System ERP w instytucji kultury – czy warto i dlaczego TAK

• Czym jest instytucja kultury?
• Specyfika pracy w instytucji kultury
• Na czym polega trudność pracy w instytucji kultury?
• System ERP w instytucji kultury jako element cyfrowej transformacji
• System ERP w instytucji kultury w praktyce — Księgowość
• Księgowość w instytucji kultury na przykładzie Toruńskiej Agendy Kulturalnej
• Specyfika prowadzenia księgowości oraz przygotowywania sprawozdań
• Zarządzanie projektami i wymagania niszowe w instytucjach kultury
• System ERP w instytucji kultury – enova365 w Toruńskiej Agendzie Kulturalnej
• Praca zdalna dzięki wersji multi
• Jaka czeka nas przyszłość jeśli chodzi o system ERP w instytucji kultury

Nie tylko przedsiębiorstwa, ale także inne organizacje coraz wyraźniej widzą potrzebę inwestowania w nowe technologie. Cyfrowa transformacja instytucji kultury rozpoczęła się już wcześniej, jednak jest to proces wymagający czasu i dużego zaangażowania. Są natomiast w Polsce podmioty, które cechuje już teraz innowacyjne podejście oraz otwartość na dalszy rozwój razem z nowymi rozwiązaniami IT. Jak w praktyce sprawdza się system ERP w instytucji kultury?

Czym jest instytucja kultury?

Instytucja kultury to zgodnie z ustawą z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2020 r. poz. 194):

Państwowa lub samorządowa osoba prawna, dla której działalność kulturalna jest podstawowym celem statutowym (nie stanowiącym jednocześnie działalności gospodarczej), prowadzona w szczególności w formie: muzeów, biur wystaw artystycznych, galerii i centrów sztuki, bibliotek, domów i ośrodków kultury, świetlic i klubów.

Instytucje samorządowe podlegają wpisowi do rejestru prowadzonego przez organizatora kultury i z tą chwilą uzyskują osobowość prawną. Samodzielnie gospodarują mieniem i prowadzą gospodarkę w ramach środków, które posiadają, kierując się przede wszystkim zasadami efektywności ich wykorzystania. Źródłami przychodów instytucji kultury są natomiast wpływy z prowadzonej działalności, dotacje, wpływy od osób fizycznych i inne. Zarządzanie tymi podmiotami we właściwy sposób jest więc bardzo istotne, a księgowość musi być prowadzona jak najbardziej rzetelnie.

Specyfika pracy w instytucji kultury

Przykładem takiej samorządowej instytucji kultury jest Toruńska Agenda Kulturalna, która już od ponad jedenastu lat zajmuje się organizacją kilku z największych wydarzeń kulturalnych w Toruniu i regionie. Skupia się przede wszystkim na kreowaniu oraz budowaniu kulturalnej marki miasta. Do zadań instytucji należy w szczególności organizowanie festiwali oraz przedsięwzięć artystycznych o charakterze krajowym i międzynarodowym, miejskich imprez cyklicznych, warsztatów oraz zajęć z zakresu edukacji kulturalnej. Toruńska Agenda Kulturalna realizuje również zadania strategiczne z zakresu promocji miasta poprzez prowadzenie działań mających na celu stworzenie warunków sprzyjających dynamicznemu rozwojowi amatorskiego i profesjonalnego ruchu artystycznego w mieście oraz udział w przygotowaniu i przeprowadzaniu ogólnopolskich i międzynarodowych kampanii promujących miasto Toruń jako ważny ośrodek kultury na mapie Europy.

Działalność instytucji, która od lat kreuje, organizuje, promuje i rozlicza spektakularne wydarzenia kulturalne oraz różne projekty z zakresu edukacji, może być porównywana z działalnością agencji eventowo-reklamowej, działającej jednak w ramach przepisów właściwych dla jednostek sektora finansów publicznych. Złożoność takich działań wymaga od nowoczesnej instytucji kultury takiej jak Toruńska Agenda Kulturalna zarówno dynamiki i efektywności w prowadzonych działaniach, jak i pełnego poszanowania dla istniejącego porządku prawnego. Jest to zadanie niełatwe. Wymaga sprawnego łączenia zagadnień związanych z logistyką, handlem, reklamą oraz pracą fizyczną, a jednocześnie wymagające szerokiej wiedzy w zakresie kultury.

Na czym polega trudność pracy w instytucji kultury?

Specyfikę pracy w instytucji kultury cechuje przede wszystkim to, że każdy projekt jest nieco inny. Co więcej, każdy artysta, z którym podmiot działa dostarcza inne dzieło mające specyficzne wymagania organizacyjne, finansowe, itp.  Wszystko to sprawia, iż zarządzanie takim podmiotem, cała logistyka i rozliczanie kolejnych projektów są ogromnym wyzwaniem. W zapanowaniu nad potężną ilością obowiązków pomaga na co dzień dobrze dopasowany do indywidualnych potrzeb jednostki system ERP. Dzięki niemu o wiele łatwiej uporządkować pracę, zautomatyzować powtarzalne procesy i skupić się na działaniach o charakterze strategicznym.

System ERP w instytucji kultury jako element cyfrowej transformacji

Transformacja cyfrowa to pojęcie bardzo pojemne. Z tego powodu każdy rozumie je trochę inaczej. Podstawowe skojarzenia z transformacją cyfrową  w sferze kultury odsyłają do realizacji zadań instytucji w formie cyfrowej. Skupmy się jednak na innym aspekcie transformacji cyfrowej, tym instytucjonalnym, czyli nad kwestią cyfrowej instytucji/organizacji (nurt cyfrowej transformacji organizacji).

Od podstawowej cyfryzacji do pełnej transformacji cyfrowej jest bardzo długa droga. Tak jak mówi socjolożka dr hab. Renata Włoch, prof. UW, zajmująca się zmianami wynikającymi z transformacji cyfrowej. „Transformacja cyfrowa obejmuje również zmiany organizacyjne i procesowe – zmiany technologiczne to warunek konieczny, ale niewystarczający. W przypadku zmian procesowych należy się skupić przede wszystkim na kompetencjach pracowników, którzy muszą umieć pracować w środowisku przesyconym technologiami.”

System ERP z kolei (ang. Enterprise Resource Planning) to rodzaj oprogramowania, które służy do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Obrazowo, jest to system aplikacji opartych na jednej wspólnej bazie danych. Składa się z modułów obejmujących poszczególne obszary firmy – produkcja, handel, logistyka, magazyn, finanse i księgowość, kadry i płace, marketing itd.). Taka budowa sprawia, że system ERP sprawdza się w gromadzeniu danych, porządkowaniu ich i integracji wszystkich obszarów funkcjonowania organizacji.

W tym pojemnym pojęciu mieszczą się takie kwestie jak m.in. zarządzanie zasobami i rozliczanie ich pod kątem maksymalnej efektywności, optymalizacja kosztów i zapasów magazynowych, przyspieszenie wymiany informacji i usprawnienie komunikacji (a tym samym poprawa obsługi klienta i skrócenie czasu realizacji zamówień).

Gdzie system ERP sprawdzi się najlepiej? Najogólniej mówiąc, wszędzie tam, gdzie zarządzanie procesami wymaga wsparcia informatycznego. Większość systemów ERP ma obecnie wielomodułową budowę. Umożliwia to wdrażanie wszystkich bądź wybranych elementów równocześnie lub w odpowiedniej kolejności (w zależności od wielkości i potrzeb danego przedsiębiorstwa). Dla każdego przedsiębiorstwa można więc dobrać odpowiednie moduły systemu i właściwie je skonfigurować. Na tym właśnie polega uniwersalność zastosowania systemu ERP, mimo że najczęściej posiada on cechy rozwiązania dedykowanego, dopasowanego do potrzeb klienta.

System ERP w instytucji kultury w praktyce — Księgowość

Księgowość to w powszechnej świadomości obszar najbardziej skostniały w firmie, w którym królują papier i przedpotopowy komputer. Nic bardziej mylnego. Obecnie księgowość stanowi przede wszystkim bardzo szeroką dziedzinę. To oczywiście kwestie realizacji przepisów prawa w zakresie prawidłowej rejestracji wydarzeń finansowych w ten sposób, żeby uzyskać przejrzysty obraz działalności i finansów organizacji. Innymi słowy, wszystko, co organizacja robi, powinno mieć swoje odbicie w księgach rachunkowych. Księgowa musi wiedzieć jakie projekty są realizowane, kto za nie odpowiada, z jakimi wiążą się płatnościami, jakie środki są wykorzystywane.

Pomaga w tym dobry system ERP z modułem do zarządzania finansami i księgowością. Pozwala wiele procesów doprowadzić do automatyzacji, zapewnia utrzymanie porządku i wgląd do wszelkich dokumentów w jednym miejscu. Oprogramowanie takie służy księgowym na wiele sposobów w zależności od potrzeb.

Księgowość w instytucji kultury na przykładzie Toruńskiej Agendy Kulturalnej

Księgowa w TAK to coś więcej niż tylko księgowa. Z czym mierzy się na co dzień? Dyrektor i pracownicy nowoczesnej instytucji kultury, od której wymaga się zarówno dynamiki i efektywności prowadzonych działań, jak i pełnego poszanowania dla istniejącego porządku prawnego, stają przed różnorakimi zadaniami, wymagającymi podejmowania szeregu decyzji, także w warunkach ryzyka i niepewności. Poniżej przedstawiamy tylko niektóre z tematów, które nierzadko zaczynają lub kończą swoją egzystencję w księgowości Toruńskiej Agendy Kulturalnej:

• Konieczność zlecenia przeszkolonemu wcześniej i uprawnionemu do tego pracownikowi pracy na wysokościach przy montażu zewnętrznej reklamy wyeksponowanej na fasadzie zabytkowej kamienicy.
• Zlecenie kilkuosobowej grupie spadochroniarzy wykonania zarejestrowanego na taśmie wideo skoku z samolotu na potrzeby festiwalowej instalacji.
• Przygotowanie czterdziestu ton kamieni i gruzu na potrzeby działań artystycznych.
• Organizacja i koordynacja transgranicznego przewozu ciężkiego sprzętu niezbędnego do przygotowania wydarzenia kulturalnego.
• Rozliczenie młodzieżowego projektu realizowanego przez młodych ludzi w dwóch polskich i dwóch czeskich miastach.
• Przygotowanie mediaplanu ogólnopolskiej kampanii promocyjnej realizowanego przedsięwzięcia.
• Wdrożenie pionierskiego programu wsparcia rzeczowego dla organizatorów wydarzeń kulturalnych.
• Zainteresowanie dużego przedsiębiorstwa rolą mecenasa nowego projektu kulturalnego.

Brzmi ciekawie, prawda? Wszystkie te zadania wymagają również odzwierciedlenia w systemie ERP.

Specyfika prowadzenia księgowości oraz przygotowywania sprawozdań

Toruńska Agenda Kulturalna pracuje na systemie ERP enova365 od wielu lat. Jak wygląda praktyczny wymiar pracy na oprogramowaniu? enova365:

• Pozwala zarówno na ułożenie planu kont, jaki i przygotowanie zestawień i wygenerowanie ich do Excela w taki sposób, że dane do sporządzenia sprawozdań są podane wprost, w sposób jasny i przejrzysty.
• Umożliwia bieżący wgląd w rozliczenia z kontrahentami i artystami.
• Umożliwia ewidencję spraw windykacyjnych, co bardzo ułatwia ich prowadzenie i bieżący nadzór nad sprawą. Bezpośrednio przekłada się to na oszczędność czasu pracownika i minimalizowanie utraconych przychodów instytucji.
• Umożliwia generowanie i wysyłanie wszelkich rozliczeń finansowych niezbędnych do przygotowania charakterystycznych dla instytucji kultury deklaracji podatkowych IFT-1R oraz IFT-2R. Wcześniej takie zestawienia trzeba było przygotowywać ręcznie.
• Ma bardzo dobrze posegregowane dane w programie. Łatwo jest odnaleźć potrzebną informację, w dowolnej konfiguracji, np. na temat pracownika, który zatrudniony był wiele lat temu.
• Dzięki zestawieniom do faktur umożliwia bieżący nadzór np. nad ilością sprzedanych biletów na dane wydarzenie. Jest to niezbędne w rozliczeniach i bieżącej sprawozdawczości wobec organizatora.
• Jest zintegrowana z potrzebnymi do pracy narzędziami i systemami. Wszystkie dane do sprawozdań finansowych Rb-N i Rb-Z (specyfika instytucji publicznej) są generowane wprost z oprogramowania enova365. To znacznie ułatwia pracę. Zarówno sprawozdania dotyczące długu publicznego (Rb-Z), jak sprawozdania dotyczące należności oraz wybranych aktywów finansowych (Rb-N), są sporządzane kwartalnie w formie elektronicznej.

Zarządzanie projektami i wymagania niszowe w instytucjach kultury

Przejdźmy teraz do kolejnego ważnego aspektu pracy instytucji kultury, czyli zarządzania projektami. System ERP znajduje zastosowanie również w tym przypadku.

Zarządzanie projektami to złożony proces, który obejmuje zarówno działania związane z planowaniem, jak i kontrolą działań. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie umiejscowienie środków, jakimi dysponuje organizacja. Dotyczy to nie tylko zasobów ludzkich, ale również finansowych czy wyposażenia. Czuwanie nad wszystkimi działaniami oraz poprawną realizacją założeń budżetowych wymaga dużej dokładności.

Praca nad wieloma projektami równocześnie to podstawa w instytucji kultury. Na każdym etapie niezbędna jest transparentność systemu, czyli wiedza o kosztach pracowniczych, sprzętowych oraz innych. Automatyzacja i narzędzia wspierające kategoryzację wydatków przyspieszają z kolei księgowanie. Nie marnujemy tym samym czasu na powtarzające się czynności.

System ERP w instytucji kultury – enova365 w Toruńskiej Agendzie Kulturalnej

System ERP w instytucji kultury pełni wiele różnych funkcji, od planowania wydatków, zarządzania nimi, po kontrolę i analizę. Jak to wygląda w praktyce w Toruńskiej Agendzie Kulturalnej? Co w oprogramowaniu enova365 jest najbardziej przydatne z punktu widzenia podmiotu?

• Deklaracje podatkowe IFT-1R oraz IFT-2R.
• Takie ustawienie księgowania faktur, że wprost wiadomo jaka kwota przypisana jest jakiemu projektowi.
• Takie ustawienie księgowań, że wszelkie dane do rozliczenia projektu, zarówno na poziomie Gminy Miasta Torunia, jak i europejskim, np. w ramach EOG czy Kreatywnej Europy, są pozyskiwane wprost z programu enova365. Wymagają tylko niewielkiej „obróbki”, aby rozliczenie było gotowe, zgodne z dokumentacją księgową oraz wymogami ujętymi w wytycznych kwalifikowalności danego projektu.
• Możliwość stałego nadzoru nad posiadanym wyposażeniem i prowadzenia pełnej ewidencji wypożyczeń. Instytucja posiada duży zasób sprzętu technicznego, od sceny z nagłośnieniem, przez lampy, stroje sceniczne, po artefakty historyczne. Wypożycza je odpłatnie, aby generować przychód, oraz bezpłatnie, w ramach wsparcia innych instytucji kultury.

Dowiedz się więcej z nagrania webinaru o cyfrowej transformacji instytucji kultury.

Praca zdalna dzięki wersji multi

„Remote-first” to nowa rzeczywistość pracownicza oparta na pracy zdalnej. Termin ukuty jeszcze przed pandemią, opisuje firmy, które domyślnie zatrudniają w modelu zdalnym. To podejście, do 2020 roku stosowane głównie w niszy firm IT pracujących z rozproszonymi zespołami koderów, w czasie pandemii stało się normą. Zdaniem Satyi Nadelliego, szefa Microsoftu, praca z domu w modelu zdalnym jest „trendem strukturalnym”, który pozostanie istotny także po zakończeniu pandemii.

W sytuacji nagłej, gdy niezależnie od wcześniejszych planów wprowadzona została praca zdalna (przykład tego mieliśmy w marcu 2020 roku, kiedy decyzją rządu instytucje kultury miały drastycznie ograniczyć liczbę pracowników pracujących stacjonarnie, a wszędzie gdzie było to możliwe zastosować pracę zdalną), enova365 pozwoliła na zdalne kontynuowanie pracy, bez uszczerbku dla jej efektywności.

Jaka czeka nas przyszłość jeśli chodzi o system ERP w instytucji kultury

Przyszłość instytucji kultury przyjmie najprawdopodobniej mocno cyfrowy charakter, co potwierdzają badania przeprowadzone przez Krystiana Kubjaczyka, Dyrektora TAK, zrealizowane w ramach programu stypendialnego Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego – Kultura w sieci. Przebadano 60 podmiotów działających w obszarze kultury. Były to instytucje kultury, firmy prywatne, fundacje, w tym 40 polskich i 20 zagranicznych (z Europy, Ameryki Północnej, Singapuru). Zapytano m.in. o dobre praktyki, lekcje i zmiany, jakie kultura może wynieść z pandemii.

W badaniach ankietowani wskazali na:

• nowe formuły tradycyjnych wydarzeń (np. wystawy i koncerty online)
• kreatywność rozumianą jako poszukiwanie całkiem nowych przestrzeni wyrazu,
• ograniczenie podróży skutkujące szerszym wykorzystaniem internetowych narzędzi komunikacyjnych (zoom, wideokonferencje, itp.)
• rozwój działalności w systemie pay per view,
• poszerzenie kręgu odbiorców, w tym o osoby z niepełnosprawnościami, poprzez działania online,
• wzrost kompetencji zespołów korzystających ze szkoleń online,
• elastyczną formę i czas zatrudnienia, np. praca zdalna i homeworking.

Zarówno bieżący jak i przyszły rozwój oprogramowania księgowego ma jedną, niezmienną podstawę. Oprogramowanie musi być zgodne z przepisami i umożliwiać ich jak najbardziej precyzyjną i jednocześnie wygodną realizację.

Co jednak najważniejsze – system to tylko narzędzie. Narzędzie dla człowieka, który musi umieć z niego korzystać efektywnie. Przyszłość prowadzenia księgowości to zatem także poszerzanie kompetencji cyfrowych samych księgowych i ich współpracowników. System ERP w instytucji kultury sprawdzi się idealnie, jednak tylko w parze z wykwalifikowanym pracownikiem.

Autor: Gabriela Gil, Specjalista ds. Marketingu enova365