Wraz z wejściem w życie przepisów tzw. Pakietu Mobilności, specjalistyczna firma transportowa PHU Elkor potrzebowała systemu, który zagwarantuje zgodność z przepisami i pozwoli się z nich wywiązywać szybko i bezbłędnie. Firma Tradiss – Autoryzowany Partner Sonety – wdrożyła enova365, dzięki czemu udało się zautomatyzować procesy w zaledwie 3 miesiące.
| Firma | Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Elkor |
| Branża | Spedycja i transport chłodniczy |
| Obszar działania | Unia Europejska |
| Zatrudnienie | 184 pracowników |
| Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu |
| System ERP, który nie nadąża za przepisami | System ERP zawsze zgodny z przepisami, który można łatwo dostosować do potrzeb |
| Niewielkie możliwości automatyzacji procesów | Automatyczne rozliczanie m.in. kosztów wynagrodzeń, diet dodatków oraz czasu pracy |
| Ręczne wprowadzanie danych | Automatyczny import danych z programu 4Trans do programu księgowego |
Spis treści:
- Wyzwanie: łatwe wywiązywanie się z obowiązków, wynikających z przepisów i automatyzacja procesów
- Kryteria wyboru nowego systemu ERP
- Zakres oraz przebieg wdrożenia enova365
- Integracja z systemem 4Trans i automatyczna obsługa tzw. Pakietu Mobilności
- Inne rozwiązania, które usprawniają pracę Elkor
- Efekty wdrożenia: oszczędność czasu i eliminacja błędów
Wyzwanie: łatwe wywiązywanie się z obowiązków, wynikających z przepisów i automatyzacja procesów
Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Elkor specjalizuje się w transporcie towarów wymagających zachowania łańcucha chłodniczego (np. nabiału czy mięsa) oraz artykułów o wysokiej wartości – m.in. sprzętu RTV, AGD i elektroniki. Usługi te realizowane są przez 184 pracowników, w tym 148 kierowców, na obszarze całej Unii Europejskiej.
Trudności związane z wywiązywaniem się z przepisów regulujących pracę firm transportowych
PHU Elkor przez wiele lat korzystała z systemu ERP. Początkowo spełniał on podstawowe wymagania biznesowe, jednak z czasem rozwiązanie przestało nadążać za rosnącymi oczekiwaniami firmy. System nie ułatwiał także wywiązywania się z przepisów, które nałożył na firmy transportowe w Unii Europejskiej tzw. Pakiet Mobilności, w tym.:
- wypłat wynagrodzeń kierowcom zgodnie z przepisami kraju, w którym realizowany jest przewóz,
- precyzyjnej ewidencji czasu pracy z uwzględnieniem przerw i odpoczynków,
- organizowania powrotu kierowców do bazy przynajmniej raz na 4 tygodnie.
Dotychczasowy system nie pozwalał na automatyczne rozliczanie kosztów wynagrodzeń, diet dodatków oraz czasu pracy w zgodzie z nowymi regulacjami. Prowadziło to do niepotrzebnego obciążenia pracą działu administracji i kadr, a w razie błędów także kar finansowych.
Wzrost efektywności pracy i minimalizacja kosztów utrzymania systemu IT
Oprócz braku zgodności z przepisami, firmie doskwierały również inne ograniczenia:
- niewielkie możliwości integracji systemów i automatyzacji procesów,
- wysokie koszty utrzymania i serwisowania systemu informatycznego,
- konieczność ręcznego wprowadzania danych.
Konsekwencją tych problemów była niska efektywność pracy, błędy i rosnące koszty operacyjne. Firma Elkor chciała znaleźć sposób, który pozwoliłby tego uniknąć oraz wyeliminować ewentualne opóźnienia w realizacji procesów kadrowo-płacowych w przyszłości.
W związku z tym firma rozpoczęła intensywne poszukiwania nowoczesnego i elastycznego rozwiązania ERP.
Kryteria wyboru nowego systemu ERP
Zespół Elkor rozważał wybór jednego z kilku systemów ERP dostępnych na rynku. Kluczowymi kryteriami wyboru nowego rozwiązania były:
- zgodność z przepisami Pakietu Mobilności,
- możliwość integracji z używanym w firmie systemem 4Trans,
- elastyczność konfiguracji oraz wsparcie ze strony dostawcy.
Ostatecznie, wybór padł na system enova365, rekomendowany przez Autoryzowanego Partnera Sonety – firmę Tradiss Piotrowski Iwaniuk Spółka Jawna.
Przed decyzją wdrożeniową Tradiss przeprowadził dokładną analizę potrzeb PHU Elkor oraz zaprezentował pełne możliwości systemu.
Zakres oraz przebieg wdrożenia enova365
Analiza przedwdrożeniowa
Proces wdrożenia systemu enova365 rozpoczął się od analizy przedwdrożeniowej. Celem analizy było zidentyfikowanie krytycznych obszarów działalności oraz potrzeb specyficznych dla branży transportowej.
Przygotowanie planu wdrożenia
Kolejnym krokiem było zaprezentowanie możliwości systemu enova365, a następnie przygotowanie planu wdrożenia podzielonego na kilka etapów. Zakres wdrożenia objął kluczowe moduły:
- Kadry i Płace – umożliwiające kompleksowe zarządzanie wynagrodzeniami,
- Pracownicy Eksportowi – służący do rozliczania kierowców pracujących za granicą,
- Czas Pracy (XML) – do automatycznego importu danych z urządzeń tachograficznych,
- 4Trans (Tachoscan) – dla zapewnienia zgodności z czasem jazdy i odpoczynku,
- Eksporty Dekretów List Płac – dla płynnej integracji z księgowością zewnętrzną,
- Pakiet Mobilności – odpowiadający na wymagania wynikające z prawa unijnego.
Każdy z zaproponowanych oraz wdrożonych modułów odpowiadał na konkretną potrzebę klienta – np. moduł 4Trans pozwolił na automatyzację przetwarzania danych z tachografów, co wcześniej wykonywano ręcznie.
Wdrożenie systemu
Proces wdrożenia trwał łącznie około 3 miesięcy i przebiegał etapami:
1. Etap przygotowawczy – analiza procesów, migracja danych kadrowych i płacowych.
2. Etap implementacji – konfiguracja modułów: Kadry i Płace, Pracownicy Eksportowi, Czas Pracy (import danych z plików XML), 4Trans (Tachoscan), Eksporty Dekretów List Płac oraz Pakiet Mobilności.
3. Etap testów i szkoleń – testowanie integracji, szkolenia dla użytkowników końcowych.
4. Start produkcyjny – uruchomienie systemu i bieżące wsparcie.
Firma Tradiss zapewniła wsparcie merytoryczne i techniczne, a także przygotowała zestaw raportów i mechanizmów dostosowanych do specyfiki Elkoru, m.in. rejestr wydań odzieży roboczej z przypisaniem ryczałtów czy niestandardowe algorytmy wynagrodzeń dla kierowców pracujących w różnych systemach czasu pracy.
Integracja z systemem 4Trans i automatyczna obsługa tzw. Pakietu Mobilności
Dzięki integracji enova365 z programem 4Trans,można automatycznie importować informacje o dietach, dodatkach i czasie pracy kierowców. To rozwiązanie:
- znacząco zmniejszyło liczbę błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych,
- przyspieszyło pracę działu kadr i płac,
- zapewniło zgodność z unijnymi przepisami, w tym z tzw. Pakietem Mobilności,
- zwiększyło efektywność i bezpieczeństwo procesów kadrowo-płacowych.
Dzięki integracji z 4Trans, dane z tachografów są automatycznie przetwarzane i wykorzystywane do naliczania diet i dodatków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw (zwanych Pakietem Mobilności).
Wprowadzenie dedykowanych algorytmów wynagrodzeń oraz rejestru odzieży roboczej pozwoliło na lepszą kontrolę kosztów i uproszczenie ewidencji. Jak podkreśla kierownik działu kadr i płac z Elkor:
„Dzięki enova365 zyskaliśmy nie tylko zgodność z przepisami, ale też realne oszczędności czasu i większy komfort pracy. Wdrożenie enova365 okazało się nie tylko odpowiedzią na problemy operacyjne, ale też stało się strategicznym krokiem w kierunku cyfryzacji i dalszego rozwoju firmy.”
Inne rozwiązania, które usprawniają pracę Elkor
W ramach wdrożenia systemu, zespół Tradiss stworzył także szereg rozwiązań dopasowanych do specyfiki Elkor, w tym m.in.:
- niestandardowe algorytmy wynagrodzeń, uwzględniające zróżnicowane formy zatrudnienia i dodatki branżowe,
- mechanizm rejestracji wydań odzieży roboczej i przypisanych do nich ryczałtów,
- zestaw raportów i analiz danych w Excelu oraz wersji drukowanej,
- weryfikatory danych kadrowych, które minimalizują ryzyko błędów,
- integracja systemu z zewnętrzną księgowością, dzięki możliwości eksportu dekretów list płac.
Efekty wdrożenia: oszczędność czasu i eliminacja błędów
Wdrożenie systemu enova365 w PHU Elkor pozwoliło na automatyzację wielu procesów administracyjnych i kadrowych. To przyczyniło się do oszczędności czasu i znacznego ograniczenia liczby błędów w naliczaniu wynagrodzeń i tworzeniu związanej z tym dokumentacji, dzięki wyeliminowaniu manualnych czynności.
Rozliczenia płacowe są zawsze zgodne z aktualnymi przepisami, w tym tzw. Pakietem Mobilności, a firma może łatwo dostosowywać system do indywidualnych potrzeb. Dodatkowo, usprawniono komunikację między działami i zewnętrznymi systemami, takimi jak 4Trans czy program księgowy.
„Dzięki wdrożeniu systemu enova365 firma PHU Elkor zyskała stabilne, elastyczne i zautomatyzowane środowisko pracy. System zapewnia bezpieczeństwo w zakresie zgodności z przepisami, a jego skalowalność pozwala planować kolejne etapy cyfryzacji.”
Firma zamierza dalej rozwijać integracje systemowe oraz optymalizować procesy administracyjne, korzystając z rosnących możliwości enova365.
Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.
