Elektroniczny obieg dokumentów czy forma papierowa?

• Jak oprogramowanie dostępne w chmurze ułatwia pracę?
• Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
• Dostęp do dokumentów z każdego miejsca
• Jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów?
• Czy elektroniczny obieg dokumentów ma jakieś wady?
• W jakich obszarach elektroniczny system obiegu dokumentów wdrażany jest najczęściej?

Czy elektroniczny obieg dokumentów w firmie to dobre rozwiązanie? Chyba mało kto wyobraża sobie pracę bez komputerów. Jednak w dalszym ciągu w wielu miejscach pracuje się przede wszystkim na dokumentach papierowych. Dlaczego w tej dziedzinie informatyzacja nie postępuje tak szybko jak w innych obszarach? I jakie zalety ma elektroniczny obieg dokumentów? W tym artykule postaramy się przybliżyć to zagadnienie.

Jak oprogramowanie dostępne w chmurze ułatwia pracę?

W dziedzinie informatyki nastąpił ogromny postęp. Widać to na przykład po dużej liczbie programów, które są dostępne w chmurze jako SaaS (Software as a Service). Ma to swoje zalety. Takiego programu nie trzeba instalować fizycznie na dysku. Dzięki temu dostęp do niego możliwy jest z różnych komputerów. Odgrywa to dużą rolę w przypadku pracy zdalnej lub hybrydowej. Pracownik może używać takiego programu nawet wtedy, gdy do wykonywania swoich obowiązków wykorzystuje prywatny komputer. Ale co wspólnego z udostępnianiem oprogramowania w chmurze ma elektroniczny obieg dokumentów?

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Najprościej mówiąc, elektroniczny obieg dokumentów to specjalna funkcja systemu informatycznego. Pozwala on na zamianę dokumentów, które mają formę papierową na ich elektroniczne wersje. Umożliwia też tworzenie w pełni elektronicznych dokumentów, które mogą być przesyłane pomiędzy pracownikami w danej organizacji.

Dostęp do dokumentów z każdego miejsca

Trudno jest wykonywać swoje zadania bez dostępu do dokumentów. Nagła nieobecność pracownika może utrudnić pracę innych. Nie zawsze wiadomo, na jakim etapie są prowadzone przez niego sprawy. Było to widoczne już wcześniej, ale pandemia szczególnie to uwypukliła. Niespodziewana kwarantanna jednej z osób w zespole nie musi paraliżować pracy danej komórki. Jeśli taki pracownik wyrazi zgodę, to pomimo tego, że nie może fizycznie przyjść do pracy, nadal może być wsparciem dla zespołu pracując zdalnie.

W takiej sytuacji nieoceniony staje się dostęp do dokumentów w postaci elektronicznej. Nie ma konieczności angażowania innych osób z zespołu, by skanowały i przesyłały takiej osobie dokumenty, które będą niezbędne do pracy. W przypadku systemu do elektronicznego obiegu dokumentów dostęp do potrzebnych dokumentów osiągalny jest z każdego miejsca, w którym pracownik ma możliwość korzystania z Internetu.

Natomiast jeśli taka osoba nie jest w stanie pracować, jej przełożony może łatwo sprawdzić, na jakim etapie są realizowane przez nią zadania i przydzielić ich dokończenie innym. Wszystkie niezbędne do tego dokumenty w postaci elektronicznej są zapisane w systemie.

Jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów?

Inwestycja w system służący do elektronicznego obiegu dokumentów powinna przynieść realne zyski dla przedsiębiorstwa, które zdecydowało się na takie rozwiązanie. Jakie korzyści można dzięki temu osiągnąć? Najważniejsze zalety elektronicznego obiegu dokumentów to:

• szybki i sprawny obieg dokumentów,
• szybszy i lepszy dostęp do informacji,
• możliwość monitoringu dokumentów,
• brak konieczności drukowania dokumentów.

Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej to
odciążanie działu kadr i HR od czasochłonnych czynności związanych z obsługą
tradycyjnej dokumentacji pracowniczej. W tym celu, warto wybrać odpowiednie
oprogramowanie, które w pełni spełni wymogi nowych przepisów i usprawni
bieżącą pracę — mówi Joanna Walentek, Kierownik Projektu Kadry i Płace enova365.

Czy elektroniczny obieg dokumentów ma jakieś wady?

Każde rozwiązanie ma swoje dobre i złe strony. W przypadku papierowego obiegu dokumentów jest to między innymi czas, jaki jest potrzebny na przekazywanie dokumentacji do odpowiednich działów w firmie. A jakie wady ma elektroniczny obieg dokumentów?

Jednym z zagrożeń jest skłonność niektórych osób do drukowania każdego dokumentu, który otrzymują w formie elektronicznej. Jednak można temu zaradzić przez odpowiednie edukowanie zespołu. Raczej mało kto drukuje wszystkie przychodzące do niego maile. Nie ma takiej potrzeby, bo zawsze mamy do nich dostęp. Podobnie jest z dokumentami elektronicznymi. Można wypracować schematy działania, które pozwolą odzwyczaić się od wersji papierowych.

Kolejnym wyzwaniem może być konieczność poprawnego katalogowania i archiwizowania spraw. W tym przypadku pomoże odpowiednie wdrożenie systemu obiegu dokumentów. Jeśli na początku włoży się więcej pracy na opracowanie właściwych reguł, to ten wysiłek zaprocentuje w przyszłości. Pracownicy nie będą mieć problemu z przyporządkowaniem dokumentów do odpowiednich kategorii. Dzięki temu prowadzenie archiwizacji stanie się łatwiejsze. Jakie płyną z tego korzyści? W razie potrzeby będzie można w prosty sposób sięgnąć do dokumentów zgromadzonych w archiwum.

Ostatnim z problemów może być nadmierne przywiązanie do dotychczasowego, czyli papierowego obiegu dokumentacji. Dotyczy to zwłaszcza mocno zbiurokratyzowanych struktur, jak na przykład urzędy. W takich miejscach pracownicy mogą być za bardzo przywiązani do dokumentów papierowych i wszelkie zmiany mogą spotkać się ze sporym oporem z ich strony.

W tej sytuacji najtrudniejsze jest przekonanie pracowników do zmian. Warto wykazać wtedy zalety systemu elektronicznego. Pokazać korzyści płynące ze zmiany podejścia. Co prawda, na początku nowy system na pewno będzie wymagał więcej pracy związanej z wdrożeniem i nauczeniem się jego obsługi, jednak końcowy rezultat będzie bardzo korzystny zarówno dla organizacji, jak i jej pracowników.

W jakich obszarach elektroniczny system obiegu dokumentów wdrażany jest najczęściej?

Podczas Eurpejskiego Forum Podpisu Elektronicznego i Usług Zaufania przedstawiono raport „Trusted Economy w nowej rzeczywistości. Ograniczanie ryzyka związanego z szybką cyfryzacją”. Zawiera on bardzo ciekawe wnioski dotyczące cyfryzacji przedsiębiorstw. Na potrzeby tego raportu przeprowadzono wśród polskich firm ankietę. Aż 44% badanych przyznało, że w ich firmach realizowane są projekty związane z cyfryzacją działów zajmujących się kadrami.

Widać tu wyraźny trend. Warto więc pomyśleć nad wdrożeniem tego typu rozwiązań, by nie dać się wyprzedzić konkurencji.

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w początkowej fazie może wydawać się trudne i czasochłonne. Jednak dobre przygotowanie do tego procesu jest gwarancją wielu korzyści w niedługiej przyszłości. Realizacja zadań będzie łatwiejsza. Nie będzie też potrzebna tak duża przestrzeń biurowa na szafy z dokumentami i archiwum. Znacznie ograniczymy ilość zużywanego papieru i tonerów. Ponadto kadra zarządzająca w firmie będzie miała lepszy wgląd w zakres prac podwładnych, a w nagłych sytuacjach każdy pracownik będzie mógł zdalnie dokończyć swoje zadania.

Program enova365 jest gotowy na e-teczki. Dowiedz się więcej o bieżących przepisach i przekonaj się jak system enova365 pomoże Ci we wdrożeniu elektronicznych akt osobowych w Twojej firmie. Możesz też obejrzeć debatę ekspertów: Dział HR w obliczu zmian: e-teczki, PPK, zmiany w przepisach, digitalizacja relacji pracodawca-pracownik.