Wyzwania dla biur rachunkowych 2025-2026 i sposoby jak sobie z nimi radzić

Według właścicieli i głównych księgowych z uznanych firm księgowych – Four Tax, Finker, Eureca i ACCF – biura rachunkowe stają obecnie przed wyzwaniami, które redefiniują rolę księgowego. Współczesny specjalista od księgowości to już nie tylko „człowiek od liczb”, ale wszechstronny doradca, ekspert od technologii i strateg. Poniższy artykuł, oparty na debacie – Arena ekspertów – przybliża kluczowe aspekty adaptacji do tych zmian.

Najważniejsze wyzwania dla biur rachunkowych 2025 i sposoby jak sobie z nimi radzić – podsumowanie

Spis treści:

• Jakie są oczekiwania klientów i które usługi biur rachunkowych stają się priorytetowe?
• Automatyzacja a personalizacja usług – jak osiągnąć  równowagę?
• Skąd czerpać wiedzę o zmianach prawnych (np. KSeF, sygnaliści) i jak się do nich dostosować?
• Krajowy System e-Faktur (KSeF) jako przykład adaptacji do nowych wymogów
• enova365 ułatwia wdrożenie JPK CIT

Jakie są oczekiwania klientów i które usługi biur rachunkowych stają się priorytetowe?

Współczesny klient biura rachunkowego oczekuje więcej niż tylko prowadzenia ksiąg i składania deklaracji. Jak podkreśla Monika Kawalec z ACCF, klienci w obliczu „gąszczu przepisów” i „pędu zmian” wymagają, aby biuro rachunkowe było dla nich wszechstronnym wsparciem w różnych zakresach działalności. Często postrzegają księgowego jako „człowieka od wszystkiego”, swojego zaufanego partnera. Celem biura staje się zapewnienie klientowi poczucia bezpieczeństwa finansowego i umożliwienie mu skupienia się na tym, co potrafi i chce robić najlepiej.

Maciej Bieluszko z biura Eureka wskazuje, że bezpieczeństwo jest podstawową potrzebą klienta, wręcz fundamentem do współpracy. Poza tym, usługi ewoluują w stronę wsparcia biznesowego. Klienci uzgadniają wiele kwestii, potrzebują księgowego jako „bezpiecznika” w rozmowach z bankami. To już „wyższy poziom wtajemniczenia w księgowości”, gdzie praca z samymi cyframi może być oddana systemom i technologii, natomiast rolą księgowego staje się analiza danych.

Karolina Kowalewska z firmy Finker, obsługująca wielu klientów z branży e-commerce i sprzedaży detalicznej online, zaznacza, że jej klienci potrzebują informacji zwrotnej i raportów, by analizować, która gałąź działalności przynosi zyski, i w co warto inwestować. Dla wielu z nich, wcześniej sfrustrowanych biurami koncentrującymi się jedynie na deklaracjach VAT, kluczowe jest otrzymywanie informacji z danych, które oddają ich biznesową rzeczywistość, a nie tylko kwotę podatku do zapłaty.

Maciej Bieluszko trafnie podsumowuje, że klienci często wyrażają swój problem, ale nie umieją go nazwać, a rolą biura jest „pomóc mu tak poukładać te liczby, żeby one zaczęły coś mówić”. Samo „ułożenie tych danych jest pewną sztuką”, wymagającą narzędzia zdolnego do ujmowania nie tylko danych liczbowych, ale i statystycznych.

Podsumowując, priorytetowe usługi biur rachunkowych to dziś:

• Kompleksowe wsparcie i doradztwo, wykraczające poza podstawowe obowiązki księgowe.
• Zapewnienie poczucia bezpieczeństwa finansowego i zdobycie zaufania.
• Dostarczanie wartościowych informacji wspierających zarządzanie firmą, w tym szczegółowych raportów i analiz biznesowych.
• Interpretacja danych, aby „liczby zaczęły mówić” do klienta.

Automatyzacja a personalizacja usług – jak osiągnąć równowagę?

Wyzwanie, z którym mierzą się biura rachunkowe, polega na utrzymaniu równowagi między personalizacją usług a ich standaryzacją. Jak zauważa Maciej Bieluszko, istotna jest standaryzacja procesów, która umożliwia zarządzanie ryzykiem w obliczu rosnącej liczby i złożoności przepisów. Standaryzacja obejmuje plany kont i schematy księgowe, a jej wdrożenie jest wyzwaniem, zwłaszcza dla biur starszego typu. Jednak jest  możliwa i ułatwia zarządzanie ryzykiem poprzez wskaźniki KPI.

Czytaj także: Jakie informacje zarządcze warto analizować w biurze rachunkowym?

Technologia odgrywa tu fundamentalną rolę. Aneta Pełko z Four Tax i Monika Kawalec z ACCF podkreślają, że oprogramowanie enova365 jest narzędziem, które wspiera tę równowagę.

Monika Kawalec zwraca uwagę, że enova355 „rozwija się wraz z nami” i „dostosowuje się do naszych potrzeb”, co pozwala „uszyć na miarę” procesy. W miarę wzrostu biura, standaryzacja staje się coraz bardziej potrzebna, a w tym pomagają procedury i checklisty. enova365 umożliwia konfigurację tych procesów w systemie, a nawet umieszczanie procedur w dostępnej dla pracowników i klientów „bibliotece”, co zapewnia spokój i dostępność informacji.

Aneta Pełko dodaje, że enova365 „bardzo usystematyzowała nam pracę, też ujednoliciła”, dzięki czemu wdrożenie nowego pracownika do danej firmy jest bardzo czytelne i nie ma problemu, gdy ktoś nagle znika. To narzędzie generuje „większy spokój w firmie”.

Najważniejsze strategie w radzeniu sobie z równowagą między automatyzacją a personalizacją usług to:

• Wdrożenie standaryzacji procesów, w tym planów kont i schematów księgowych, dla efektywnego zarządzania ryzykiem.
• Wykorzystanie elastycznego oprogramowania (np. enova365), które pozwala na dostosowanie do indywidualnych potrzeb klienta (personalizacja), jednocześnie wspierając standaryzację wewnętrznych procesów biura.
• Tworzenie wewnętrznych procedur, checklist i ich cyfryzacja w systemie, aby były łatwo dostępne dla pracowników i klientów.
• Ujednolicenie pracy biura, co zwiększa efektywność i bezpieczeństwo, a także ułatwia onboarding nowych pracowników.

Skąd czerpać wiedzę o zmianach prawnych i jak się do nich dostosować?

Przepisy prawne stale się zmieniają. W związku z tym biura rachunkowe muszą nieustannie nadążać za zmianami i stosować je w praktyce dla szerokiego spektrum klientów. Skąd więc czerpać wiedzę i jak odpowiednio na nie reagować?

Źródła wiedzy i strategie adaptacji:

• Śledzenie zmian i rewizja klientów: każdy pracownik biura stara się być na bieżąco z zapowiadanymi zmianami, aby ocenić, których klientów one dotyczą.

• Wymiana doświadczeń w zespołach: Karolina Kowalewska wspomina, że w ich biurze, choć zespoły nie pracują na co dzień ze sobą, tworzy się przestrzeń do wymiany doświadczeń. Problem, który jest nowy dla jednego, mógł już być rozwiązany przez kogoś innego.

• Współpraca z doradcami podatkowymi: biura współpracują z zewnętrznymi doradcami, którzy wspierają ich w interpretacji przepisów.

• Weryfikacja wiedzy z wielu źródeł: Aneta Pełko zaznacza, że korzystają z „kilku platform edukacyjnych” i w momencie, w którym wchodzą nowe przepisy, próbują zinterpretować i dostosować je do każdego klienta z osobna. Odbywają również szkolenia w wyspecjalizowanych instytucjach, takich jak SKWP, oraz aktywnie uczestniczą w wymianie poglądów i relacjach z księgowymi z innych biur rachunkowych.

• „Dwie pary oczu” i specjalizacja zespołów: Maciej Bieluszko podkreśla znaczenie podwójnej weryfikacji lub nawet zespołu 3-4 osób dla większych klientów, z podziałem ról i specjalizacją. To zmniejsza ryzyko przeoczenia zmian i zapewnia zastępstwo. Nad tym wszystkim czuwa opiekun, który kontroluje pracę.

• Rola producentów oprogramowania: Agnieszka Opalińska z Sonety podkreśla, że producenci oprogramowania muszą śledzić prace nad powstawaniem przepisów i ich ewolucję, aby na czas dostarczyć rozwiązanie, którego potem beneficjentami będą klienci. Monika Kawalec wspomina, że w czasach pandemii, kiedy zmian było bardzo dużo, enova365 często wyprzedzała czas, dostarczając aktualizacje przed tym, zanim przepisy były w pełni ustalone. Filozofia enova365 opiera się na „kompleksowym zaopiekowaniu się złożoną rzeczywistością prawną”.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jako przykład adaptacji do nowych wymogów

KSeF, który ma obowiązywać od początku 2026 roku, to olbrzymia rewolucja, do której trzeba przygotować się z wyprzedzeniem. System ERP enova365 jest już gotowa na KSeF, dzięki czemu klienci mogą ze spokojem oczekiwać wejścia w życie nowych przepisów.

Świadomość klientów się różni

Niektórzy mają pełną świadomość zmian i dopytują, inni (zwłaszcza mniejsi przedsiębiorcy) bywają przyzwyczajeni do wystawiania faktur w Wordzie czy Excelu, co już nie będzie możliwe. Klienci współpracujący z danym biurem od dłuższego czasu są zazwyczaj spokojni, wiedząc, że ich biuro zajmie się takimi tematami.

Rola biur rachunkowych

Monika Kawalec podkreśla, że jej biuro edukowało małych przedsiębiorców, by wystawiali faktury w sposób ustrukturyzowany, eliminując błędy. Udostępniają im narzędzia (np. Pulpity Klientów Biura Rachunkowego w enova365), co sprawia, że są wyedukowani i gotowi na KSeF. Maciej Bieluszko dodaje, że biura są dostawcami narzędzi, a ich rolą będzie zintegrowanie ich z KSeF-em.

Wyzwanie faktur kosztowych

Aneta Pełko uważa, że największym wyzwaniem będą faktury kosztowe. Biura nie będą akceptować kosztów pod kątem merytorycznym lub biznesowym zaciąganych wyłącznie z KSeF. Odpowiedzialność za te koszty spoczywa na kliencie, który musi pobierać dokumenty z KSeF i zatwierdzać je. Biura skupiają się na wdrażaniu narzędzi typu OCR i nauce klientów pracy z nimi, co ma ułatwić proces w przyszłości. Klient będzie musiał potwierdzić, że „to jest moja faktura” i dostarczyć dodatkowe informacje.

Korzyści z KSeF z perspektywy biura

Monika Kawalec upatruje w KSeF uproszczenia pracy dzięki jednolitemu wzorowi faktury i możliwości zaciągania danych, co powinno znacznie usprawnić część typowo techniczną i ograniczyć manualne wprowadzanie danych, a co za tym idzie, możliwość pojawienia się błędów i stresu.

Gotowość technologiczna

Wszyscy eksperci są zgodni co do tego, że enova365 jest już gotowa na KSeF. Rozwiązania te są bezpłatne i dostarczane w ramach standardowej licencji.

enova365 ułatwia wdrożenie JPK CIT

JPK CIT (Jednolity Plik Kontrolny CIT) to obowiązek przekazywania ksiąg rachunkowych i ewidencji środków trwałych w formie elektronicznej. Objął on w tym roku największe firmy, a w przyszłym znacznie większą grupę. Karolina Kowalewska i Monika Kawalec, które mają już klientów objętych tym obowiązkiem, początkowo się go obawiały, ale po analizie i skorzystaniu z narzędzi enova365, okazało się, że wdrożenie może być proste. Okres przygotowań na JPK CIT nakłada się na KSeF, co oznacza, że biura muszą być gotowe na styczeń 2026 roku już w grudniu.

Podsumowanie

Adaptacja do zmian prawnych wymaga nie tylko ciągłej edukacji i dostępu do wiarygodnych źródeł informacji, ale także wewnętrznej organizacji pracy biura (zespoły, procedury) oraz wykorzystania nowoczesnych narzędzi technologicznych, które automatyzują procesy i zapewniają zgodność z przepisami, często wyprzedzając ich faktyczne wejście w życie.

Wnioski

Rola biur rachunkowych podlega stałej transformacji. Można zauważyć, że księgowy staje się ważnym partnerem biznesowym, dostarczającym nie tylko dane, ale przede wszystkim analizy i wsparcie strategiczne. Kluczem do sukcesu jest elastyczność i silne zdolności komunikacyjne.

Balansowanie między personalizacją a standaryzacją jest możliwe dzięki nowoczesnym, modułowym systemom, takim jak enova365, które rosną wraz z biznesem i umożliwiają automatyzację procesów, zarządzanie ryzykiem oraz wprowadzanie procedur. W obliczu nieustannych zmian w przepisach prawnych, niezbędne jest ciągłe kształcenie, wymiana doświadczeń w zespołach oraz wykorzystanie zaawansowanych narzędzi oferowanych przez producentów oprogramowania, które zapewniają spokój i gotowość na przyszłe rewolucje, takie jak KSeF i JPK CIT. Niezwykle ważne jest również edukowanie klientów i jasne określenie odpowiedzialności w nowym cyfrowym środowisku.

Materiał został zrealizowany przy współpracy z Autoryzowanym Partnerem Soneta – firmą READY TO RISE, która wspiera biura rachunkowe w efektywnym wdrażaniu i wykorzystaniu systemu enova365.