Biura rachunkowe mają obecnie duży wybór programów i funkcji, automatyzujących pracę. Które z nich są najbardziej przydatne? Dla Andrzeja Nowaka, doświadczonego doradcy podatkowego i właściciela kancelarii podatkowej, są to raporty, zawierające ważne dla podejmowanych decyzji biznesowych dane, automatycznie generowane przez system oraz automatyczna wysyłka do klientów wyników finansowych. Jakie inne ważne funkcje wspierają pracę księgowych z jego biura rachunkowego? Odpowiedź znajdziesz w poniższym wywiadzie.
Spis treści:
- Jakie programy do obsługi biura rachunkowego wykorzystuje Kancelaria Podatkowa Andrzeja Nowaka?
- Przygotowanie do Krajowego Systemu e-Faktur
- Subiektywny ranking najbardziej przydatnych w pracy biura rachunkowego funkcji oprogramowania
- Przejście na elektroniczny obieg dokumentów – wyzwania
- Jak sprostać oczekiwaniom klientów biur rachunkowych?
- Jak być nowoczesnym biurem rachunkowym?
W cyklu wywiadów „Cyfryzacja biura rachunkowego – okiem księgowego” pytamy właścicieli biur rachunkowych o to, w jaki sposób nowoczesne rozwiązania technologiczne wspierają ich rozwój oraz jak sobie radzą z wyzwaniami, jakie przynosi cyfryzacja.
| Firma | Kancelaria Podatkowa Andrzej Nowak Sp. z o.o |
| Specjalizacja | Nieruchomości, Przekształcenia, CIT Estoński |
| Obszar działania | Warszawa, Poznań, Lublin, Garwolin |
| Klienci | Małe, średnie oraz duże firmy działające w Polsce |
Jakie programy do obsługi biura rachunkowego wykorzystuje Kancelaria Podatkowa Andrzeja Nowaka?
Zacznijmy od podstaw. Z jakiego oprogramowania korzystacie?
W naszej firmie wykorzystujemy kilka różnych programów. Jeśli jednak chodzi o program do księgowania, to korzystamy wyłącznie z enova365. Wykorzystujemy go zarówno do obsługi pełnej księgowości, jak i księgowości uproszczonej.
Rozumiem, że na tym nie koniec.
Oczywiście – enova365 ma również bardzo duże uznanie w oczach naszych kadrowych, które wykonują rozliczenia kadrowe klientów. Poza nią używamy programu Saldeo oraz programu Pipedrive do obsługi kontaktów z klientami. Jednakże enova365 jest naszym oprogramowaniem ERP, dzięki czemu mamy nadzór nad większością procesów występujących w firmie.
Spina wszystko w całość.
Tak, zwłaszcza że umożliwia nam zautomatyzowaną wymianę danych pomiędzy naszym programem księgowym a systemami magazynowymi naszych Klientów. Wymiana danych odbywa się za pomocą plików JPK_V7, co znacznie ogranicza czas obsługi klientów z dużą liczbą wystawianych dokumentów.
Jakie jeszcze działania podlegają automatyzacji?
Na pewno wprowadzanie danych z rachunków bankowych do systemu księgowego – a także, choć to już tylko z częścią klientów, eksport płatności do ich systemu bankowego. Ponadto wprowadziliśmy automatyzację wgrywania danych, dostarczanych do naszego Panelu Klienta Biura Rachunkowego.
To już pewien stopień zaawansowania – ale wszystko się kiedyś musi zacząć, także u klientów. Jak więc wygląda w Waszym biurze proces onboardingu nowego klienta?
Tych etapów jest kilka. Uczestniczą w nim księgowy, kadrowa – jeśli klient korzysta również z usług kadrowych w naszej firmie – a także manager zespołu księgowego, kadrowego i doradca podatkowy.
Wszystko po to, by jak najlepiej zaopiekować klienta.
Kluczowe jest to, by poczuł się zaopiekowany od samego początku, a przepływ informacji wewnętrznej był prawidłowy. Dokładamy starań, aby ustalenia poczynione na spotkaniu z jednym specjalistą trafiały również do wiadomości specjalisty z innej dziedziny, który także będzie zajmował się obsługą danego klienta.
Przygotowanie do Krajowego Systemu e-Faktur
Kompleksowy obieg informacji. Pozostając zresztą przy nim – jak się przygotowujecie na wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur?
Wejście w życie KSeF to będzie rewolucja w zakresie księgowości. Z tego względu należy przede wszystkim wykorzystywać oprogramowanie, które umożliwi nam skuteczną obsługę klienta przy użyciu KSeF. Zdajemy sobie sprawę, że to duże wyzwanie informatyczne, więc polegamy na sprawdzonych rozwiązaniach dużych i stabilnych firm informatycznych. Mamy oprogramowanie enova365, które jest gotowe na KSeF – i mamy również dużego, sprawdzonego partnera IT, który wspiera nas w rozwiązywaniu problemów technicznych. To nasze przygotowanie.
Subiektywny ranking najbardziej przydatnych w pracy biura rachunkowego funkcji oprogramowania
A które funkcje enova365 najbardziej ułatwiają Wam pracę?
W związku z dużą skalą działalności firmy, z mojej perspektywy najistotniejsze są raporty, które mamy skonfigurowane indywidualnie w enova365 – a Harmonogram Zadań dba o to, abym otrzymywał je na czas. Rzetelna i terminowa informacja jest kluczowa dla trafnego podejmowania decyzji biznesowych.
Oczywiście.
Ponadto mamy bardzo dobrze skonfigurowany moduł CRM enova365 z wieloma dodatkowymi cechami, które nadaliśmy naszym klientom. Dzięki temu możemy sprawnie grupować i segmentować klientów – np. w celu wysyłania celowanych informacji o zmianach w przepisach podatkowych.
Skoro jesteśmy przy klientach. Które funkcje mogą najbardziej pomagać właśnie z ich perspektywy?
Nasi klienci korzystają z Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego, a dzięki automatyzacji wysyłki wyników finansowych otrzymują miesięczne dane. Stworzona przy pomocy naszego partnera automatyzacja wyników finansowych pozwala nam unikać błędów ludzkich oraz pomyłek w przekazywanych do klientów informacjach o wynikach rozliczeń podatkowych za dany miesiąc.
Jak to działa?
Księgowi po zatwierdzeniu deklaracji – np. PIT – wskazują, aby wyniki finansowe zostały przesłane do klienta, a system automatycznie je wysyła. Księgowi nie muszą korzystać z programu pocztowego i nie przepisują danych – tylko wykonują tą operację w systemie. Jest to dla nas bardzo duże udogodnienie, które naszym zdaniem powinno znaleźć się w standardzie w wersji dla biur rachunkowych.
Przejście na elektroniczny obieg dokumentów – wyzwania
Bierzemy to pod uwagę. Ale pozostańmy przy automatyzacjach. Na jakie wyzwania natrafiliście, przechodząc na elektroniczny obieg dokumentów?
Największym wyzwaniem było ustawienie procesu akceptacji faktur kosztowych. W naszej firmie to skomplikowany organizacyjnie proces, gdyż uczestniczy w nim kilka osób: od asystentki, po prezesa. Tworząc elektroniczny obieg dokumentów, musieliśmy dokładnie odwzorować ten proces w programie.
Ale warto było?
Oczywiście. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów panujemy nad dokumentami księgowymi naszej firmy. Faktury kosztowe są wprowadzane do systemu na bieżąco. Wprowadzamy również ich skany, dzięki czemu po zaakceptowaniu faktury mamy jej obraz i widzimy, czego dotyczyła. Natomiast osoba, która generuje przelewy, ma ułatwione zadanie poprzez połączenie systemu bankowego z systemem ERP.
Wróćmy na moment do KSeF, ale w szerszym kontekście. W jaki sposób przygotowujecie firmy na przyszłe wyzwania?
Staramy się identyfikować powtarzalne procesy, jakie zachodzą na poszczególnych stanowiskach, oraz zmniejszać czas wykonywania tych czynności przez człowieka.
Od szczegółu do ogółu.
Tak, ale dużo pomaga też system. Zmniejszamy ilość kliknięć i dbamy o czytelność interfejsu przez odpowiednie ustawienia systemu – w tym ukrywanie niepotrzebnych widoków czy zmniejszanie list rozwijalnych. W pierwszej kolejności szukamy rozwiązań oferowanych przez standardowe rozwiązania dostarczone przez producenta oprogramowania.
Podsumujmy więc ten wątek. Jaka byłaby rada, której chcielibyście udzielić biurom rachunkowym, które nie wdrożyły jeszcze elektronicznego obiegu dokumentów?
Moja rada jest taka, aby każdy przynajmniej rozważył, czy w jego firmie jest już przestrzeń do zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów. Jeśli tak, to warto to rozwiązanie wprowadzić – szybko zauważycie korzyści, wynikające z elektronicznego obiegu dokumentów.
Jak sprostać oczekiwaniom klientów biur rachunkowych?
Czego dziś oczekują klienci BR?
W mojej ocenie oczekują w pierwszej kolejności profesjonalizmu w realizacji zadań wynikających z umowy. Klienci czują się pewnie, gdy widzą, że wiedza osób, które je obsługują, jest na wysokim poziomie merytorycznym.
To naturalne.
Dlatego nasi księgowi są regularnie szkoleni – zarówno poprzez udział w szkoleniach zewnętrznych, jak i organizowanych wewnątrz firmy. Na drugim miejscu jest dobry kontakt z księgowym, a także zbudowana relacja pozytywnej dobrej współpracy.
Jakie kryteria decydują więc obecnie o wyborze biura?
Moim zdaniem nie ma na to jednoznacznej odpowiedzi.
Dlaczego?
Ponieważ wiele zależy od skali działalności gospodarczej firmy, która poszukuje obsługi księgowej. Zupełnie inne kryteria mają znaczenie dla dużych firm, które poszukują przede wszystkim godnego zaufania, profesjonalnego partnera biznesowego. Tutaj głównym kryterium jest kompleksowość oferty, wsparcie doradcy podatkowego i automatyzacja wymiany danych na linii Klient – biuro rachunkowe.
A te mniejsze?
Te podmioty głównie kierują się przystępną ceną oraz łatwym i wygodnym interfejsem do współpracy z biurem. Wybierając biuro rachunkowe, nowi przedsiębiorcy często nie wiedzą, jak odróżnić dobre biuro rachunkowe od złego biura rachunkowego oraz nie wiedzą, jak kosztowne może być dla nich dokonanie złego wyboru w tym zakresie. Dla młodych przedsiębiorców bardzo ważne jest, aby cena była porównywalna z innymi, choć nie najniższa, gdyż w mojej ocenie intuicja podpowiada im, że najniższa cena oznacza najniższą jakość usługi. Kluczowa jest także wygoda. Oczekują intuicyjnej aplikacji, dzięki której będą mogli wygodnie przekazywać dokumenty do biura oraz mieć zawsze po ręką wyniki finansowe i inne informacje przekazane im przez biuro rachunkowe.
Czy Waszym zdaniem automatyzacja – lub cyfryzacja – jest już argumentem, który biorą pod uwagę firmy szukające biura rachunkowego?
Zdecydowanie tak. Jest to jeden z elementów branych pod uwagę przy wyborze biura rachunkowego. Szczególnie uwzględniają to branże, które generują bardzo duże liczby dokumentów księgowych z niewielką marżą sprzedażową.
Dlaczego jest to dla nich tak ważne?
Te firmy ze względu na koszty księgowości szukają biur rachunkowych, które są w stanie zautomatyzować rozliczenia, ograniczając przez to czas pracy księgowych. To skutkuje niższą ceną za obsługę.
Cyfryzacja zarazem jednak eliminuje lokalność działania biura rachunkowego. Czy firmy są gotowe, żeby rozmawiać z biurem rachunkowym oddalonym od swojej siedziby o X km?
Jak najbardziej. Istnieje wiele firm, dla których odległość biura rachunkowego nie ma znaczenia. Co prawda klienci często wolą mieć biuro rachunkowe w takiej odległości, by w razie czego mogli tam przyjechać – jednak to jest tylko możliwość, z której w praktyce i tak nie korzystają.
Jak być nowoczesnym biurem rachunkowym?
Spointujmy wszystko tak, jak zawsze. Jak można byłoby dokończyć zdanie „Biuro rachunkowe jest nowoczesne, gdy…”
Gdy ma nowoczesne oprogramowanie, które zostało dostosowane do indywidualnych potrzeb tego biura. W Polsce istnieje, według różnych statystyk, od 40 000 do 70 000 biur rachunkowych. Każde z nich ma wypracowany przez siebie, autorski model współpracy z klientami. Bardzo ważne jest to, aby program księgowy mógł być dostosowany do tych właśnie indywidualnych potrzeb każdego właściciela biura. Jednakże część procesów jest wykonywana w tych wszystkich biurach w bardzo zbliżony sposób.
Na przykład?
Na przykład wysyłanie wyników finansowych do klientów. Każde biuro rachunkowe to robi. Takie procesy, które są wspólne dla całej branży, powinny być standardem w wykorzystywanym oprogramowaniu księgowym.
