem. Natomiast jak wynika z raportu ClickMeeting „Jak oceniamy pracę zdalną po roku pandemii”, 48% pracowników uważa, że brak bezpośredniego nadzoru zwiększył efektywność ich pracy. Nowa sytuacja wpłynęła również na deklarowany poziom zadowolenia pracowników, zarówno jeśli chodzi o życie zawodowe (73%), jak i rodzinne (75%).

Praca zdalna — wady

Pomimo entuzjazmu, badani wskazali też wady pracy zdalnej. Ujęli w nich brak możliwości poznania osób, które dołączają do firmy (57%), czy negatywny wpływ na życie społeczne (54%). Odczucia te nasiliły się wraz z trwaniem pandemii. W badaniu przeprowadzonym przez firmę Antal w 2021 roku aż 65% respondentów zwróciło uwagę na osłabienie relacji w środowisku pracy. 54% z nich doświadczyło utrudnień we współpracy wewnętrznej i/lub zewnętrznej, a 32% zmniejszenia skuteczności komunikacji w firmie.

Do kolejnych negatywnych skutków pracy zdalnej można zaliczyć wydłużenie faktycznego czasu pracy. Jest to problem dostrzegany w skali całej UE. Z tego powodu Parlament Europejski 21 stycznia 2021 r. przyjął rezolucję, mającą na celu wdrożenie przez państwa członkowskie dyrektywy ustanawiającej prawo pracowników do bycia offline (ang. right to disconnect, czyli „prawo do wyłączenia się”). Głównym celem proponowanego rozwiązania jest to, aby pracownicy mogli wyłączać narzędzia pracy i nie wykonywać obowiązków zawodowych po godzinach pracy. Ma się to dziać bez narażania na negatywne konsekwencje ze strony pracodawcy.

Według Badania Monitora Rynku Pracy, 43% osób pracujących zdalnie lub hybrydowo częściej pracuje po godzinach w czasie pandemii niż wcześniej. 47% częściej odpowiada na maile służbowe po godzinach pracy, a 34% odbiera w tym czasie telefony służbowe. Na większy poziom stresu i pogorszenie zdrowia psychicznego zwraca uwagę badanie przeprowadzone w lipcu 2021 roku przez Michael Page. Respondenci wskazali, że borykają się z wyższym poziomem lęku i stresu (22%). Zmieniła im się masa ciała (20%) czy pogorszyła jakości snu (19%). Dodatkowo aż 50% pracowników czuło się mniej docenionych za wykonywaną pracę, przy jednocześnie większej presji ze strony pracodawcy. 42% badanych zadeklarowało, że równowaga między ich życiem prywatnym i zawodowym się zachwiała. Według 40% pracodawca nie dbał w wystarczający sposób o ich zdrowie psychiczne.

Samoobsługa pracownicza enova365
Samoobsługa pracownicza enova365

Więcej plusów czy minusów? Pracownicy

Praca zdalna w chmurze ma wiele zalet. Pracownicy doceniają ją m.in. ze względu na dużą oszczędność czasu oraz wzrost samodzielności i efektywności pracy. Jednak ma ona również negatywne skutki, takie jak brak bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami i możliwe poczucie izolacji – zauważa Sabina Jurek, Kierownik zespołu rozwoju i serwisu rozwiązań chmurowych w enova365.

Kwestię zalet pracy zdalnej porusza również opracowana przez Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej księga rekomendacji oraz ekspertyz „Praca zdalna 2.0 – rozwiązanie na czas pandemii czy trwała zmiana”. Jak wynika z badania, pracownicy doceniają najbardziej:

  • zmniejszenie czasu i kosztów dojazdów oraz stresu i zmęczenia związanego z transportem,
  • większą elastyczność i możliwość dopasowania wykonywania obowiązków zawodowych do rytmu dnia,
  • poprawę równowagi między życiem zawodowym i osobistym,
  • większą autonomię w pracy, a w konsekwencji – wyższe zaangażowanie i lepszą motywację
  • wzrost satysfakcji z pracy i życia.

Do minusów, które pracownicy dostrzegają w nowym trybie pracy, należą m.in.:

  • konieczność samodzielnego organizowania i planowania czasu oraz zadań,
  • brak odpowiedniego wsparcia ze strony przełożonych,
  • ograniczony dostęp do zasobów firmy i szkoleń,
  • pogorszenie warunków mieszkaniowych (dom staje się miejscem pracy
  • zwiększenie kosztów utrzymania
  • poczucie izolacji i osamotnienia.

Więcej plusów czy minusów? Pracodawcy

Z kolei dla pracodawców najważniejszymi korzyściami płynącymi z pracy zdalnej mają być:

  • oszczędność kosztów związanych z opłatami i utrzymaniem powierzchni biurowej,
  • mniejsze ryzyko wypadków drogowych w ramach podróży służbowych (i idących za tym odszkodowań),
  • możliwość rekrutowania talentów bez względu na lokalizację firmy,
  • zwiększenie elastyczności usług biznesowych
  • większe możliwości zatrudniania osób starszych i z niepełnosprawnościami.

Wśród negatywnych aspektów pracy zdalnej pracodawcy wymieniają m.in.:

  • konieczność zapewnienia pracownikom odpowiedniego sprzętu do pracy zdalnej,
  • utrudniony nadzór nad realizacją zadań, efektywnością i produktywnością pracowników,
  • problematyczne kwestie związane z bezpieczeństwem danych czy odpowiedzialnością za wypadki podczas świadczenia pracy w domu.

Pracownicy i pracodawcy dostrzegają zarówno zalety, jak i wady pracy zdalnej. Eksperci Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej wskazują jednak, że wprowadzenie takiego systemu pracy może przynieść wiele korzyści dla organizacji. Wymieniają wśród nich wdrożenie nowych rozwiązań ułatwiających pracę, zdobywanie przez pracowników nowych kompetencji, przeprowadzenie szkoleń, wyższą efektywność i dochody, a także rozszerzenie działalności firmy o nowe formy komunikacji z klientami.

Funkcje pracy hybrydowej
Praca hybrydowa i jej funkcje

Nowy system pracy — nowe kompetencje

Model pracy zdalnej i hybrydowej wymaga zarówno od pracowników, jak i od kierownictwa, innego zestawu kompetencji niż praca stacjonarna. Według badania przeprowadzonego przez Business Centre Club i 4 Business & People, pandemia pokazała braki w umiejętnościach zarządczych. Nowa sytuacja zweryfikowała przełożonych. Niektórym zabrakło takich kompetencji jak: wyznaczanie konkretnych celów, dawanie feedbacku, egzekwowanie i rozliczanie zadań czy dbanie o komfort pracowników i relacje z podwładnymi podczas home office. Pracodawcy oczekują od pracowników kompetencji cyfrowych: informatycznych, informacyjnych oraz funkcjonalnych. Liczą jednak także na umiejętności miękkie – zdolność do szybkiej adaptacji do zmian, inteligencja emocjonalna, samodzielność, współpraca, komunikacja oraz chęć samokształcenia. Ogromne wsparcie w pracy zdalnej, hybrydowej, zarządzaniu zadaniami i przepływem informacji stanowi system ERP w chmurze obliczeniowej.

Cchesz wiedzieć więcej? Obejrzyj nagranie z webinaru o pracy zdalnej:

Webinar: Praca zdalna – wygoda dla pracownika, wyzwanie dla pracodawcy

Chmura usprawnia pracę zdalną i hybrydową

Szybkie przejście do pracy zdalnej i hybrydowej było znacznie łatwiejsze dla przedsiębiorstw, które posługiwały się rozwiązaniami dostosowanymi do pracy w chmurze.

Korzystanie z rozwiązań umieszczonych w chmurze oferuje ogromną mobilność i elastyczność. Pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki w dowolnym miejscu i na dowolnym sprzęcie, również prywatnym. Dostęp do zasobów infrastruktury oraz aplikacji biznesowych udostępniamy przez Internet. Dzięki temu wszyscy, którzy otrzymają odpowiednie uprawnienia, mogą korzystać np. z systemu ERP z poziomu przeglądarki – wyjaśnia Sabina Jurek, Kierownik zespołu rozwoju i serwisu rozwiązań chmurowych w enova365.

Podczas pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek zadbania o odpowiednią ochronę danych osobowych, np. w kontekście wdrożenia odpowiedniej polityki w zakresie wykorzystywanych przez jego pracowników urządzeń końcowych (laptopy, tablety, smartfony). Musi także przyjąć politykę haseł dostępu do aplikacji firmowych. Jest to znacznie trudniejsze jeśli zespół nie pracuje na jednym systemie i bazie danych. Jeżeli korzysta z rozwiązań chmurowych, na tym poprzestaje. W kontekście infrastruktury IT odpowiedzialność za ochronę danych i zgodność z przepisami spoczywa na dostawcy usługi. Praca zdalna w chmurze staje się więc wygodniejsza.

Organizacja pracy zespołu
Organizacja pracy zespołu

Twórcy systemu ERP enova365 wyposażyli go w dotykowe interfejsy: przeglądarkowy oraz komórkowy (dostępny dla iOS i Android). W ramach wersji multi pracownicy wykonują swoje obowiązki z każdego urządzenia, także mobilnego. Z kolei program działa w chmurze od dowolnego dostawcy. Dodatkowym usprawnieniem pracy zdalnej i hybrydowej jest zintegrowana baza danych enova365. Dzięki niej cała firma pracuje w różnych obszarach funkcjonalnych systemu, a wszystkie informacje są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Wersja multi sprawdza się nie tylko w przypadku pracy zdalnej i hybrydowej. Jest dobrym rozwiązaniem również u osób, które spędzają dużo czasu w podróżach służbowych i na spotkaniach z klientami. Dzięki niej, z poziomu tableta czy telefonu, mają dostęp do wszystkich funkcjonalności systemu. Mogą także składać i akceptować wnioski pracownicze.

Wersja multi enova365 w chmurze

Praca zdalna a Kodeks Pracy

Pracę zdalną obecnie świadczymy na mocy tzw. ustawy covidowej z 2 marca 2020 roku. Na jej podstawie pracodawca może polecić pracownikowi realizowanie pracy poza stałym miejscem jej wykonywania w celu przeciwdziałania covid-19. Nikt jednak nie przewidywał, że sytuacja pandemiczna potrwa aż tak długo – potrzebne stało się prawne uregulowanie nowej formy świadczenia pracy. W maju 2021 r. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii skierowało do konsultacji międzyresortowych projekt nowelizacji Kodeksu pracy. Dotychczasowe zapisy o telepracy mają zostać zastąpione przepisami dotyczącymi pracy zdalnej. W lipcu 2021 do konsultacji przekazano drugą wersję projektu, gdzie uwzględniono część uwag zgłoszonych przez pracodawców. Obecnie jest on na etapie opiniowania, jednak ma być uchwalony niebawem (stan na I kwartał 2022).

Oprócz wprowadzenia pojęcia pracy zdalnej, nowelizacja przewiduje szereg innych zmian. Pracodawca nadal będzie mógł zlecić pracownikowi pracę zdalną. Zrobi to jednak wyłącznie w wyjątkowych warunkach – wystąpienia zagrożenia epidemiologicznego i w okresie 3 miesięcy od momentu jego ustania. W pozostałych sytuacjach praca zdalna będzie mogła być wykonywana wyłącznie na podstawie obustronnego porozumienia. Nowe przepisy przewidują również możliwość okazjonalnego świadczenia pracy w trybie zdalnym przez 24 dni w roku kalendarzowym. Oferują także ułatwienia dla osób opiekujących się małymi dziećmi bądź niepełnosprawnym członkiem rodziny. Pracodawca będzie zobowiązany do pozytywnego rozpatrzenia ich wniosku o pracę zdalną. W ustawie pojawia się też kwestia pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Przepisy jednak nie precyzują zasad naliczania takiego świadczenia – pracodawcy będą musieli uregulować ten aspekt w regulaminach wewnątrzzakładowych.

Jaka jest przyszłość pracy zdalnej i hybrydowej?

Jak wskazują eksperci w badaniu „Modele pracy w nowej (nie)normalności. Co już wiemy o pracy poza biurem?”, długoletni trend stopniowego uelastyczniania miejsca i czasu pracy rozwinął się mocno w związku z pandemią. Co więcej, zarówno pracodawcy, jak i pracownicy będą chcieli go kontynuować. Z punktu widzenia pracodawców decydujące mają być trzy argumenty ekonomiczne.

  • Przedsiębiorstwa będą chciały czerpać korzyści z inwestycji, które poczyniły, aby umożliwić pracę spoza biura.
  • Możliwość pracy hybrydowej i zdalnej rozszerza możliwości rekrutacyjne – pracodawcy mogą zatrudniać najlepszych specjalistów bez względu na ich miejsce zamieszkania.
  • Dodatkowo wciąż rozwijane są narzędzia technologiczne ułatwiające pracę zdalną. Dzięki temu staje się ona tańsza i lepiej dopasowana do potrzeb przedsiębiorstwa.

O tym, że nowy model pracy jest rozwiązaniem przyszłościowym na rynku pracy, mówi także Sabina Jurek, Kierownik zespołu rozwoju i serwisu aplikacji chmurowych w enova365. – Praca hybrydowa i zdalna to rozwiązanie, które zostanie z nami na zawsze. Liczne badania analizujące rynek pracy udowadniają, że rok 2020 i pandemia covid-19 pokazały, iż firmy, które już wcześniej stawiały na digitalizację i kompetencje cyfrowe swoich pracowników, były w stanie bardzo szybko dostosować się do nowych warunków pracy zdalnej. Migracja ta odbyła się właściwie z dnia na dzień. Wielu pracodawców nie było dotychczas entuzjastycznie nastawionych do pracy zdalnej. W warunkach pandemicznych przekonali się jednak, że ten model nie wpływa negatywnie na efektywność. Ponadto pozwala na realizację tych samych zadań. enova365 na bieżąco dostosowuje oprogramowanie do potrzeb pracodawców. Jako producent zaimplementowaliśmy wiele rozwiązań sprzyjających organizacji pracy zdalnej i hybrydowej, np. planowanie zadań oraz ewidencję czasu pracy i realizacji zadań. Praca zdalna w chmurze stała się łatwiejsza – wyjaśnia.

Co nas czeka?

Praca zdalna w chmurze to przyszłość rynku pracy. Podobnie praca hybrydowa. Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy docenili zalety takiego rozwiązania, dlatego będzie ono nadal rozwijane jako Praca hybrydowa enova365, nawet po zakończeniu pandemii covid-19.

W 2011 roku Soneta, producent oprogramowania enova365, stworzył pierwszy system ERP natywnie pracujący w chmurze. W 2020 roku otrzymał nagrodę Best in Cloud 2020. Praca zdalna w chmurze stała się efektywniejsza z modułem Praca hybrydowa enova365.