Jak korzystać z IT w outsourcingu kadr i płac, by praca była efektywna, a nie efekciarska?

Siedmiokrotnie szybsza niż tradycyjna digitalizacja papierowych teczek pracowniczych czy możliwość szybkiego naliczania wynagrodzeń dla dużej liczby pracowników – to konkretne efekty cyfryzacji firmy z branży outsourcingu kadr i płac. Jak to działa w praktyce i z jakimi wyzwaniami się wiąże wyjaśnia współtwórca Payroll 360 – Wojciech Kulig.

Spis treści

• Czy roboty zastąpią kadrowych?
• Jak działa automatyzacja w outsourcingu kadr i płac?
• Co zmienia cyfryzacja firmy z branży outsourcingu kadr i płac w relacjach z klientami?
• Outsourcing kadr i płac w 2025 – priorytety i wyzwania
• Które funkcje oprogramowania ERP enova365 najbardziej ułatwiają pracę?
• Wyzwania na drodze do cyfryzacji firmy i jak sobie z nimi radzić
• Korzyści z przejścia na elektroniczny obieg dokumentów
• Oczekiwania klientów w obszarze usług outsourcingu kadr i płac

Czy roboty zastąpią kadrowych?

Zacznijmy z wysokiego „C”.

W porządku, tylko muszę się dostroić.

Czy roboty zastąpią kadrowych?

Myślę, że nie w najbliższej przyszłości.

Dlaczego?

Złożoność spraw, z którymi na co dzień mierzy się osoba zajmująca się kadrami i płacami – zwłaszcza w większej firmie – jest na tyle duża, że zaprogramowanie algorytmu, który umiałby temu sprostać, wydaje się nie tyle niemożliwe, ile bardzo pracochłonne i kosztowne.

Kwestia skali.

Tak, ale też tego, że każdy pracownik to osobny przypadek, który trzeba rozpatrywać indywidualnie. Dodatkowo pracownicy wymagają jednak ciągle możliwości bezpośredniego kontaktu z osobami w kadrach, którzy są w stanie zrozumieć ich potrzeby i odpowiedzieć na konkretne pytania. Robotowi trzeba na początku umieć zadać pytanie, a potem odpowiednio zinterpretować jego odpowiedź. Tutaj jednak kontakt człowiek-człowiek nadal jest trudno zastępowalny.

Jak działa automatyzacja w outsourcingu kadr i płac?

Jakie procesy przebiegają w Waszej firmie automatycznie? Jakie programy to umożliwiają?

Takich procesów jest bardzo dużo i staramy się, żeby było ich coraz więcej. Podstawowym programem, który wykorzystujemy do naszej działalności jest enova365, który można skonfigurować pod własne potrzeby. To daje możliwość automatyzacji wielu funkcjonalności.

Na przykład?

Przykładowo, przy naliczaniu wynagrodzeń korzystamy z mechanizmów automatycznego zaczytywania danych. Kalkulacje usprawniamy dzięki indywidualnie skonfigurowanym kryteriom dla poszczególnych list, a cały proces kończymy na automatycznym wysyłaniu zaszyfrowanych pasków wynagrodzeń do pracowników.

Czy coś jeszcze?

Korzystamy z pulpitów pracownika i kierownika, które automatyzują komunikację związaną z obiegiem wniosków urlopowych i tych, które wiążą się z pracą hybrydową. Pulpity te dają też bezpośredni dostęp pracownikom i kadrze menadżerskiej do wyselekcjonowanych danych kadrowych, co usprawnia ich pracę. W procesie cyfryzacji dokumentacji kadrowej korzystamy z oprogramowania Archivista, który pozwala nam na szybką i automatyczną digitalizację teczek pracowniczych. Można je oglądać bezpośrednio w enova365.

To dużo. Czy można powiedzieć, że dzięki automatyzacji udało się Wam oszczędzić czas?

Z pewnością tak.

Które procesy uległy skróceniu i o ile?

Mówimy tutaj o kilkukrotnym przyspieszeniu w przygotowaniu i przetwarzaniu danych. Na przykład digitalizacja papierowych teczek pracowniczych na cyfrowe e-akta jest już 7 razy szybsza w stosunku do tradycyjnej metody przetwarzania. Automatyzacja procesu naliczania wynagrodzeń w enova365, to również spora oszczędność czasu i możliwość obsługi firm z dużą liczbą pracowników.

Czytaj także: Rozliczanie wynagrodzeń krok po kroku, czyli jak działa system kadrowo-płacowy w enova365

Automatyzacja to jedno, ale pomówmy o innych nowinkach. Korzystacie w pracy z narzędzi AI?

Tak, staramy się iść z duchem czasu i korzystamy z tej technologii.

Do czego konkretnie?

Chyba najlepszym tego typu przykładem jest oprogramowanie Archivista, o którym wspominałem wcześniej. Program zastępuje pracę człowieka i samoczynnie rozpoznaje zeskanowane dokumenty kadrowe, nadaje im nazwy i przypisuje do odpowiednich katalogów akt osobowych.

Dobra wiadomość jest taka, że to narzędzie już wkrótce będzie zintegrowane z enova365, dostępne jako dodatek do naszego oprogramowania. Coś jeszcze?

Korzystamy również z narzędzi, które pozwalają nam szybko znaleźć i zweryfikować zastosowanie niektórych przepisów prawnych.

Co zmienia cyfryzacja firmy z branży outsourcingu kadr i płac w relacjach z klientami?

Narzędzia narzędziami – ale najistotniejsi są ludzie. Co zmieniła cyfryzacja firmy w relacjach z klientami?

Na pewno cyfryzacja znacznie przyspieszyła procesy i co za tym idzie, jesteśmy w stanie zapewnić realizację wysokiej jakości usług w krótszym czasie. Ponadto przeniesienie większości danych do przestrzeni cyfrowej umożliwiło szersze udostępnianie ich klientom, a to wpływa na lepszą koordynację współpracy. Natomiast, to prawda, że za tymi cyfrowymi rozwiązaniami zawsze stoi człowiek, opiekun klienta.

Jaka jest jego rola?

Opiekun ma dostosować się do różnorodnych potrzeb i zaoferować spersonalizowaną pomoc, wspartą nowoczesnymi technologiami. Różnorodność podmiotów, które obsługujemy, wymaga od nas indywidualnego podejścia do każdego z osobna.  

Nie zawsze łatwo jest to osiągnąć, w wielu firmach wciąż obecne jest myślenie „Zawsze robiliśmy to w ten sposób”…

Tak, ale tu należy zachować ostrożność.

To znaczy?

Wypracowanie dobrych praktyk i postępowanie zgodnie z nimi jest jedną z ważniejszych wartości przedsiębiorstwa. Oczywiście należy dostosowywać swoje działania do zmieniającej się rzeczywistości, ale należy to robić ostrożnie, bez nadmiernego i bezkrytycznego zachłystywania się nowymi technologiami, tak by praca była efektywna, a nie efekciarska.

Outsourcing kadr i płac 2025 – priorytety i wyzwania

Skoro jesteśmy już przy priorytetach… co jest najważniejsze dla firm zajmujących się outsourcingiem kadr i płac w 2025 r.? Na czym się koncentrujecie?

W tym momencie najważniejsze wyzwanie to z pewnością podążanie za technologią i umiejętne dostosowywanie jej do bieżącej działalności firmy i potrzeb naszych klientów. Pojawia się sporo narzędzi, udogodnień, które można wykorzystać do bardziej efektywnego modelu pracy.

To prawda, szczególnie mocno rozwijają się narzędzia AI.

Tak. Kolejnym aspektem jest jednak z pewnością cyberbezpieczeństwo. Operujemy w większości na danych wrażliwych, które muszą być w odpowiedni sposób zabezpieczane.

A zarazem jest ich coraz więcej…

A przenoszenie pęczniejących zbiorów danych do sfery cyfrowej powoduje, że musimy spełniać najwyższe standardy bezpieczeństwa IT. Nie bez powodu już od ponad 10 lat stosujemy system zarządzania bezpieczeństwem informacji, oparty na normie ISO-27001.

A propos przenoszenia się w sferę cyfrową: praca zdalna, stacjonarna czy hybrydowa? Który model jest Wam bliski?

System pracy zdalnej mieliśmy wdrożony jeszcze przed okresem pandemii, więc mogliśmy sobie pozwolić na płynne przejście na taki model pracy. Obecnie stosujemy model hybrydowy, ale kładziemy spory nacisk na pracę stacjonarną. Pomimo wielu narzędzi, które ułatwiają pracę zdalną, najwięcej korzyści widzimy jednak w tradycyjnym modelu pracy stacjonarnej.

Dlaczego?

Powód jest dość oczywisty. Wtedy zespół pracuje blisko siebie, co wpływa na lepszą integrację i kooperację.  

Rozumiem. To może jeszcze pomówmy o tych narzędziach – z czego korzystacie przy pracy hybrydowej?

Oczywiście z oprogramowania enova365, które zapewnia pulpity do samoobsługi pracowniczej i kierowniczej. Obydwa znacząco usprawniają zdalną komunikację i zarządzanie procesami kadrowymi w firmie. Korzystamy również z modułu pracy hybrydowej, który pozwala nam rejestrować czas, który poświęcamy na konkretne zadania – niezależnie od miejsca świadczenia pracy.

Czytaj także: Moduł Praca hybrydowa – współtwórca narzędzia opowiada o jego możliwościach

I tu również stosujecie swój system bezpieczeństwa.

Tak, opracowaliśmy go i realizujemy co dzień między innymi dzięki wdrożonej normie ISO-27001. Zapewnienie bezpieczeństwa wiąże się również z ciągłym budowaniem świadomości u pracowników, z jakimi potencjalnymi zagrożeniami może się wiązać praca zdalna.   

Wróćmy do ERP. Chmura czy on-premise? Który model wybieracie?

Korzystamy ze zdalnych pulpitów, które łączą nas z dedykowaną zewnętrzną infrastrukturą, czyli potocznie – jest to „chmura”.

Jasne.

Nasze oprogramowanie instalowane jest w profesjonalnych serwerowniach, które spełniają najwyższe światowe standardy bezpieczeństwa. Przy restrykcyjnych wymaganiach bezpieczeństwa jakie sobie stawiamy, trudno byłoby nam zbudować na własną rękę porównywalną infrastrukturę.

Czytaj także: Zabezpieczanie systemów IT w chmurze obliczeniowej – przewodnik dla CTO

Które funkcje oprogramowania ERP enova365 najbardziej ułatwiają pracę?

Przy pomocy jakich wskaźników monitorujecie efektywność pracowników? Jakie narzędzia są do tego potrzebne?

Korzystamy z dedykowanego systemu do obsługi klientów, który pozwala rejestrować i kontrolować przebieg realizacji każdego zapytania, jakie otrzymujemy. Śledzimy sposób i czas realizacji czynności obsługiwanych przez naszych specjalistów – to daje nam pogląd na efektywność pracy naszego zespołu.

Które funkcje wykorzystywanego oprogramowania najbardziej ułatwiają Wam pracę?

W codziennej pracy korzystamy z oprogramowania ERP enova365 oraz oprogramowania Archivista, służącego do digitalizacji dokumentacji kadrowej. Funkcjonalność programu ERP jest bardzo złożona, więc trudno wymienić tutaj rzeczy, które ułatwiają nam pracę, bo w zasadzie większość operacji jest realizowana za pomocą programu.

To może po prostu: główne, niezbędne dla Waszej pracy moduły?

Pracujemy głównie z wykorzystaniem modułów: Kadry i Płace, Księgowość i Handel. Korzystamy jednak również z całej palety rozszerzeń i dodatków, które dostosowują oprogramowanie do naszych indywidualnych potrzeb.

Jasne. A które funkcje systemu mogą najbardziej pomagać drugiej stronie – stronie klienta?

Cóż, klient jest zainteresowany rzetelną i sprawną obsługą oraz możliwością wglądu do danych, które przetwarzamy w jego imieniu. Tutaj z pewnością bardzo przydatne są zatem pulpit: pracownika, kierownika oraz kontrahenta. To platformy wymiany danych w enova365, dzięki którym zapewniamy naszym klientom i ich pracownikom bezpośredni dostęp do informacji – oraz możliwość samoobsługi w kwestiach związanych z obiegiem dokumentacji.

Wyzwania na drodze do cyfryzacji firmy i jak sobie z nimi radzić

To stan aktualny, ale pomówmy o drodze do niego. Na jakie wyzwania natrafiliście, cyfryzując firmę?

Przyzwyczajenie drugą naturą człowieka.

Proszę doprecyzować.

Rozchodzi się głównie o otwarcie na coś nowego, nieznanego. Czasami pokutuje przekonanie, że jeśli coś funkcjonuje, to nie warto tego zmieniać. Wprowadzenie nowego rozwiązania początkowo może kojarzyć się z większym nakładem pracy, ale jak zobaczy się efekty, to taka zmiana jest łatwiej akceptowalna. Druga sprawa to bariery utrudniające pełną cyfryzację…

Jednak wciąż funkcjonują.

Tak, mówię tutaj np. o powszechnie dostępnych podpisach kwalifikowanych dla pracowników. One ułatwiałyby prowadzenie w pełni elektronicznej dokumentacji i podpisywanie takich dokumentów jak umowa o pracę, wypowiedzenie czy oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem pracy, BHP. Istnieje co prawda już możliwość podpisywania dokumentów z użyciem aplikacji mObywatel i dowodu osobistego z warstwa elektroniczną, ale jest to nadal mało popularne. Dla niektórych pracowników jest zbyt skomplikowane.

Czytaj także: Elektroniczne podpisywanie dokumentów – zrób to w kilku krokach dzięki integracji enova365 z Autenti

Jasne. Czy coś jeszcze?

Kolejnym wyzwaniem jest – a raczej był – ogrom dokumentów papierowych, które trzeba zdigitalizować. Przy użyciu tradycyjnych metod, przetworzenie pokaźnego archiwum może trwać miesiącami, a nawet latami. Tutaj z pomocą przyszło nam oprogramowanie Archivista, które powstało przy naszym współudziale.

Cytując klasyków: jak to jest zrobione?

Program ten dokonuje automatycznej walidacji zeskanowanych dokumentów i zamienia je na elektroniczne akta osobowe. Dokumenty są automatycznie nazywane, rozdzielane do odpowiednich części akt (A,B,C,D,E) i opatrywane wymaganymi przez przepisy metadanymi. To zaoszczędziło nam mnóstwo czasu i co za tym idzie – środków, które musielibyśmy przeznaczyć na opłacenie dodatkowych etatów osób, wykonujących taką pracę.

Korzyści z przejścia na elektroniczny obieg dokumentów

Jakie korzyści przyniosło przejście na elektroniczny obieg dokumentów?

Przede wszystkim: szybkość i dostępność do dokumentacji. Jesteśmy w stanie pracować teraz z klientami na dokumentach kadrowych z poziomu enova365, co znacznie ułatwia współpracę i podejmowanie decyzji. Dostępność dokumentacji, która została zdigitalizowana, umożliwia nam również możliwość pracy zdalnej bez żadnych ograniczeń w administrowaniu dokumentami kadrowymi.

Zatem z perspektywy osoby doświadczonej: jaka byłaby rada, której chciałbyś udzielić firmom outsourcingowym, które nie wdrożyły jeszcze elektronicznego obiegu dokumentów?

Żeby tego nie robili, dzięki temu będziemy mieli słabszą konkurencję. (śmiech)

Oczekiwania klientów w obszarze usług outsourcingu kadr i płac

Czego oczekują klienci w kwestii obsługi kadrowo-płacowej?

Przede wszystkim klienci oczekują kompetencji w działaniu oraz elastyczności w dostosowaniu się do specyficznych potrzeb, jakie ma dana firma. Trzeba mieć na względzie, że obsługując jeden z ważniejszych działów administracji przedsiębiorstwa, musimy dobrze wpasować się w działającą strukturę.

Jakie kryteria decydują obecnie o wyborze biura rachunkowego?

Tu wiele zależy od indywidualnych potrzeb firmy – ale oczywiście decydujące jest doświadczenie i kompetencje zespołu oraz metody działania, umiejętność wykorzystania nowoczesnych narzędzi, które spowodują, że współpraca wniesie coś nowego, lepszego, bardziej efektywnego. Zarazem nadal ważnym kryterium jest cena i jej współmierność do korzyści, jakie można osiągnąć dzięki współpracy.

Pociągnijmy temat dalej. Czy Pana zdaniem automatyzacja lub cyfryzacja jest już argumentem, który biorą pod uwagę firmy szukające obsługi kadrowo-płacowej?

Klienci oczekują sprawności działania, a automatyzacja i cyfryzacja tylko w tym pomagają. Jeżeli cały proces jest przemyślany i dobrze skonfigurowany, to jest to z pewnością atut.

Cyfryzacja eliminuje również lokalność działania firmy. Czy Pana zdaniem firmy są gotowe, żeby pracować z firmą oddaloną od swojej siedziby o X km?

Oczywiście. W obecnych czasach, kiedy sporo osób pracuje online, a komunikacja w biurze i tak opiera się na używaniu komunikatorów i poczty elektronicznej, zatarły się już stereotypy, że firma outsourcingowa musi mieć biuro w niedalekiej okolicy. W zasadzie wszystkie procesy jesteśmy w stanie obsługiwać zdalnie, a najpopularniejszy model naszej usługi nazywa się właśnie Payroll on-line.

Zatem pointując, dokończmy zdanie: Firma outsourcingowa jest nowoczesna, gdy….

…bada i testuje rozwiązania, które oferuje nowa technologia i w konsekwencji potrafi je efektywnie wykorzystać do współpracy z klientami.

Dziękuję za rozmowę.